Evaluacion Del Desempeño En Las Organizaciones

LA DESCENTRALIZACION Y LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO

La formulación de la estrategia y del diseño de la estructura permite determinar objetivos específicos para cada uno de los diferentes centros de responsabilidad.

La descentralización supone dividir la organización en diferentes unidades organizativas y otorgar una mayor responsabilidad a las personas encargadas de gestionar en cada unidad. Esto permite que la dirección pueda delegar las operaciones del día a día y concentrarse en tareas de carácter más estratégico. Desde la perspectiva del control de cada organización es necesario identificar las características de cada centro de responsabilidad (personas, funciones, jerarquía, responsabilidades, grado de descentralización de las decisiones, relación con otras unidades, mecanismos de coordinación) para realizar su control pues éste debe realizarse en función de su grado de responsabilidad en las variables de decisión que afectan el resultado y que por tanto están bajo su influencia.

Los centros de responsabilidad desde la perspectiva del control:

 Facilitan la comunicación y negociación de objetivos.

 Clarifican las responsabilidades de cada centro en el proceso de decisión.

 Estimulan la motivación y la iniciativa.

 Facilitan la evaluación de la actuación de cada responsable y de la identificación de problemas.

Al ser determinados y coordinados los centros de responsabilidad, se pueden establecer indicadores que permitan:

 Establecer los objetivos iniciales de las diferentes unidades.

 Medir, y evaluar a posteriori, el comportamiento y el grado de cumplimiento de las actividades y responsabilidades de cada centro.

 Diseñar el sistema de información que facilite la toma de decisiones y el control.

 Facilitar la definición de los objetivos al concentrarse en ésta los indicadores.

 Medir la contribución de cada centro al resultado.

 Evaluar la actuación de cada responsable.

Esto se realiza a través de la identificación de las variables claves de cada centro y de la organización en su conjunto.

Como se planteó anteriormente las variables clave son aspectos de decisiva importancia en el funcionamiento interno y externo de cualquier organización. Apuntan a parámetros determinados, los cuales son concebidos a través o en función de ellas y garantizan, en su correcta consecución, mantener en equilibrio el funcionamiento interno y externo de la organización por lo que en ellas debe centrarse el proceso de control. Así, por ejemplo, la competencia no es una variable clave, pero si lo son el precio de venta, el servicio o la calidad con que se ofrezcan los productos.

“Se entiende por variable clave, aquellas áreas o actividades que de realizarse bien garantizan el éxito de una unidad y por tanto la consecución de sus objetivos.”

La capacidad de seleccionar estos puntos críticos de control es una de las habilidades de la administración, puesto que de ello depende el control adecuado. En relación con esto, los directores tienen que hacerse preguntas como estas: ¿Qué reflejará mejor las metas de mi departamento? ¿Qué me mostrará mejor cuando no se cumplen estas metas? ¿Qué medirá mejor las desviaciones críticas? ¿Qué me dirá quién es el responsable de cualquier fracaso? ¿Qué estándares costarán menos? ¿Para qué estándares se dispone, económicamente, de información?

La definición de las variables claves facilita el diseño del sistema de indicadores de control y su medición.

Es muy importante el que estos indicadores sean financieros (ventas, margen beneficio, endeudamiento, tesorería) y no financieros (cuota de mercado, fidelidad de los clientes, iniciativa, creatividad, imagen externa de la organización, etc.) para que puedan representar al máximo las características y particularidades del proceso.

El seguimiento de los indicadores se suele realizar a través de una herramienta conocida como Cuadro de Mando.

Partiendo de la base de objetivos efectivos, predefinidos para un período determinado y que contemplen un verdadero reto para la organización, y los caminos propuestos para llegar a ese futuro planteado, el sistema de control debe tener su base en una estructura definida para:

 Agrupar bajo un criterio de similitud en sus funciones a departamentos que participen directamente en la actividad fundamental.

 Agrupar o diferenciar otros departamentos que sirven de apoyo directo a la actividad fundamental.

 Departamentos o centros de responsabilidad que participen directamente en otras actividades que estén contempladas en los objetivos globales. Estos centros pueden formar parte o no de los de la actividad fundamental.

Estos elementos garantizarán un nivel de descentralización que, como se ha descrito, necesitará un control más formalizado, pero este proceso dependerá en gran medida, del grado de formalización que permita la actividad fundamental.

HERRAMIENTAS PARA MEDIR LA ACTUACION DE LOS RESPONSABLES DE LOS DIFERENTES CENTROS DE RESPONSABILIDAD FINANCIERA.

Objetivos de la evaluación de la actuación y rendimiento.

Los objetivos de la evaluación de la actuación y rendimiento pueden enumerarse como sigue:

1. Determinar el grado en que la administración ha cumplido con las responsabilidades que le han sido conferidas.

2. Identificar las causas de desviación de las normas de actuación y rendimiento establecidas.

3. Sugerir los cursos acción que se deben seguir para rectificar las situaciones que se encuentran fuera de control.

4. Proporcionar la motivación necesaria para mejorar la actuación.

5. Establecer una base de comparación entre los diferentes sectores de una compañía.

Objetivos, planes y normas de actuación y rendimiento: todos los planes se formulan y todas las actividades emprenden dentro del marco de estos objetivos. En los

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