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Ciclo Vital De Los Documentos De Archivo

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: Ledesma 30 marzo 2011

Palabras: 1852 | Páginas: 8

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cio físico, a través de instrumentos descriptivos tales como “listas de remisión”, “inventarios”, “guías” e “índices” de los documentos de una institución; LA PRESERVACION: prevenir el deterioro mediante las normas técnicas, generando además la cultura del cuidado en la manipulación de los empleados.

MOMENTO INTERMEDIO: Llamado también archivístico, es aquel donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo. En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado, puede decirse que el documento: informa, testimonia o dispone. Es el momento de la vigencia y del plazo precausional.

LA VIGENCIA es el momento central en la vida de un documento, concluye la vigencia porque se vence el plazo establecido en el mismo documento, por disposición legal, porque se produce un nuevo documento que modifica o anula el primero, porque desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento, por enterarse del documento como en el caso de los documentos de carácter informativo.

EL PLAZO PRECAUCIONAL, una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es menester retener el documento (por precaución) antes de decidir su destino final, Persigue responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurídicas sobre aspectos referidos a lo que dice el texto, a defectos en la tramitación o a errores en el cumplimiento de la vigencia, servir de antecedente directo o soporte jurídico a un documento que lo requiere para estar vigente. Termina cuando hay prescripción legal o de derecho, cuando lo establece la tabla de retención documental, o sea, cuando se vence el tiempo establecido por la entidad productora para su conservación o destino final.

Dentro de este momento intermedio encontramos las siguientes funciones archivísticas: CONSERVACION: conjunto de medidas preventivas (estrategias de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad, dentro de las unidades de conservación tenemos: libros, tomos, carpetas, cajas. Se deben realizar labores pertinentes como: velar porque el aire acondicionado mantenga los niveles de temperatura y humedad relativa de acuerdo a las recomendaciones, vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se encuentren dentro del archivo estén en perfecto estado, aspirar diariamente el archivo para así evitar el polvo y con ello el desarrollo de hongos o cualquier otro animal que deteriore la documentación; CONTROL Y PRESTAMO: cuando algún usuario requiere de la consulta de un documento, se desplaza al archivo, es necesaria la firma en la tarjeta de préstamo, en ella se asienta: la fecha, el nombre de la dependencia, el nombre del usuario y la firma del usuario al final queda libre un campo el cual se diligencia al momento de la devolución. Se revisa puede ser semanalmente la tarjeta de préstamo con el fin de llevar el control sobre los documentos prestados; DIFUSION: todo centro de documentación recoge y procesa información con el propósito de difundirla y darla a conocer, por tanto, la difusión de información se puede definir como el proceso por el cual se transmite al usuario la información que necesita o en darle la posibilidad de obtenerla, se trata de una operación documental de salida. Dentro de las vías de difusión tenemos: papel impreso, soporte magnético, medio audiovisuales, etc.; SELECCIÓN: disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos para su conservación permanente.

MOMENTO PERMANENTE: es el momento de la conservación permanente de los documentos con fines históricos de carácter administrativo, político, económico, investigativo, o cultural que impiden su destrucción. Los documentos que atraviesan este momento definen la memoria institucional de la entidad productora y deben conservarse para siempre en un sitio privilegiado, independiente de otras series documentales de la misma institución. Llamado también histórico-institucional, porque evidencia el surgir de la entidad productora, su desarrollo, su crecimiento, el esfuerzo gigante por alcanzar la excelencia, cosas que han hecho de la entidad una empresa con trayectoria y con un equipo humano motivado día a día por el logro de su visión.

2. Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras, defínelo, establece su ciclo vital, y especifica:

* Cada una de las etapas que cumple

* Cada uno de sus momentos

* Las funciones archivísticas que se llevan a cabo en cada momento

* Destino final

TIPO DOCUMENTAL ELEGIDO: RECIBO DE CAJA: soy comprobante de contabilidad porque genero los ingresos a la empresa y me catalogo como documento de archivo, porque fui producido por el departamento de tesorería de la entidad a la cual pertenezco, en razón de sus funciones.

En mi empresa maneja directamente el archivo el departamento de contabilidad y solo tiene tres anos de operaciones.

En mi primera edad, contemplamos el momento de gestión, la cual comprende tres fases: planeación, elaboración y tramitación.

En la fase de planeación, en mi entidad productora la información de este documento cumple con los requisitos establecidos en el código de comercio para los comprobantes de contabilidad, el soporte elegido es el papel y hago mi recorrido por la oficina que ejerce control sobre mí que es el departamento de contabilidad, esta es la fase de planeación.

En la fase de elaboración se lleva a cabo mediante la normalización y normalización, por mi condición de documento de archivo se rige la normatividad archivística jurídica que se contempla en el código de comercio para los recibos de caja con sus respectivos campos (fecha, origen, descripción, cuantía de la operación, numeración consecutiva, las cuentas contables, quien lo elaboro, a cada recibo se le anexan los documentos que lo justifiquen como son las consignaciones etc.), este documento utiliza un papel con efectos de durabilidad archivística, las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, no presentar modificación de color, así se previene su deterioro.

En la fase de tramitación, este formato lo genera directamente el paquete contable, el departamento de tesorería con las respectivas consignaciones elabora el recibo de caja de acuerdo a los datos que le solicita el sistema, luego imprime los documentos uno a uno, pues contiene todo lo referente de cada cliente o de quien se obtuvo un ingreso, se le anexan las consignaciones y las facturas de venta o el soporte correspondiente al ingreso, luego el departamento de contabilidad revisa o hace un control con la cartera y con la conciliación del banco, y es este departamento el encargado de ordenarlos en orden consecutivo.

Este momento de gestión maneja las funciones archivísticas de preservación, acopio, organización y conservación, es decir desde la fase de elaboración se comienza a prevenir el deterioro del documento mediante las normas técnicas y generando una cultura al empleado para que sean cuidadosos en lo que respecta a la manipulación de ellos; ahora bien el acopio de da en el momento que se ordenan los documentos en orden numérico y revisando que contengan todos los documentos soporte; la organización podemos decir se lleva a cabo solo por numeración consecutiva en mi entidad no se clasifican por banco; en la conservación el departamento de tesorería los almacena en carpetas y cada mes los entrega al departamento de contabilidad.

En mi segunda edad contemplamos, el momento intermedio, comprende 2 fases: vigencia y plazo precaucional.

En la fase de vigencia, es allí donde se verifican las operaciones realizadas y se comprueban de donde salieron los ingresos y quien elaboro el documento, además se comprueba y se respalda las partidas asentadas, por tanto este documento hace parte integrante de la contabilidad y por ende, la vigencia es establecida por la ley.

En la fase de plazo precaucional, el departamento de contabilidad determino, no requiere de este plazo ya que estos documentos son almacenados en medios magnéticos y en la memoria del computador.

Este momento intermedio maneja las funciones archivísticas de: conservación, control, préstamo, difusión y selección. Se toman medidas preventivas y correctivas para asegurar la integridad física y funcional de estos documentos, inicialmente son guardados en cajas y cada dos meses son enviados para que sean empastados, luego son almacenados en el archivo, para su préstamo y control se utiliza una planilla donde se consignan los datos a quien fue prestado (cartera, auditoria etc.), los usuarios saben en donde pueden encontrar los documentos (recibos de caja), en cualquier momento que deseen consultarlos, es así como se difunde la información en la empresa, para la selección de estos documentos se elige a un auxiliar contable, capacitado para poder realizar bien la tarea ya sea para su respectiva consulta como para manejar el archivo una sola persona.

En mi tercera edad contemplamos el momento permanente, es así como se define la memoria institucional de nuestra empresa, permanecerán los documentos y las muestras en la entidad durante el tiempo de su existencia, conservándose en un lugar privilegiado y adecuado, vigilando y velando por su integridad física y funcional.

Como destino final en los momentos, puedo decir que el departamento de contabilidad es el encargado de enviar a empastar los documentos, se hará una selección de documentos dentro de diez anos ya que como estos están almacenados en los backups que se realizan mensualmente, no es necesario escanearlos, cumplido el tiempo los documentos sean destruidos.

Es así como termina mi ciclo vital, de acuerdo a mi entidad productora.