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Manual Carga Batch Informativa Diot

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Categoría: Tecnología

Enviado por: Stella 22 junio 2011

Palabras: 8734 | Páginas: 35

...

mentos de texto.

Ejemplo:

="El Participante: "&”José”&" "&”Álvarez”&” “&Rodríguez”&" es Contador"

Resultado:

El Participante: Álvarez Rodríguez es Contador

Para poner textos o caracteres especiales dentro de una formula como en este caso, es necesario encerrar los textos o caracteres especiales que queramos adicionar, con comillas “ ”.

El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo hacemos en la hoja de captura del y utilizando de la Estructura del archivo (layout) para el DIOT, las primeras Tres opciones.

| |A |B |C |

|1 |COLUMNA 1 |COLUMNA 2 |COLUMNA 3 |

|2 |TIPO DE TERCERO |TIPO DE OPERACIÓN |RFC |

|3 |04 NACIONAL |03 Prestación de Servicios Profesionales |VAOF7201081A1 |

Para obtener el pipe “|”, se hace oprimiendo simultáneamente las teclas Alt +124.

Formula:

| |D |

|1 | |

|2 | |

|3 |=CONCATENAR(A3,"|",B3,"|",C3,"|") |

Y usando el “&” (amperson)

| |D |

|1 | |

|2 | |

|3 |=A3&"|"&B3&"|"&C3&"|" |

Resultado para ambas opciones:

| |D |

|1 | |

|2 | |

|3 |04 NACIONAL|03 Prestación de Servicios Profesionales|VAOF7201081A1| |

Función =IZQUIERDA(texto,núm_de_caracteres)

Extrae el número de caracteres especificados o solicitados desde el principio de la cadena de texto o números empezando a contar de izquierda a derecha.

Ejemplificando, con la primera columna de la Estructura del archivo (layout) puede resultar más fácil de entender con el siguiente ejemplo.

| |A |B |

|1 |COLUMNA 1 | |

|2 |TIPO DE TERCERO | |

|3 |05 EXTRANJERO |=IZQUIERDA(A3,2) |

Resultado:

| |A |B |

|1 |COLUMNA 1 | |

|2 |TIPO DE TERCERO | |

|3 |05 EXTRANJERO |05 |

Función =DERECHA(texto,núm_de_caracteres)

Extrae del texto o números, el número de caracteres especificados o solicitados, comenzando a contar de derecha a izquierda del texto o numero.

Ejemplificando esto con la sexta columna de la Estructura del archivo (DIOT) puede resultar más fácil de entender con el siguiente ejemplo.

| |A |B |

|1 |COLUMNA 6 | |

|2 |PAÍS DE RESIDENCIA | |

|3 | India IN |=DERECHA(A3,2) |

Resultado:

| |A |B |

|1 |COLUMNA 6 | |

|2 |PAÍS DE RESIDENCIA | |

|3 | India IN |IN |

=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

Busca un valor en la primera columna de la izquierda (hace la búsqueda en un rango de datos de manera vertical) y devuelve el valor en la misma fila desde una columna especificada.

Ejemplficando:

| |F |G |

|1 | | |

|2 |COLUMNA 6 |COLUMNA 7 |

|3 |PAÍS DE RESIDENCIA |NACIONALIDAD |

|4 |India IN |=BUSCARV(F4,$U$4:$V$243,2,0) |

Resultado:

| |F |G |

|1 | | |

|2 |COLUMNA 6 |COLUMNA 7 |

|3 |PAÍS DE RESIDENCIA |NACIONALIDAD |

|4 |India IN |INDU |

PARÁMETROS DE LA BASE DE DATOS

| |U |V |

|1 | | |

|2 | | |

|3 |PAÍS DE RESIDENCIA |NACIONALIDAD |

|4 |Emiratos Arabes Unidos AE |ARABE |

|5 |Afganistán AF |AFGANO |

|6 |India IN |INDU |

|7 |Irán IR |IRANES |

|8 |Italia IT |ITALIANO |

|9 |Jamaica JM |JAMAIQUEÑO |

Pero en el caso de que el valor de la Columna 6 (país de residencia), corresponda a un proveedor Nacional o global cuyo dato no tenga que llenarse, el resultado en la celda $G$4 será “#N/A”, y significa que no existe valor para este criterio solicitado, entonces será necesario aplicar otra formula que nos resuelva esto.

Una formula lógica es la indicada, la función “SI”:

SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)

Realiza una comprobación y devuelve un valor si la comprobación es verdadera y otro valor si resulta falsa.

Ejemplo: =SI(5=5,"Es verdad","NO es verdad") Resultado “Es verdad”

Ejemplo: =SI(A1>=0,A1,0) la celda que contenga esta fórmula contendrá el valor de la celda A1 si este es positivo y un cero si este es negativo. Esta función es muy útil para obtener valores dependiendo de alguna condición. Veamos otro ejemplo.

Con el ejemplo de un reloj y sus manecillas.

Lo podemos describir de la siguiente manera, Si el reloj tiene manecillas entonces me da la hora si no, llego tarde.

=SI(prueba_lógica, ===== > Si el Reloj = tiene manecillas, Entonces

valor_si_verdadero, ===== > “Da la hora”, Verdadero

valor_si_falso) ===== > “llego tarde”) Llego tarde

Pero siguiendo con nuestros ejemplos, esta formula la aplicariamos de la siguiente manera, anidando en la formula de =BUSCARV(). Esta formula significa que buscará de manera vertical la información en una base de datos.

Anidado formulas: Significa insertar una formula dentro de otra.

El proceso es el siguiente:

Ejemplificando:

| |F |G |

|1 | | |

|2 |COLUMNA 6 |COLUMNA 7 |

|3 |PAÍS DE |NACIONALIDAD |

| |RESIDENCIA | |

|4 |India IN |=SI(F4="","",BUSCARV(F4,$U$4:$V$244,2,0)) |

Resultado:

| |F |G |

|1 | | |

|2 |COLUMNA 6 |COLUMNA 7 |

|3 |PAÍS DERESIDENCIA |NACIONALIDAD |

|4 |India IN |INDU |

BASE DE DATOS

| |U |V |

|1 | | |

|2 | | |

|3 |PAÍS DE RESIDENCIA |NACIONALIDAD |

|4 |Emiratos Arabes Unidos AE |ARABE |

|5 |Afganistán AF |AFGANO |

|6 |India IN |INDU |

|7 |Irán IR |IRANES |

|8 |Italia IT |ITALIANO |

|9 |Jamaica JM |JAMAIQUEÑO |

(2 El uso del Formato Condicional.

Todas y cada una de las celdas de un libro y hoja de Excel tiene esta característica. Las características especiales pueden ser: un sombreado de celda, un tamaño de fuente, un color de fuente distintivo o hasta un tipo bordes que Excel aplica automáticamente a las celdas si la condición que se especifica es cierta.

En el uso de nuestra labor contable puede resultar muy útil para resaltar algún importe mayor a $10,000.00 que cambie el fondo de la celda, aumente de tamaño, cambie de color la fuente y ponga un borde resaltado.

Y en el caso del nuestro ejemplo cambiaremos el color de la celda, a azul, negrita y tamaño 12, si se cumple con la condición que establece la estructura archivo plano para carga externa (tipo BATCH)

Fragmento de la Estructura del archivo para carga externa (tipo BATCH)

|No. |Descripción |Características del Campo |Valores y contenidos posibles |Origen |

| | | |Opcional cuando el tipo de tercero | |

|4 |Número de ID Fiscal |Longitud: 40 |sea igual a: 05 |Contribuyente |

| | |Tipo: alfanumérico |No son permitidos los siguientes | |

| | | |caracteres: @´%!¡.$&¿?Ñ | |

Para esto será necesario ubicarnos primero en la celda requerida: “Celda D4” de este ejemplo

| |A |B |C |D |

|2 |COLUMNA 1 |COLUMNA 2 |COLUMNA 3 |COLUMNA 4 |

| |TIPO DE TERCERO | | |NÚMERO DE ID FISCAL |

|3 | |TIPO DE OPERACIÓN |RFC | |

|4 |04 NACIONAL |03 Prestación de Servicios Profesionales |VAOF7201081A1 | |

|6 |15 GLOBAL |85 Otros | | |

Como vemos solo podemos cambiar el formato a la celda D5, que es la única que cumple con la condición

La ruta es:

Herramientas / Formato / Formato condicional… ver Fig. 10

1. -Y para este caso seleccionamos del menú desplegable, la opción de “Fórmula”

2. -Y en el espacio en blanco ponemos la siguiente formula:

=IZQUIERDA(B4,2)=”05”

Fig. 10

3.- Después seleccionamos el “Formato” y aparecerá el formato de celdas con tres pestañas diferentes en la cual seleccionamos el tipo de formato requerido por nosotros. Ver Fig. 11

Fig. 11

Explicación de la formula =IZQUIERDA(B4,2)=”05”

=IZQUIERDA(B4,2) como lo vimos en los puntos de arriba esta celda extrae datos, empezando a contar de izquierda a derecha del texto (columna 1, TIPO DE TERCERO), los caracteres requeridos, dando como resultado en este ejemplo el “04”. Este lo comprara con lo establecido en la estructura del DIOT (Opcional cuando el tipo de tercero sea igual a: 05). El resultado para este caso es Falso y el resultado para la celda no cambia solo cuando en la “celda B4” cambiamos a 05 EXTRANJERO, el resultado cambia automáticamente en formato elegido por nosotros.

Veamos el ejemplo del resultado:

| |A |B |C |D |

|2 |COLUMNA 1 |COLUMNA 2 |COLUMNA 3 |COLUMNA 4 |

|3 |TIPO DE TERCERO |TIPO DE OPERACIÓN |RFC |NÚMERO DE ID FISCAL |

|4 |04 NACIONAL |03 Prestación de Servicios Profesionales |VAOF7201081A1 | |

|5 |05 EXTRANJERO |03 Prestación de Servicios Profesionales | | |

| | | | |TID1234567 |

(3 Barra de Herramientas "VALIDACIÓN DE DATOS"

➢ Configuración.

Utilizaremos esta herramienta para hacer una lista desplegable en una celda especificada, y puedas seleccionar dentro de un menú una opción.

De la barra de herramientas seleccionamos:

Herramientas / Datos / Validación… / Configuración / Permitir: / lista / Origen Fig. 3.1

Y en el campo de Origen: le damos clic, entonces seleccionamos de la base “TIPO DE TERCERO” las tres filas donde se encuentra la información. Le damos aceptar y listo obtienes una lista desplegable como lo muestra la Fig. 4.

Fig. 3.1

PARÁMETROS

| |B | |R |S |T |U |

|2 |COLUMNA 2 | | | | | |

|3 |TIPO DE OPERACIÓN | |TIPO DE TERCERO |TIPO DE OPERACIÓN |VALOR |PAÍS DE RESIDENCIA |

|5 |03 Prestación de Servicios Profesionales |

|1 | |

|2 |COLUMNA 2 |

|3 |TIPO DE OPERACIÓN |

|4 |03 Prestación de Servicios Profesionales |

Y entonces de la barra de herramientas.

Seleccionamos: Herramientas / Datos / Validación… / Mensaje Entrante ver Fig. 5

Por default aparecerá activada la casilla “mostrar mensaje al seleccionar la celda.

Y como lo dice el nombre del campo, escribes un Título corto para tu mensaje.

En el campo “Mensaje de entrada:” Pones lo que desees.

Ejem:

Dato obligatorio

Cuando el tipo de tercero sea 05, solo aplicarán los Tipos de

Operación 03 y 85

Como lo muestra la fig. 5

Fig. 5

Le das aceptar y este mismo proceso lo haces para los demás campos que lo requieran o que tu colega decidas.

➢ Mensaje de Error

Esta opción, nos permite saber si estamos introduciendo algún dato erróneo, indicándonos mediante pequeños mensajes que aparecen en la pantalla y va ligada con los datos que hayamos puesto en la pestaña de configuración de esta misma herramienta. Ejemplo del mensaje que muestra en la Fig. 6, Fig. 7 y Fig. 8

Las siguientes limitantes nos indican:

LÍMITE: Este icono nos indica, que definitivamente no podemos introducir datos que no sean los indicados en la pestaña de Configuración de esta misma herramienta.

Fig. 6

ADVERTENCIA: Este icono nos indica, que estamos introduciendo datos que no son correctos o los establecidos en la pestaña de Configuración, pero que podemos introducirlos de cualquier manera, con un menú que nos muestra si deseamos continuar.

Fig. 7

INFORMACIÓN: Este icono también permite introducir información y aunque no sea el establecido en la pestaña de Configuración.

Fig. 8

Ya conocimos esta información ahora para seguir con el ejemplo, de la fig. 03

De la misma manera Seleccionamos:

Herramientas / Datos / Validación…/ Mensaje de Error. / Estilo: en estilo seleccionamos la opción de “limite”

En el campo de Titulo, como su nombre lo dice, pones un titulo corto para tu mensaje.

En el campo “Mensaje de Error:” Pones lo que desees. ver Fig. 9

Fig. 9 Fig. 3

Listo, ya conoces esta herramienta, solo elige la que creas conveniente y haces lo mismo para las columnas de la 1 a 16 que lo requieran.

YA MERO TERMINAMOS NO SE DUERMAN 10 min. mas

Ahora si aplicaremos lo expuesto para la elaboración del archivo plano (tipo BATCH), para importar al DIOT.

Nos posicionamos en la celda X4 de la “HOJA DE CAPTURA” y empezamos a concatenar la información de la Columna 1 a la columna 16, o sea, de la celda A4 a la celda P4, como lo muestra el siguiente ejemplo, intercalando famoso “PIPE” ALT+124

Nota: no se te olvide encerrar el pipe con comillas.

| |A |B |C |X |

|1 | | | | |

|2 |COLUMNA 1 |COLUMNA 2 |COLUMNA 3 | |

|3 |TIPO DE TERCERO | | | |

| | |TIPO DE OPERACIÓN |RFC | |

|4 |04 NACIONAL |03 Prestación de Servicios | |=CONCATENAR(IZQUIERDA(A4,2),"|",IZQUIERDA(B4,2),"|",C4,"|",D4&"|",E4,"|"|

| | |Profesionales |VAOF7201081A1 |&DERECHA(…P4&"|" |

1. Posteriormente copiamos esta formula hacia abajo, hasta donde consideremos conveniente,

2. Seleccionamos desde la celda X4, únicamente, la información que contenga información, copiamos dicha información y,

3. Abrimos el BLOC DE NOTAS, la ruta para abrirlo es: Inicio / programas / accesorios / Bloc de notas, pegamos la información, le asignamos un nombre al archivo plano y la ubicación donde queremos guardarla. de preferencia en C:

Ahora abriremos el programa DIOT

(4 En el programa DIOT, utilizaremos la herramienta de importa, para cargar la información del archivo plano y la validación de datos.

Antes de comenzar a importar la información, será necesario dar de alta al contribuyente, abrir la declaración correspondiente (enero, febrero, marzo, etc, la carga batch que hayamos generado para su declaración.

La ruta es la siguiente: Herramientas/Importar declaración. Como lo muestra la Fig. 10

Fig. 10

En seguida aparece la imagen Fig. 11, dejamos la casilla activa que aparece por default y damos clic al icono para que nos solicite la ubicación de nuestro archivo plano y se abrirá una pantalla parecida a la de abrir un archivo, indicamos la ruta donde tenemos guardo el archivo plano. Clic en aceptar Fig. 12

Fig. 11

Fig. 12

Enseguida aparecerá la pantalla de validando correctamente la importación, le indicamos que SI deseamos realizar la carga COMPLETA de esta información.

Fig. 13

La siguiente Fig. 14, nos muestra información en el caso de que se haya cargado con errores.

Si deseamos guardar esta información le indicamos guardar, de lo contrario damos cancelar.

Esta Pantalla indica que la carga BATCH fue realizada con éxito, sin ningún error

Gracias por su atención

Y que les sea de mucha utilidad

Atte

C.P. Humberto Soria Granados

( VALIDANDO LA INFORMACIÓN EN EL DIOT PARA SU ENVÍO VÍA INTERNET.

Para validar la información y prepararla para su envió haremos lo siguiente:

Herramientas/Validar Declaración

Aceptamos el proceso de validación y

-----------------------

1115000 Impuestos Anticipados Prepaid Taxes A 1 1 0 19940926

0000120 FIJO FIXED ASSETS A 1 3 0 19940926

1202000 Mob y Eq de Oficina Office Equip Aㄠㄠ〠ㄠ㤹〴㈹ശ㈱㘰〰‰煅極潰搠⁥灭瑵††䌠浯⁰煅極⁰††䄠ㄠㄠ〠ㄠ㤹〴㈹ശ㐱〱〰‰慇瑳獯䄠瑮捩灩摡獯††倠敲慰摩䔠灸††䄠ㄠㄠ〠ㄠ㤹〴㈹ശ〰〰〲‰䅐䥓佖† 1 1 0 19940926

1206000 Equipo de Cómputo Comp Equip A 1 1 0 19940926

1410000 Gastos Anticipados Prepaid Exp A 1 1 0 19940926

0000200 PASIVO LIABILITIES D 1 2 0 19940926

0000300 CAPITAL OWNERS' EQUITY F 1 3 0 19940926

0000320 RESERVA LEGAL Legal Reserve F 1 1 0 19940926

4100000 VENTAS Sales H 1 1 0 19940926

5000000 GASTOS GENERALES SELLING EXP G 1 1 0 19940926

5001000 Sueldos y Salarios Wages and Sala G 1 2 0 19940926