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Departamento De Compras Shell

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Categoría: Negocios

Enviado por: monto2435 23 marzo 2011

Palabras: 4430 | Páginas: 18

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címenes de conchas marinas en la zona del Mar Caspio en 1892, el joven Samuel se dio cuenta de que había potencial al exportar aceite para lámparas desde la región y puso en servicio el primer barco construido para transportar petróleo del mundo, el MUREX, para entrar a este mercado. Para 1907, la compañía tenía una flota de barcos petroleros.

El emblema de Shell es uno de los símbolos comerciales más conocidos en el mundo. Conocido como el "pecten" por la concha marina, el ostión gigante o Pecten Maximus, en el cual se basó. La actual versión del logotipo fue diseñada por Raymond Loewy y presentada en 1971.

b) Shell Regional.

Shell Bitumen Latinoamérica se inicia a partir del año 2003, unificando distintas experiencias dentro la región, incorporando la tecnología mundial que identifica a la marca.

El propósito de esta unificación es la especialización de los procesos que permitan atender las necesidades de los mercados de una manera más eficiente y más precisa, teniendo una cobertura más completa y eficaz de la región.

A continuación se mencionan los diferentes Operadores Regionales de Shell Regional (Latinoamérica y El Caribe):

• EL SALVADOR: Refinería RASA (35 % Shell)

• NICARAGUA: Terminal y Planta de emulsiones de Corinto

• CHILE: Terminal de Ventanas / Planta de emulsiones y productos modificados de Lenga

• ARGENTINA: Refinería Dock Sud Bs. As.

• REPUBLICA DOMINICANA: Terminal

• PUERTO RICO: Terminal y planta de emulsiones de Placco

• COLOMBIA: Planta de emulsiones y productos modificados de Mosquera

• HONDURAS: Terminal y planta de emulsiones de Puerto Cortés

• MARTINICA y GUADALUPE: Terminales

Desde el año 2006, a nivel centroamericano, se encuentra integrado bajo un sistema de integración de países, con la cual se influye al desarrollo de dicha región en especial. Los cambios en la administración y especialmente la implementación de dicho proyecto regional unificado proporcionan alta tecnología y ahorro de gastos operativos, ya que se evita la duplicación de funciones en la región centroamericana y se garantiza a su vez la especialización de las funciones encargadas a cada división.

El objetivo de este cambio es que sus empleados puedan comunicarse en toda la región con otros operadores de la empresa sin importar el sitio donde se encuentren.

Organigrama General de la Empresa.

a) Director General: el Director General hace las veces de Gerente General, ocupándose del análisis, evaluación y aprobación de proyectos, solicitudes y procesos trascendentales dentro de la compañía. Además, es el representante de Shell El Salvador ante las demás subsidiarias internacionales.

b) Director de Planeación y Rendimiento: este Director se encarga de idear estrategias para la planeación óptima de los procesos integrales de la empresa. También se encarga, junto a los jefes de los demás departamentos, que estos funcionen a su nivel más productivo y/o eficiente.

c) Director de Manejo de Categorías y Producción: el Director de Manejo de Categorías y Producción es aquel que define estrategias de acción para las diferentes líneas de productos y el trato que se les dará a las marcas. Trabaja en conjunto con el Director de Mercadeo y Ventas para optimizar la comercialización y el desarrollo de productos.

d) Director de Gestión Humana: este Director hace las veces de un Gerente de Recursos Humanos, encargándose de la contratación de personal, capacitaciones, desarrollo de más personal, etc.

e) Director de Mercadeo y Ventas: el Director de Mercadeo y Ventas es el encargado de realizar las debidas proyecciones de ventas, administrar la comercialización eficaz de las diversas líneas de productos, manejar la imagen organizacional de la empresa y trabajar conjuntamente a otros departamentos para optimizar la producción.

f) Director de JDE, sistemas y procesos: este Director se encarga de administrar el principal software de Shell (JDE), así como de innovar y actualizar los equipos según sea necesario en cada departamento.

g) Director de Suministro y Distribución: el Director de Suministro y Distribución se encarga de mantener la logística en la cadena de abastecimiento a las diferentes sucursales en todo el país para cubrir sus necesidades. Debe planear rutas estratégicas, contar con las herramientas que faciliten y hagan eficaz el proceso logístico de la entrega de órdenes de abastecimiento. Además, es el encargado de constatar y mantener una constante comunicación con la planta de almacenamiento para evitar desabastecimientos y otros casos que entorpecerían el proceso logístico.

h) Director de Contratación y Aprovisionamiento: en este departamento, el Director está encargado de administrar las compras administrativas que se necesiten, así como también de cotizar y mantener sus bases de datos actualizados con la información del mercado. Debe trabajar muy cerca del Director de Suministro y Distribución para coordinar de manera precisa la logística de la cadena de abastecimiento.

i) Administradora Ejecutiva de Coordinación: esta Administradora se encarga de coordinar y apoyar las actividades que requieran de la interacción de varios departamentos o de varias sucursales e incluso de diversas empresas regionales.

j) Director de Logística: se encarga de planear estrategias útiles y eficientes para la exacta distribución de los pedidos que requieran las sucursales. Debe de trabajar de la mano con el Director de Suministro y Distribución, así como también con el Director de Contratación y Aprovisionamiento, para que la cadena de abastecimiento se complete satisfactoriamente.

Organigrama del Departamento de Compras.

El departamento de Contrataciones y Adquisiciones de Shell El Salvador está conformado por 5 personas claves, que cumplen funciones específicas y claras; esto se debe a que la compañía es bastante grande y el control que se debe de llevar en este departamento es bastante riguroso.

Las funciones de cada uno de ellos, están conectadas entre sí, pero a la vez tienen comunicación con todas y cada una de las áreas con las que cuenta la empresa. Dependiendo de la demanda que se maneje en cada momento, a veces es necesario contratar a personal temporal que sirva como apoyo, pero éstos no están comprendidos en el organigrama por no tener funciones permanentes.

La organización es bastante sencilla a simple vista, pero para poder formar parte de éste departamento en específico, la empresa pide experiencia previa dentro de la compañía (es decir que sólo se puede llegar por medio de asensos, exceptuando al digitador)

Funciones del Departamento de Compras de Shell

a) Gerente de Compras:

1. Desarrollar e implementar estrategias desde el punto de origen hasta la recepción de los diferentes bienes adquiridos, asegurándose que se hayan cumplido las metas en su totalidad.

2. Proveer las mejores prácticas, herramientas y procesos.

3. Desarrollar el plan de contratación y adquisición del Departamento de Ventas

4. Mantener a todos informados acerca del portafolio de proveedores y contratistas y de los que lo componen.

5. Realizar evaluaciones del desempeño eventuales, para asegurar el cumplimiento de los estándares establecidos, el cumplimiento de ventas, puntos de mejora y proveer retroalimentación de los mismos.

6. Mantener y fortalecer las relaciones con los proveedores y contratistas.

7. Verificar en todo momento que el proceso de compras sea eficiente y proveer asesoría al momento de resolver inconvenientes.

b) Jefe de Categorías y Análisis:

1. Asegurar y verificar que el proceso de compras se este llevando acabo tal y como fue planificado.

2. Proveer reportes de la calidad y asegurar que los productos recibidos cumplan las especificaciones solicitadas en el momento de gestionar la compra, evaluando minuciosamente que todo este en perfectas condiciones y se proceda al pago de los mismos.

3. Supervisar el procedimiento de compras del departamento de ventas.

4. Validar los registros, verificando que los recursos estén en las categorías correctas y que se tengan actualizadas las cantidades, descripciones y demás información de los productos o materiales en almacén.

5. Resolver inconvenientes de importancia media, que necesiten de una rápida gestión y no perjudiquen en un grado muy alto a la empresa.

c) Jefe de Aprovisionamiento:

1. Encargado de elaborar los reportes y registros necesarios para el correcto control del inventario dentro del almacén.

2. Verificar que los suministros estén correctamente colocados, con las respectivas descripciones y en un lugar accesible para mantener la eficiencia en el proceso.

3. Supervisar las condiciones en las que se encuentran almacenados los productos, ya sea si necesitan cierta temperatura, ubicación, empaque, etc.

4. Estar en constante comunicación con los jefes de área o departamento, para permitir mantener los niveles adecuados de inventario y solicitar nuevos si es pertinente.

5. Aprobación de requisiciones y ordenes de compra para que sean remitidas a los diferentes proveedores o contratistas.

6. Verificar que se haya recibido la orden de compra y que el proveedor tenga claras las especificaciones hechas.

7. Encargado de emitir reporte para el respectivo pago de los proveedores, en comunicación con el Jefe de Categoría y Análisis.

8. Control total del programa JDE utilizado para la aprobación y transacción necesaria al momento de emitir la orden de compra.

9. Búsqueda de nuevos proveedores potenciales.

d) Asistente de Compras:

1. Registra todas las requisiciones recibidas en el departamento de compras.

2. Canaliza las requisiciones al jefe de aprovisionamiento para su respectiva aprobación, de igual forma cuando ya esta la orden de compra elaborada.

3. Mantiene seguimiento constante del proceso de compras, su avance, inconvenientes, etc. Y los comunica al jefe respectivo de dar solución al caso.

4. Apoya en todo momento a sus superiores en cualquier solicitud que éstos tengan.

e) Digitador:

1. Elaborar tarjetas de registro.

2. Digitar ordenes de compra según especificaciones en la requisición

3. Apoyar en cualquier otro documento que necesite ser digitado.

Proceso de Compras de Administrativas.

1. Se detecta una necesidad dentro de la empresa: papelería y útiles, mobiliario y equipo, uniformes, etc.

2. Emisión de una requisición de compra.

3. Revisar base de datos de proveedores y elegirlos proveedores posibles a satisfacer la necesidad de compra.

4. Se realizan cotizaciones del producto o mercadería.

5. Se toma la decisión de la oferta más rentable. Si no se tiene una buena oferta se cotiza de nuevo en el mercado.

6. Se redacta y emite un contrato con todas las estipulaciones para su aprobación por parte del proveedor.

7. Se emite la orden de compra si el proveedor está de acuerdo con el contrato.

8. Proveedor recibe la Orden de Compra, la revisa y chequea fechas de entrega.

9. El proveedor revisa si tiene suficiente cantidad del producto solicitado, si no la tiene, la produce y la prepara.

10. El proveedor despacha lo solicitado.

11. Se recibe el producto en el almacén.

12. Los supervisores revisan el producto y lo someten a pruebas.

13. Si todo está bien, se autoriza su uso. Caso contrario se devuelve el producto al proveedor.

14. Se emite el reporte de Control de Calidad con copias y se envía a la gerencia general.

15. El asistente de gerencia recibe el reporte de Control de Calidad.

16. El asistente de gerencia redacta un pagaré, quedan o emite un cheque a nombre del proveedor, luego lo somete a revisión del Gerente para que éste lo apruebe y lo autorice.

Criterios a considerar cuando se busca un nuevo proveedor en Shell.

a) Necesidades de la empresa.

• ¿Cuáles son los objetivos de la empresa, las metas organizacionales, y como han sido desarrolladas?

• Proyecciones de demanda para los próximos dos años.

• ¿Existen retos en el nivel de servicio, o las especificaciones del producto, relativos con el mercado?

b) Análisis del mercado.

• Cuál es la estructura, capacidad y dinámica del mercado.

• ¿Quiénes son los proveedores clave y como sus capacidades de abastecimiento son asesoradas?

• ¿Cómo está segmentada la base de de suministros, y cuál es la posición de Shell?

• Describir la cadena de valor, y por qué se decide comprar a cierto punto.

c) Modelo de costos de la cadena de abastecimiento.

• ¿Qué modelos de costos son usados y qué nivel de transparencia es requerida en términos de costos internacionales?

• ¿Cuáles son los más altos riesgos y como se están mitigando?

d) Selección de la estrategia.

• ¿Qué alternativas de estrategias han sido evaluadas y como es elegida la estrategia final?

• ¿Cómo se documenta, valida, retroalimenta, y formalmente aprueba la estrategia?

e) Búsqueda de proveedores y retribución.

• ¿Cómo es determinada y operada la estrategia de búsqueda de proveedores, tácticas y acercamiento del mercado?

• ¿Cómo se adapta la estrategia empresarial a los contratos adquiridos?

• ¿Los contratos y mecanismos de asignación de precios son consistentes con el portafolio de riesgos y los costos?

• ¿Cómo se sabe si la empresa es competitiva o líder en el mercado?

f) Manejo del contrato

• ¿Cuáles son los roles y responsabilidades del desempeño óptimo, tanto para Shell como para sus proveedores?

• ¿Cómo se mide el desempeño de contratos?

• ¿Cómo se conduce a la gerencia del proveedor incluyendo las revisiones de funcionamiento de negocio (BPRs) y la escala de contingencias?

Flujograma del Proceso de Compras de Combustibles.

El siguiente flujograma muestra el proceso de compras que utilizan las sucursales de Shell en El Salvador para abastecer sus estaciones de combustible. Este proceso tiene ciertas particularidades ya que el sistema que se maneja en el país es a través de franquicias que reúne una o varias sucursales por administración. Para este caso se tomará la sucursal Monumental, ubicada en el Boulevard Los Próceres, que cuenta con su propia administración y comunicación central con Shell El Salvador.

Descripción del Flujograma de Compras de Combustibles.

1. Surgimiento de una Necesidad.

Así como en todas las empresas en Shell, el proceso de compras comienza con el surgimiento de una necesidad específica de la compañía. En cada sucursal de Shell, diariamente, se necesita el abastecimiento de los tres tipos de combustible que comercializan en el mercado (Diesel, Gasolina Regular y Gasolina Especial) para dicha actividad existe el jefe de abastecimiento, que cada día calibra el nivel de sus reservas, a través de un proceso técnico para controlar los inventarios. Se contrasta la información obtenida con el calibraje contra el registro obtenido en bombas, ya que estas contabilizan electrónicamente el consumo de galones de los tres tipos de combustible. De esta forma se cuantifica la necesidad de suministro de la estación.

2. Elaboración de la Requisición de Compra

Con el cruce de datos de la calibración y el registro de bombas se especifican las cantidades de combustible para lograr los niveles óptimos de inventario y suplir la demanda. El encargado de realizar este procedimiento es el jefe de abastecimiento.

3. Autorización y Validación de la Requisición

El jefe de abastecimiento solicita al gerente de la sucursal que autoriza y verifique las cantidades de combustible detalladas en la requisición.

4. Envió de la Requisición a la Central de Shell.

El gerente de la sucursal se encarga de girar la requisición al departamento de compra de Shell de El Salvador por medio del software JD Edwards Enterprise One (JDE) que es un conjunto integrado de aplicaron de software de planificación global de recursos de la empresa que combina el valor de negocio, tecnología basada en estándares y experiencia en la industria en una solución de negocio con un bajo costo total de propiedad.

5. Confirmación de la Recepción de la Requisición.

Uno de los asistentes del departamento de compras de Shell El Salvador verifica la requisición enviada por la sucursal y posteriormente notifica ha esta, que su solicitud ha sido recibida.

6. Revisión de la Requisición Recibida.

En Shell El Salvador el director de suministro y distribución inspecciona de forma minuciosa la solicitud de la sucursal.

7. Orden de Abastecimiento.

Una vez revisada la requisición de la sucursal, se elabora una orden de abastecimiento, la cual es dirigida a la terminal Raza Shell, ubicada en el puerto de Acajutla. Es aquí donde se encuentra los tanques de reserva del combustible, de donde se obtendrá el suministro necesario para satisfacer a las sucursales.

Pipas especializadas se cargan del suministro de combustible para trasladarlos a la estación de servicio que demanda el aprovisionamiento.

8. Recepción y Verificación del Pedido.

Al momento en el cual la pipa con el combustible solicitado llega a la estación, el jefe de abastecimiento junto a sus operarios, verifican cantidades recibidas de acuerdo con la requisición emitida por dicha sucursal y que estas concuerden.

9. Aprobación del Pedido

El jefe de abastecimiento y el gerente de sucursal firman el comprobante de recibido donde acepta la cantidad de combustible suministrada.

10. Almacenaje del combustible

Se procede al debido almacenamiento de los combustibles solicitados en los respectivos tanques subterráneos de almacenamiento, controlando las condiciones de preservación del producto.

11. Notificación de Recepción

El jefe de abastecimiento notifica vía JDE a Shell El Salvador que su requisición ha sido satisfactoriamente completada, así mismo envía dicha información al gerente general para la cancelación de la transacción.

Consideraciones Grupales.

Royal Dutch Shell es una compañía de hidrocarburos anglo-holandesa que posee una gran experiencia en los sectores petrolíferos, del gas natural, así como del refino de gasolina y sus derivados, abarcando diferentes regiones del mundo, por lo que posee una infinidad de estaciones de servicio en el mundo. Cada una de dichas sucursales, al igual que un departamento independiente en una compañía posee diferentes necesidades de suministros para su respectivo funcionamiento.

Actualmente, Shell se encuentra segmentada geográficamente para operar de una forma más eficiente y efectiva, elevando sus niveles de rentabilidad en sus operaciones, como es el caso de Latinoamérica y específicamente la región de Centroamérica, tomando a la región como una sola empresa. Tomando a cada país centroamericano como un departamento especifico de dicha compañía, realizando una integración internacional. Con esto, los empleados se pueden comunicar en toda la región con otros operadores de la empresa. Dicha estrategia de operación ha producido beneficios en la compañía durante los últimos años que se ha puesto en marcha.

Es de dicha base donde se fundamenta el departamento de abastecimiento y suministro de la compañía Shell. Siguiendo los mismos principios de los cuales la compañía se rige, dicha ramificación se establece bajo los mismos estándares de operación, en donde los factores de calidad, eficiencia y eficacia son determinantes en el proceso, tomando en cuenta el tiempo, y basándose en la comunicación y en la información.

El departamento madre de la región se encuentra ubicado en Honduras, por lo que los procesos que se realizan desde El Salvador, son lo más exacto posible en donde el margen de error es sumamente mínimo.

El proceso de abastecimiento y suministro que se origina desde las estaciones de servicio a Shell El Salvador, y ésta a Refinería Rasa, culminando en Honduras, es un proceso calificado como: ordenado, exacto, eficiente y eficaz. En donde cada detalles es sumamente considerado, para ofrecer el mejor servicio al mercado.

Como se ha mencionado anteriormente, el no duplicar funciones ha reducido costos en cierta forma, y ha hecho que la información del proceso sea más exacta y verídica, ya que los datos que se manejan son enviados directamente al encargado de suministros y abastecimiento.

Así mismo, el proceso es estándar por lo que en cada estación de servicio Shell se trabajo siguiendo los mismos pasos en cuanto se refiere abastecimiento y suministro, por lo que no existe una discordancia y diferencia entre los procesos de operación en cada una de estas, obteniendo un nivel alto de rentabilidad.

El uso del software JDE, ha contribuido enormemente a que el flujo de abastecimiento sea continuo, y no se produzca escases ni sobre exceso de inventario de los productos que se distribuyen al mercado, ya que dicho programa de informática usa de una forma eficiente la base de datos que se maneja en el área administrativa de la empresa.

Cada decisión, acción y gestión que se realiza a lo largo de dicho proceso, ha sido analizado y evaluado por especialistas de Shell, considerando la mejor forma de cómo realizarlo, para minimizar costos posible, con la mejor calidad, y ofreciendo un valor al clientes, satisfaciendo su demanda y posicionando a Shell como una de las empresas numero uno en el mundo en los sectores petrolíferos, del gas natural, así como del refino de gasolina y sus derivados.

Conclusiones.

a) El proceso de compra de una compañía es fundamental para que ésta desempeñe sus actividades operacionales y administrativas con fluidez y con precisión, ya que todos los departamentos que integran una organización se benefician de una buena gestión de abastecimiento o compras, porque a medida se suplen las necesidades de dichos departamentos, los procesos continúan sin retrasos ni percances.

b) En el caso particular de Shell El Salvador, se observa la precisión de la Cadena de Abastecimiento para las sucursales que son las que comercializan los productos finales. El proceso es tan minucioso y detallado porque tiene que cumplir con estándares internacionales de manipulación, distribución y comercialización. Por tanto, las directrices que Shell El Salvador sigue para sus procesos vienen dadas por Shell Regional para que mantengan el prestigio y la calidad de servicio en cada estación de Shell.

c) Shell Internacional es una empresa de primer nivel en el ámbito mundial, debido a esto tiene que estar innovando y creando estrategias que le permitan mantener ese prestigio y calidad que lo distingue de sus competidores y de muchas otras empresas a nivel organizacional. La logística y distribución son procesos a los que Shell les da mucha importancia ya que apoyan de manera integral al proceso de abastecimiento para que éste fluya con éxito. La implementación de un software especializado para estas actividades denotan la preocupación porque este proceso se desarrolla y concluya, sin excepción, con éxito.

d) Los proveedores de combustibles de Shell están determinados por las diferentes organizaciones regionales. Con esto se garantiza que la calidad de los productos que se distribuyen bajo la marca y bajo la organización de Shell, sean de calidad superior en cualquier parte del mundo. Con las compras administrativas, Shell de cada país, le otorga cierta libertad a cada sucursal para que defina a quien mejor supla sus necesidades, basándose siempre en estándares internacionales de calidad que se tienen que ofrecer en las estaciones de servicio. Debido a esto, se tiene que realizar un análisis del mercado antes de realizar cualquier tipo de compra.

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Gerente de Compras (área específica)

Jefe de Categorías y Análisis

Jefe de Aprovisionamiento

Asistente de Compras

Digitador