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Instructivo Para Laorganizacion De Fondos Documentales Acumulados

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: Mikki 16 mayo 2011

Palabras: 14096 | Páginas: 57

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mos del orden nacional al | |

| |Archivo General de la Nación. | |

|Acuerdo 005 de 1997 |Por el cual se establecen los requisitos mínimos para las personas |Permite evidenciar los perfiles y |

| |naturales o jurídicas de derecho privado, que presten los servicios de|competencias de las personas que |

| |organización de archivos, elaboración de tablas de retención y |se desempeñen en la organización |

| |almacenaje o bodegaje de la documentación de las entidades públicas. |de os archivos para la ESEANLIQ. |

|Ley 594 de 2000 |Ley general de archivos. |Se hace referencia al Artículo 20.|

|Decreto 254 de 2000 |Por el cual se expide el régimen de liquidación | |

| |de las entidades públicas del orden nacional. | |

|Acuerdo 049 del 2000 |Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo7 “Conservación de |Condiciones idóneas para la |

| |Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de |organización y almacenaje final de|

| |edificios y locales destinados a archivos. |los archivos. |

|Acuerdo 050 del 2000 |Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “Conservación|Manipulación y almacenaje del |

| |de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención |archivo el cual esta definido en |

| |de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”. |el mapa de riesgos. |

|Acuerdo 057 del 2000 |Por el cual se establecen los procedimientos para la entrega de |Procedimientos que se deben |

| |documentos y archivos de las Entidades en proceso de liquidación, |aplicar en la organización de los |

| |fusión o privatización y se dictan otras disposiciones. |archivos y acta de eliminación de |

| | |documentos |

|Acuerdo 037 del 2002 |Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los | |

| |requisitos para la contratación de los servicios de depósito, | |

| |custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de | |

| |archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 | |

| |de la Ley General de Archivos 594 de 2000. | |

|Acuerdo 038 de 2002 |Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos| |

| |594 de 2000 | |

|Acuerdo 041 del 2002 |Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las | |

| |entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el | |

| |artículo 20 y su parágrafo, de la ley 594 de 2000 | |

|Acuerdo 042 del 2002 |Por el cual se establecen los criterios para la organización de los | |

| |archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que | |

| |cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y| |

| |se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de | |

| |Archivos 594 de 2000 | |

|Acuerdo 015 de 2003 |Por el cual se adiciona un parágrafo al Artículo primero del Acuerdo | |

| |041 del 31 de octubre de | |

|Decretos 1750 y 1758 del 2003 |Por los cuales se realiza la escinde el Instituto de Seguros Sociales |Periodo con el cual se ajusto las |

| |y se crea la ESE Antonio Nariño, además su funcionamiento |TVD |

| |orgánico-estructural | |

|Decreto 4124 de 2004 |Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan| |

| |otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. | |

|Acuerdo 002 de 2004 |Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la | |

| |organización de fondos acumulados | |

|Acuerdo 027 de 2006 |Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 |Glosario de Definiciones y |

| | |Conceptos propios de los procesos |

| | |archivistitos. |

|3870 articulo 23 de 2008 |Por el cual se suprime la Empresa Social del Estado Antonio Nariño y | |

| |se ordena su liquidación. | |

4. DEFINICIONES:

ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo (Véase Fondo).

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una entidad.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

ARCHIVO DE GESTIÓN (administrativo, activo, de oficina): Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO CENTRAL (semiactivo, intermedio): Unidad administrativa donde se agrupan

Documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO HISTÓRICO (permanente, inactivo): Aquel al cual se transfiere la documentación del Archivo Central o del Archivo de Gestión que debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia, la cultura y administración de la Memoria Institucional.

CARPETA: Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina (Archivo de Gestión) y su conservación temporal (Archivo Central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo Histórico).

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico – funcional de la entidad.

COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de coordinar las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

CONSERVACIÓN TOTAL: Conjunto de documentos o series que son transferidos al Archivo Histórico para su conservación permanente.

COPIA: Reproducción puntual de otro documento.

COPIA AUTENTICADA: Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas según lo establecido por la ley y que le confieren la fuerza jurídica del original.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

DEPURACIÓN O EXPURGUE: Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no la tienen.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

Características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

ELIMINACIÓN: Es la destrucción de los documentos que han perdido sus valores primarios (administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable) o sus valores secundarios (histórico que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología).

EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

FECHAS EXTREMAS: Se refiere a la fecha más reciente y más antigua que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.

FOLIO: Hoja de libro de cuaderno o de expediente al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista o expediente.

FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, la que se numera.

FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración.

FONDO: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación de la Entidad.

FONDOS ACUMULADOS: Documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización.

FONDO CERRADO: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.

FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (FUID): Forma utilizada para diligenciar transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestión al Central), transferencias secundarias (del Central al Histórico), valoración de Fondos Acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias para la entrega de inventarios documentales.

FUENTE PRIMARIA DE INFORMACION: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también “fuente de primera mano”

FUNCION ARCHIVISTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

IDENTIFICACION DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.

INVENTARIO DOCUMENTAL: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.

GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

ORIGINAL: Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

REGISTRO DE DOCUMENTOS: Anotación de los datos del documento en los modelos de control (Formato Único de Inventario Documental).

SELECCIÓN DOCUMENTAL: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o para su conservación total o parcial.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

Homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

SUBSERIE: Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido temático se refiere a un asunto específico. Ejemplo: Serie: CONTRATOS, Subserie: Contratos de Prestación de servicios. Contrato de obra, etc.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final; las cuales son utilizadas para la organización de los Fondos Acumulados.

TOMO: Volumen de cierta extensión, en el cual están encuadernados varios documentos en forma separada y con paginación propia.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: Remisión de los documentos del archivo de Gestión al Archivo Central y de éste al Archivo Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas.

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS: Remisión de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central (intermedio o semiactivo).

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS: Remisión de documentos del Archivo Central al Archivo Histórico ya sea de la Contraloría o a la instancia competente, éste último previa aprobación del Comité de Archivo de la Entidad.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Unidad técnico operativa de una institución (dependencias).

UNIDAD ARCHIVÍSTICA: Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística entre otras: un expediente.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras: una caja, un libro, una carpeta o un tomo.

VALORES PRIMARIOS (Administrativo, Legal, Contable, Fiscal y Técnico): Es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el asunto.

VALORES SECUNDARIOS: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

5. RECURSOS:

1. TALENTO HUMANO: Funcionarios y Trabajadores en Misión

2. RECURSOS FISICOS: Instalaciones del CAA Villa del Sur y Bellavista, 300 estibas, 116 escritorios, 116 Rimax, 27 sillas de madera.

3. RECURSOS TECNOLÓGICOS: Equipos de computo, Software SEVENET, Herramientas ofimáticas; Internet.

6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

7.1. CENTRALIZACION ARCHIVOS FONDOS ACUMULADOS

• Todos los archivos documentales existentes dentro de la estructura organizacional de la ESE AN que hacen parte del fondo acumulado los cuales no tienen organización técnica de archivo, deben ser inventariados por parte de los responsables que los tienen a cargo o custodia y centralizar en el archivo del fondo acumulado ARCECALI.

• Como proceso a la organización de los archivos acumulados, se debe centralizar todos los archivos de gestión generados por la ESE ANTONIO NARIÑO antes del 3 de octubre de 2009, en el CAA Villa del Sur y/0 Bellavista según directrices de la coordinación Administrativa y Sistemas. Los archivos de valor documental que consideren las áreas para atender procesos de la liquidación, se deben centralizar en ARLIQ, al igual que todos los archivos de procesos judiciales, contratos y demás que continúe su ejecución en la liquidación.

• Para la recepción de los documentos, los ex funcionarios deben entregar sus archivos, debidamente inventariados, este inventario quedará RADICADO FISICAMENTE en una unidad de conservación denominado INVENTARIOS DOCUMENTALES Fondos Acumulados que es administrado por la Central de Archivo y Organización.

• PAZ Y SALVO. Todo funcionario, cooperador o contratista que tuviere al 4 de octubre de 2008, archivos bajo su responsabilidad o custodia, deberá entregar la totalidad del inventario documental.

7.1.1. Punto de Control

Transferencias Primarias y actas de entrega documental por parte de las dependencias y ex funcionarios de la Ese AN

7.2. RECEPCION DE SOLICITUDES O REQUERIMIENTOS DE DOCUMENTOS, UNIDADES DOCUMENTALES O EXPEDIENTES

El manejo de los documentos en el archivo del Fondo Acumulado, se hará a través del módulo de archivo, y los registros de recepción, préstamo de documentos y su seguimiento se hará mediante el sistema de afueras y radicador de préstamos.

7.2.1. Para la recepción de toda solicitud o requerimiento de documentos, unidades documentales o expedientes, ya sea con destino interno o externo dado el caso, deberá tramitarse sin excepción alguna el formato solicitud de préstamo de documentos (anexo) el funcionario dará tramite a estas solicitudes de manera inmediata.

7.2.2. El horario de atención será de 7:30 A.M. a 12:00 M y de 1:00 P.M. a 5:00 PM, de Lunes a Viernes y será necesario el porte del carné que lo acredite como funcionario de la ESE en Liquidación o trabajador en misión autorizado por el coordinador del área productora de los archivos a consultar para el retiro de la documentación; en caso de requerirse documentos, unidades documentales o expedientes, para los días sábados, domingos o lunes festivos, dicho préstamo se gestionará a más tardar el viernes de cada semana con firma del Coordinador respectivo.

7.2.3 .Solo se podrán solicitar y consultar archivos por los funcionarios autorizados y que lo requieran por razón de su trabajo. Los no autorizados o para otros fines, deberán radicar solicitud y podrán consultar previa autorización.

7.2.4. Una vez localizado el documento se registrará en el RADICADOR DE PRESTAMOS y el AFUERA reemplazara la unidad documental dentro de la unidad de conservación, donde quedará anotado: Nombre de la serie y del documento, unidad de conservación, Nº folios, hora y fecha de salida, nombre del solicitante, cargo, dependencia y firma; quedará en blanco las casillas de hora y fecha de entrada y recibido por, las que se llenarán cuando éste sea devuelto.

7.2.5. Todos los documentos prestados deberán ser devueltos al final de cada día, ya que deben reposar en el archivo, se aclara que al ser devueltos deben estar en el mismo orden y estado en que se presto incluidos los folios, en caso tal que sea necesario el ingreso de nuevos folios se debe informar al funcionario encargado del archivo.

7.2.6. Las Historias laborales deberán ser consultadas, en el lugar destinado para ello, ubicado en el Archivo de la Liquidación y solo por el personal de Talento Humano con previa Autorización de la Coordinadora de Talento Humano.

7.2.7. Las excepciones al punto 7.2.3. Deben estar soportadas con oficio respectivo del Coordinador del área donde se justifique para qué o porqué debe permanecer fuera del área de archivo físico, el nombre y cargo del funcionario tenedor de los documentos.

7.2.8. Punto de Control

• Libro Radicador de Préstamos

• Formato de Afuera

• Formato Solicitud de préstamo de documentos

7.3. MANEJO INTERNO DE LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DEL FONDO ACUMULADO

7.3.1. El Auxiliar de Archivo encargado deberá mantener listado diario actualizado de los inventarios documentales y cruzado contra los documentos prestados según el RADICADOR DE PRESTAMOS; dichos inventarios deben llevar el visto bueno (VoBo) del encargado del área.

7.3.2. Cada semana debe quedar el inventario consolidado y el arqueo del físico contra los documentos prestados, ya que todos los documentos deben terminar la semana físicamente en el archivo del Fondo Acumulado.

7.3.3. Los documentos que no queden físicamente en el archivo del Fondo Acumulado de que trata el punto 6.2.5, quedan bajo la responsabilidad del Coordinador del área, quien responderá a titulo personal por el documento y su trámite interno ó externo.

7.3.4. Punto de Control

• Libro Radicador de Préstamos

• Listado de inventarios

• Verificación de estado inventario

7.4. ORGANIZACIÓN DEL FONDO ACUMULADO.

7.4.1. El Fondo Acumulado (FA), es el conjunto de documentos elaborados por la ESEAN en el transcurso de su vida institucional, los cuales sin ningún criterio archivístico determinado de organización y de conservación, han sido almacenados y en la actualidad durante su proceso líquidatorio deben ser organizados archivísticamente y llevados a custodia según la normatividad vigente. El Fondo Acumulado de la ESEAN se define por los diferentes actos administrativos que evidencian las reestructuraciones internas de la Organización, dados por los Decretos 1750, 1758 de 2003 y el 0921 de 2007; del los cuales, para su organización archivística primara el decreto 1750 y evidenciado en las Tablas de Valoración Documental diseñadas para la entidad.

7.4.2. Al organizar el Fondo Acumulado de la ESEAN se requiere el establecimiento del nivel de organización de la documentación y la reconstrucción de la historia institucional, la elaboración de un Plan Archivístico Integral, la ejecución de un plan enmarcado en las normas y principios archivísticos; el levantamiento, elaboración y aplicación de las tablas de valoración documental.

7.4.3. Tramitar la aprobación de las Tablas de Valoración Documental TVD ante el Archivo General de la Nación.

7.4.4. Se debe socializar e instruir a la totalidad del personal que preste sus servicios en la organización de los documentos del Fondo Acumulado en la aplicación e identificación de las estructuras u organigramas, las series, subseries y tipologías documentales; unidades productoras, tipo de documentos administrativos propios de la Organización y Tablas de Valoración Documental (TVD) y Tablas de Retención Documental (TRD).

7.4.5. Organización Documental del fondo Acumulado. Se debe entender como el conjunto de procesos técnicos y administrativos orientados a facilitar la consulta y recuperación de la información, En los cuales se incluyen diferentes etapas. Tales procesos son adaptados e identificados según características propias y en conformidad de la normatividad y manuales para el trabajo de fondos acumulados elaborados por el AGN.

7.4.6. Implementación de términos y procesos. Se implementa para la organización del Fondo Acumulado de la ESEAN los siguientes términos y procesos técnico-administrativos: Unidades productoras, sección y subseccion. Los procesos para desarrollar dentro de la organización del fondo Acumulado de la ESEAN son:

1. Clasificación y Expurgue

2. Ordenación Cronológica y Expurgue

3. Foliación

4. Legajar, Rotular y Encarpetar

5. Embalaje y Depósito

6. Digitación

7.4.7. Metodología de trabajo. Para tal fin se implementa una “Cadena de Producción” a los procesos operativos (Clasificación y Expurgue; Ordenación Cronológica y Expurgue, Foliación, Legajar, Rotular y Encarpetar; Embalaje y Depósito; y Digitación) para permitir la agrupación continua y el desarrollo de actividades laborales con avances diarios significativos en la organización de los Archivos del Fondo Acumulado. Se debe entender por “Cadena Productiva” un sistema de cooperación constituido por actores y actoras interrelacionados y por una sucesión de operaciones de producción, transformación de un producto o grupo de productos en un entorno determinado el cual es acompañado de un control de calidad.

Para medir y cuantificar los avances en la organización del Fondo Acumulado, los controles aplicados por los Técnicos de Archivo y el desempeño del personal asignado a la labor, se deben desarrollar e implementar formatos de control unificados que registren la producción individual, novedades e información particular de las actividades que se trabajen por Auxiliar de Archivo; la información debe ser recopilada en cada jornada laboral y consolidarse semanalmente, para su posterior valoración. Por lo tanto, los controles de calidad serán responsabilidad de los Técnicos de Archivo al servicio de la ESEAN en Liquidación que lideraren procesos dentro de la organización del Fondo Acumulado y su metodología de “Cadena de Producción”. Los Técnicos deberán conocer todos los procedimientos descritos en este instructivo, lo cual facilitará la detección de fallas en los procedimientos archivísticos de una manera global dentro de su equipo de trabajo.

7.4.7.1. Clasificación y Expurgue. Proceso en el cual se debe realizar una labor intelectual mediante la identificación del material documental del Fondo Acumulado, apoyándose en los cuadros de clasificación de las TVD, las cuales permiten clasificar series, subseries, tipologías o asuntos documentales según secciones y subsecciones. Para la organización del fondo acumulado se tendrá en cuenta el periodo determinado a partir del Decreto 1750 de 2003; es importante que se detecte y se separe en este proceso, el material documental de estructuras orgánico-funcionales anteriores, es decir material del ISS antes de la escisión, debido a que no pertenece al periodo del cual se debe aplicar la organización archivistica. En caso de aprobarse otras estructuras orgánico-funcionales de la ESEAN por el Archivo General de La Nación, se deberá aplicar su correspondiente TVD y clasificar el material documental según el periodo a que pertenezca. Como lo muestra la ilustración 1.1.

Todo material documental que inicialmente este en unidades de conservación como son las A-Z, fólderes, entre otros, excepto material empastado por la ESEAN, deberá ser clasificado respetando el principio de procedencia original; por lo tanto, este será organizado y rotulado, también ser desagregado e identificado según su sección o subsección productora y la correspondiente serie como lo indican las TVD y su cuadro de clasificación. El material documental que se encuentre en unidades de conservación temporal como son las cajas tipo comercial o para archivo, deberá ser clasificado y agrupado temporalmente con bandas elásticas.

El material documental que se encuentre físicamente impreso en papel fax deberá ser retirado y llevado a fotocopiado, posteriormente se deberá agregar en la posición de donde fue retirado, la nueva presentación, con el fin de asegurar su preservación; y se descartará el material en papel fax.

El procedimiento de expurgue consistirá en separar la documentación que por conceptos archivisticos sustentados, no poseen ningún valor primario ni secundario, tales como: copias de documentos los cuales no se encuentren físicamente sus originales, duplicados, documentos adjuntos los cuales no sean valorados como soportes, material impreso en papel fax que por su deterioro no permite ser legible y los documentos que presenten deterioro por agentes biológicos, con el fin de evitar la contaminación de la documentación que esta en buen estado. También, durante le expurgue se hace necesario realizar una limpieza inicial a los documentos, retirando el material abrasivo innecesario, tales como son las grapas y clips; se debe asegurar que al retirar estos elementos, no se afecte el orden o los soportes del documento clasificado.

Una vez identificados estos documentos pasarán al proceso de eliminación documental por “selección natural o depuración”, donde se le informará por parte de los técnicos la existencia de este material, al Líder de Central de Archivo y Organización; el realizará la gestión pertinente para su traslado o evacuación a disposición final. Antes deberá solicitar a los coordinadores de área la verificación física del material documental los cuales dejaran registrado en acta su valoración y decisión. El proceso de disposición final deberá ser acompañado por Revisoría Fiscal, Control Interno y Auditoria de Archivo.

Todo material documental que se considere para eliminación, sin importar el tipo de soporte en que se encuentre, deberá seguir el procedimiento interno aprobado y desarrollado para este fin por el comité de archivo de la empresa. Este material deberá ser consignado en el formato de Acta de Eliminación Documental (ver anexos).

7.4.7.2. Ordenación Cronológica y Expurgue. Proceso en el cual se debe organizar las unidades documentales simples o complejas entregadas por el proceso de Clasificación, se ordenaran siguiendo la secuencia de su producción original; permitiendo evidenciar las fechas iniciales, finales y consecutivos según el tipo o necesidad de ordenación del documento para su posterior consulta. Se dejara la fecha más antigua en la parte superior y la fecha mas reciente en la parte inferior de su organización; es decir de la menor fecha a la mayor.

Los soportes documentales no se organizarán consecutivamente, solo se tomará la fecha del documento clasificado por serie o subserie, para su organización cronológica; dado el caso para mayor facilidad de identificación dentro de su ordenación cronológica, se podrá utilizar separadores. Es necesario que en este proceso, nuevamente se realice un expurgue sobre todos los documento, los cuales, al organizarlos cronológicamente se evidencie su duplicidad; también retirar de estos, el material abrasivo innecesario o que después de haber realizado la labor de ordenación, hallan perdió su función, tales como son las grapas y clips. Se debe asegurar que al retirar estos elementos, no se afecte el orden o los soportes del documento cronológicamente ordenado.

7.4.7.3. Foliación. Proceso en el cual se debe realizar la acción de numerar y asignar un numero consecutivo de menor a mayor en cada hoja, organizada cronológicamente y provenientes del proceso anterior (organización cronológica), esta numeración debe hacerse de forma independiente en cada hoja; es decir, iniciar en la primera hoja desde el numero uno (1) hasta la ultima hoja del legajo, el cual no deberá ser inferior a doscientos (200). El número manuscrito deberá ser asignado en la parte superior derecha del documento conocido como primera cara de folio recto y llevarse de forma consecutiva, hasta completar la cantidad de folios dispuestos en el fólder.

Se deberá tener en cuenta los siguientes criterios implementados por decisión del comité de archivo de la empresa:

1. Se realizará una numeración o asignación consecutiva, con un rango no superior a doscientos diez (210) folios por fólder o carpeta, en los casos donde sus soportes documentales lo requieran. Esta numeración solo es consecutiva en cada unidad documental (fólder, carpeta o legajo). Es decir iniciará y terminara en cada carpeta foliada.

2. Referente a al material documental, los cuales contengan información en la parte adversa (folio vuelto), solo se deberá asignar la numeración consecutiva en la hoja llamada de folio recto o cara principal del documento.

El propósito de estos criterios, consiste en facilitar la labor a quien manipule la información ya sea para asignación de folios, corrección de fallas en el consecutivo y consulta del documento.

Para este procedimiento se utilizara bolígrafos de tinta negra, en caso de error en la numeración consecutiva, se deberá trazar una línea oblicua sin importar su sentido de orientación sobre el numero a corregir, evitando el repaso y los tachones sobre el número. Se procederá luego a reasignar un nuevo numero correspondiente a su consecutivo; como lo muestran las ilustraciones 1.2. y 1.3. asignadas a este proceso.

En este proceso se hace necesario retirara de cada documento todo material abrasivo que ocasione deterioro, es decir, grapas, clips, entre otros; con el fin de facilitar el control en caso de préstamo o transferencia y a las vez asegurar su adecuada conservación.

Es importante que sobre el material documental al momento de la asignación de números manuscritos (folios) con bolígrafo, no se realice sobre información impresa, lo cual genere invasión sobre el documento, es decir obstruya la legibilidad total o parcial del mismo; por lo tanto, se debe ubicar siempre dentro de los espacios en blanco próximos a la equina superior derecha y tratando que el tamaño de la letra sea pequeño pero totalmente legible.

7.4.7.4. Legajar, Rotular y Encarpetar. Proceso en el cual se debe realizar los siguientes procedimientos en este orden dado:

1. Legajar: se realiza la separación de los documentos ordenados cronológicamente y foliados que provienen del proceso anterior, donde se separan en cantidades de doscientas (200) hojas, conservando su organización inicial, esta cantidad presenta excepciones cuando el tamaño del documento es diferente a los estándares “Carta u Oficio” y también por contener material valorado como soportes documentales; los cuales no deben ser separados o fragmentados del documento original que acompañan. A continuación se procede a perforar cada hoja y se forman legajos, los cuales deben ser unidos por un gancho legajador ingresado desde la parte superior, es decir, de arriba hacia abajo; como se evidencia en las siguientes ilustraciones:

2. Rotular: Según la información descrita en el material legajado, se procede a Rotular con marcador permanente de tinta negra y punta fina, la parte frontal del fólder; respetando los lineamientos archivísticos definidos para la rotulación por la empresa, lo cual permitió la unificación de criterios en la identificación de todas las carpetas para la el Fondo Acumulado de la ESEAN; tal como lo muestra la siguiente ilustración 1.6.

Para la rotulación de los fólderes o carpetas correspondientes a las series únicas tales como: RIPS, Facturación, contratos, entre otras definidas por las TVD, se les podrá elaborar un rotulo impreso que incluya toda la información en común y con espacios en blanco para anexar con escritura a mano, por el auxiliar encargado la información particular del mismo. Este rotulo no deberá ser de gran tamaño (aproximadamente no superior a un cuarto de hoja Bond formato Carta); y adherirse con pegamento en la parte inferior derecha de la portada del fólder.

3. Encarpetar: Por ultimo después de tener armado los legajos, se procede a “encarpetar” con fólderes asignados para tal labor, se debe evidenciar los dobleces marcados en los fólderes, los cuales denotan cantidades de cincuenta (50) hojas por cada línea visible del fólder.

7.4.7.5. Embalaje y Depósito. Proceso en el cual se debe contener y organizar las carpetas y libros de pasta dura en las cajas de referencia X300, las cuales serán su unidad mayor de conservación; estas cajas deberán ser completadas y llenadas de forma correcta y homogénea, ingresando las carpetas o libros de “izquierda a derecha” lo que me permite respetar el orden cronológico, series, subseries documentales y las unidades productoras según la estructura orgánico-funcional de la ESEAN definidas dentro de las TVD.

Se debe respetar un espacio no inferior en cada caja X300 de cuatro (4) centímetros, con la finalidad de permitir el ingreso y egreso del material sin someterlo a hacinamiento lo que lo conlleva a su deterioro progresivo; debe conocerse el sentido derecho de la caja X300 para proceder a ingresar las carpetas en ellas.

Para el Depósito y consulta que es el proceso temporal dentro de la disposición final de documentos en su organización, este nos permite identificar por caja, las diferentes series documentales, fechas y/o rangos que se manejen en la organización del fondo documental; para facilitar la posible consulta física del inventario sin que se genere traumatismo. Por consiguiente la manera en la cual se organizaran las cajas X300 será a través del método llamado “en Negro” que permite entrelazar las cajas con un máximo de 8 niveles; buscando de esta forma equilibrar el peso entre las cajas, conservar su optimo estado y utilizar de una forma eficiente el espacio disponible de depósito.

Para la conservación física de las cajas, se deberá realizar en espacios secos y debidamente protegidos, elevado del piso preferiblemente por el uso de estibas; con una base de cuatro cajas por nivel y cada torre con un máximo de 32 cajas X300. Todas las cajas deben ser rotuladas evidenciando su contenido y cantidad de carpetas.

7.4.7.6. Digitación. Proceso en el cual se debe al terminar los procesos anteriores y trasladado desde los cuartos asignados por el proceso de Embalaje, diligenciar a través de equipos de computo y las herramientas de ofimática disponibles, el “Formato Único de Inventario Documental (FUID)”; según regulación definida por el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación. Este es la principal herramienta de consulta para el Técnico y Auxiliares de Archivo que se desempeñen en la digitación de inventarios del Fondo Acumulado.

Otra primaria herramienta que deben manejar los encargados de este proceso son los cuadros de clasificación y sus Tablas de valoración Documental, lo que permitirá diligenciar la totalidad de los campos de asignación de información del FUID; los cuales son descritos continuación:

1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.

2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos.

3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

4. OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.

6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario.

7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia.

8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.

9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

El inventario debe incluir la totalidad de la documentación producida por cada una de las dependencias de la entidad productora, correspondiente a las diferentes etapas de su vida institucional. El trabajar por etapas de acuerdo con las reestructuraciones facilitará y hará de la valoración un proceso más objetivo. De otra parte, aquella documentación con deterioro biológico que se haya separado se debe inventariar con el fin de llevar el control del nombre de las series o asuntos, fechas y volumen de las series afectadas y priorizar la labor de desinfección.

7.4.7.7. Punto de Control

• Formato Único de Inventario Documental

7.4.7.8. Auditorias Internas en la organización del Fondo Documental. Todos los trabajadores que se desempeñen como Técnicos de Archivo y lideren los diferentes procesos operativos dentro de la metodología de trabajo de la cadena de producción, deberán desempeñar funciones de auditor interno dentro del proceso asignado a su gestión, buscando así detectar y minimizar los hallazgos dentro del producto terminado.

7.4.7.9. Capacidad de almacenamiento de las cajas X300. El material documental que cabe dentro de las cajas X300 destinadas como unidad de conservación final para la organización del Fondo acumulado de la ESEAN, son aproximadamente dos mil cuatrocientas (2400) hojas por caja; equivalente a doce (12) fólderes o carpetas, conteniendo cada una en promedio doscientas (200) hoja o folios. Por lo tanto desde el primer proceso dentro de la organización archivística del Fondo se debe asegurar la capacidad funcional de las cajas. Buscando siempre evitar el uso innecesario de las mismas.

8. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Es la remisión de los documentos del archivo de la liquidación y fondos acumulados a las entidades que les compete la custodia y almacenamiento de los archivos del proceso Líquidatorio como lo establece la normatividad para entidades en liquidación ordenadas por las leyes estatales y el Archivo General de La Nación como Ente regulador.

Ahora según el Artículo 4 del acuerdo 008 de 1995 del AGN donde se refiere a las transferencias de la documentación histórica proveniente de los fondos acumulados correspondientes a los organismos nacionales adscritos del Sector Central de la Rama Ejecutiva los cuales, son los responsables de las transferencias documentales, directamente al Archivo General de la Nación. El fondo organizado deberá guiarse por los siguientes lineamientos:

• Establecer la clasificación documental teniendo en cuenta la evolución de la estructura orgánica – funcional de la institución.

• Efectuar la selección y eliminación natural de la documentación, previa verificación de la existencia de originales o en su defecto copias de mejor calidad.

• Retirar el material impreso no susceptible de archivo (revistas, periódicos, sobre, tarjetas de invitación entre otros), siempre y cuando no afecte la integridad del expediente.

• Foliar la documentación en orden consecutivo por cada unidad conservación.

• Identificar y rotular cada una de las unidades de conservación.

• Elaborar el inventario general de la documentación, de acuerdo con los parámetros establecidos por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (Nº de carpetas, procedencia, asunto, contenido o serie, fechas extremas y número de folios).

• Determinar el volumen en metros lineales de la documentación a transferir.

• Elaborar en forma conjunta con el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, el plan de transferencias documentales.

• Organizar físicamente la documentación y efectuar el realmacenamiento de las unidades de conservación que se consideren necesarios.

8.1. Punto de Control

• Acta de Entrega documental

9. ANEXOS:

• Formato Solicitud de préstamo de documentos

• Formato Afuera

• Libro Radicado de Préstamos

• Formato FUID

• Formato Acta Eliminación de Documentos

ANEXOS

|FORMATO DE SOLICITUD DE DOCUMENTOS – ARCECALI-ARLIQ |

|FECHA |

|NOMBRE DEL SOLICITANTE |

|CARGO |

|DEPENDENCIA |

|DOCUMENTO SOLICITADO |No. FOLIOS |

|MOTIVO SOLICITUD |

|FIRMA COORDINADOR ÁREA |FIRMA RESPONSABLE ARLIQ |

|NOMBRE DE LA SERIE O ASUNTO |CANTIDAD DE CARPETAS |DEPENDENCIA SOLICITANTE |NOMBRE DEL SOLICITANTE |FIRMA |FECHA DE PRESTAMO |

| | | | | | |

| | | | | | |

| | | | | | |

| | | | | | |

| | | | | | |

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AFUERA

LIBRO RADICADOR DE PRÉSTAMOS

|UNIDAD DE CONSERVACIÓN |No DE FOLIOS |FECHA DE SALIDA |

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4

12

2

1

3

Líneas guía para marcar dobleces con cantidades de 50 hojas aprox.

Legajo de hojas en su organizadas y foliadas en su totalidad

Ilustración 1.1.

Ilustración 1.2.

Ilustración 1.3.

Ilustración 1.4.

Ilustración 1.5.

Ilustración 1.6.

Ilustración 1.8.

Ilustración 1.9.

Ilustración 1.10.

Ilustración 1.7.