Catalogacion De Materiales

CATALOGACIÓN DE MATERIALES

No se podría hablar de catalogación, sin antes conocer el significado de “catalogar”; se conoce como catalogar al proceso, actividad de apuntar, registrar o clasificar un objeto según normas de ordenación.

1.1. Concepto:

Consiste en asignar a cada material un único nombre de manera que sea imposible la existencia de diferentes denominaciones para un mismo producto o elemento. En el proceso de catalogación, por un lado se especifican datos técnicos de dimensión, calidad, estructura, etc., que definen las características de los materiales considerados y se realiza la normalización de dichos, o sea se establece un estándar que define cada uno de ellos. Para catalogar se clasifican todas las existencias similares identificadas plenamente, de esta manera agrupando por características comunes u homogéneas, permitiendo clasificar en clases y subclases. Como todo proceso, la catalogación consume recursos; por lo tanto, estos deben ser cuidadosamente utilizados. En principio, no se debe catalogar todo lo que una organización compra, sino aquello que se compra repetitivamente, como materias primas, repuestos y materiales de oficina, entre otros; aquello que se compra una sola vez como terrenos, edificios o maquinarias grandes, no es necesario catalogarlo, pues se consideran activos fijos.

La catalogación es sumamente importante en las empresas, por las diferentes ventajas que ofrecen a las empresas, por tanto debe ser flexible y adaptable a los futuros cambios en la organización y en el entorno; se dice que “sin catalogación no hay organización logística”.

1.2. Definición:

Proceso y/o actividad del área de logística que consiste en la descripción, catalogación, nominación y numeración de cada artículo con el fin de ser identificado mediante un solo nombre, un solo número y una sola descripción. La catalogación es la base de la identificación de los artículos y facilita de mejor manera su adquisición. Con la catalogación se pretende en sí, crear un lenguaje único que facilite todo el control administrativo de los materiales y/o productos.

1.3. Ventajas:

La empresa que planea, prepara y pone en ejecución un catálogo de materiales, obtiene una serie de ventajas en relación con los inventarios y su administración, entre las cuales se citan a continuación las más importantes:

- Prevenir la emisión de órdenes de compra de materiales innecesarios sobre todo cuando estos existan en el almacén con otras denominaciones, lo que evitara el consiguiente gasto financiero que ello representa.

- Optimizar el uso del espacio físico en el almacén, El tener el mismo material con varios nombres obliga a almacenarlos separados de unos de otros, impidiendo su consolidación y aumentando los esfuerzos para el control de stocks.

- Reducir la inversión en inventarios, si en promedio un material tiene dos nombres entonces el sistema logístico se multiplicara por dos; del mismo modo, el listado de inventarios y, con ello, la necesidad de capital de trabajo para mantener este nivel de inventarios.

- Captar las relaciones de intercambialidad que existen entre los materiales, evitando así compras innecesarias de material, ya que pueden existir en el almacén otros que pueden cumplir la misma función.

- Mejorar los ciclos de rotación en los almacenes, evitando obsolescencias, materiales sin uso o sin movimiento. Ello será posible al tener los materiales plenamente identificados.

- Agilizar la gestión de compras mediante el establecimiento de estándares y normas para los materiales. El no tener estandarizado los materiales obliga a definir sus especificaciones cada vez que se realiza la compra de estos.

- Enfocar al personal del área de compras y almacenes en una variedad menor de inventarios, aumento así su eficiencia.

- Hacer posible la identificación y control de los artículos.

- Crear un lenguaje único en el ámbito de abastecimiento.

- Facilitar la adquisición y controlarla.

- Facilita la gestión y administración de los almacenes.

- Simplificar los inventarios, reduciendo el número de artículos y su variedad.

- Obtener un mejor resultado resultado en la administración de los inventarios por la reducción de la influencia del costo de posesión (costo mantenimiento de inventarios)

Hay que tener en cuenta que todas las ventajas que proporciona una buena catalogación de materiales inciden sobre los costos y utilidades de la empresa, es decir sobre sus resultados, lo cual hace que se le considere como muy necesario.

1.4. Etapas de la catalogación:

Para que la catalogación represente un beneficio para la empresa, se recomienda su realización a través de las siguientes cuatro etapas, las cuales se describen a continuación:

Normalización

Consiste en la selección de aquellas características fisicoquímicas, tales como tamaño, peso, densidad, textura, entre otras; que van a regir las compras y la gestión de los mismos en el interior de la empresa., y que se adapten a esta; para constituir con ellas las normas, usualmente escritas, a las que deben ceñirse las existencias de los almacenes y las adquisiciones que se hagan, así como todas las personas que requieren y soliciten materiales en la empresa. Se define a norma como el modelo que se ha establecido y con el cual, cualquier objeto puede ser comprado, el objetivo o finalidad de la norma es proporcionar criterios para juzgar, y ayudar a prevenir variaciones innecesarias en las especificaciones de los materiales necesarios para el funcionamiento de la empresa.

Por ejemplo, en la gestión de un almacén se pueden normalizar los pallets (estructuras de transporte) utilizados para el acomodo de los productos. Entre las características a normalizar pueden estar sus dimensiones externas, su resistencia y el tipo de madera utilizado para su fabricación, de manera que cada vez que se solicite la compra de pallets no se deban redefinir sus características.

La tarea de normalizar o establecer estándares requiere del uso de recursos de la organización, del personal de compras, de los almacenes, de los usuarios de los productos e inclusive del apoyo de los proveedores en el establecimiento de la norma o estándar. Por ello se recomienda realizar la estandarización de aquellos materiales que representen el mayor gasto en compras

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