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Manual De Contpaq I

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: Rimma 17 marzo 2011

Palabras: 61087 | Páginas: 245

...

´s, bibliotecas y características del producto. La dirección es: http://www.compac.com.mx Departamento de Soporte Técnico Podrá llamar al departamento de Soporte Técnico donde le atenderán personalmente sus dudas o comentarios acerca de nuestros productos:

(33) 3818-0911

Cursos de Capacitación Podrá entrenarse en el uso de CONTPAQ y nuestros otros productos, a través del Centro de Capacitación que brinda la solución completa a sus necesidades.

(33) 3616-29-90 y 3616-82-28

Sucursales

Podrá ponerse en contacto con la sucursal más cercana a su domicilio.

MATRIZ

Computación en Acción S.A. de C.V. Pablo Villaseñor 435 Col. Ladrón de Guevara, C.P. 44600 Guadalajara, Jalisco, México. Teléfonos: (33) 381-80-900 Conmutador. (33) 381-80-911 Soporte Técnico. (33) 381-80-903 Ventas. 01-800-903-0000 (33) 38-18-09-02 Claves 01-800-902-0000 Fax: (33) 381-80-963 General. (33) 381-80-956 Soporte Técnico. (33) 381-80-917 Admón de Ventas

Llame sin costo a nuestro Departamento de Ventas al teléfono:

01 800 903 0000 CHIHUAHUA, CHIH. Ortíz de Campos 2918 Colonia San Felipe. C.P. 31240 Tels: (614) 414-42-57 413-05-57 Fax: (614) 414-28-47 MONTERREY, N.L Hidalgo Pte. # 2258 Local 9 Col. Obispado Tels y Fax: (81) 8346-68-06 8346-68-07 8346-68-08 8346-68-09 MERIDA, YUC. Calle 20 # 192-B 1er. piso. entre 19 y 21 Col. México Oriente Tel: (999) 944-90-08 Fax: (999) 944-08-55 TIJUANA, B.C. Blvd. Sánchez Taboada 10116-201 Edif. Plaza Ejecutiva del Río. Zona Río. C.P. 22320 Tels: (664) 684-95-90 684-96-00 Fax: (664) 684-95-92

D.F. Descartes 54 5° Piso. Col. Anzures, Deleg. Miguel Hidalgo. C.P. 11590 Tels: (55) 52-50-30-92 Conmutador 52-50-01-60 52-03-86-68 Soporte 52-31-20-81 Ventas Fax: (55) 52-03-50-73

I

Indice

ndice

Introducción

Cómo usar este manual ............................................................. I Lo que incluye el producto ........................................................ II Servicio disponible al Usuario ................................................... II Requerimiento de equipo de cómputo ..................................... III Características de CONTPAQ ..................................................... IV

Antes de empezar 1. Fundamentos básicos

Uso de este manual......................................................................... 1 - 1 Antes de empezar ........................................................................... 1 - 1 Cómo funciona CONTPAQ ................................................................. 1 - 4 La pantalla de CONTPAQ ....................................................... 1 - 4 Estado de selección ............................................................. 1 - 5 Estado de captura ................................................................ 1 - 6 Estado de espera ................................................................. 1 - 7 Estado de proceso ............................................................... 1 - 7 Revisión de los menús ......................................................... 1 - 7 Mapa de navegación........................................................... 1 -11 Captura de datos ............................................................................ 1 -12 Corrección de errores ......................................................... 1 -12 Confirmación de datos ........................................................ 1 -13

2.

Definiendo el Catálogo

Diseño del catálogo ......................................................................... 2 - 1 Número de cuenta................................................................ 2 - 4 Cuentas de control .......................................................................... 2 - 7 La cuenta de resultados ....................................................... 2 - 7 La cuenta de cuadre ............................................................ 2 - 8 La cuenta de flujo de efectivo............................................... 2 - 8

3.

Instalación del Sistema

Instalación de los programas........................................................... 3 - 1 Instalación de las empresas ............................................................ 3 - 2 Datos generales ................................................................... 3 - 4 Datos iniciales de almacenamiento....................................... 3 -9 El administrador del sistema .............................................. 3 –10 Activación del sistema........................................................ 3 –12 Manejo de fechas del año 200 ........................................... 3 –34

4.

Catálogo de cuentas

Tipos de cuentas ............................................................................. 4 - 1 Cuentas afectables .............................................................. 4 - 1 Cuentas acumulables........................................................... 4 - 1 Cuentas de Mayor................................................................ 4 - 1 Capturando por primera vez............................................................ 4 - 2 Especificando las cuentas de resultados, cuadre y flujo ................. 4 - 2 Proceso para dar de alta cuentas.................................................... 4 - 3 Corrigiendo errores al captar........................................................... 4 - 7 Cómo dar de baja una cuenta .......................................................... 4 -7 Consultado una cuenta..................................................................... 4 -8 Revisión del catálogo de cuentas..................................................... 4 -8 Recomendaciones en la captura .................................................... 4 -11

5.

Otras opciones del catalogo de cuentas

Grupos ABC .................................................................................... 5 - 1 Saldos ABC ..................................................................................... 5 - 5 Datos fiscales .................................................................................. 5 - 5

6.

Captura de pólizas

Pólizas ABCDE ............................................................................... 6 - 1 Cómo entrar ......................................................................... 6 - 1 Encabezado de la póliza ...................................................... 6 - 3 Captando el detalle .............................................................. 6 - 6 Aplicación de pólizas sin afectar ..................................................... 6 - 9

7.

Definición de PrePólizas

Cómo definir una prepóliza.............................................................. 7 - 1 Datos de la prepóliza....................................................................... 7 - 2 Encabezado ......................................................................... 7 - 3 Detalle de la prepóliza.......................................................... 7 - 6 Cómo borrar una prepóliza............................................................... 7 -8 Cambios en prepólizas ..................................................................... 7 -8 Despliegues...................................................................................... 7 -8

8.

Impresión de pólizas y diarios

Impresión de diarios y pólizas ......................................................... 8 - 1 Impresión del diario cronológico...................................................... 8 - 3 Impresión pr diario........................................................................... 8 –5 Impresión por número de pólizas .................................................... 8 - 5

9.

Reportes del sistema

Catálogo de Cuentas....................................................................... 9 - 3 Posición Financiera ......................................................................... 9 - 6 Estado de Resultados ...................................................................... 9 -8 Origen y Aplicación de Recursos ................................................... 9 -10 Anexos del Catálogo ...................................................................... 9 -11 Movimientos, Auxiliares del Catálogo............................................. 9 -13 Balanza de Comprobación ............................................................. 9 -14 Componente Inflacionario............................................................... 9 -16 Saldos Promedio ............................................................................ 9 -17 Flujo de efectivo ............................................................................. 9 -19 Libro Mayor .................................................................................... 9 -20 Una Póliza Concentrada................................................................. 9 -22 Impreso de Presupuestos............................................................... 9- 23 Auditoría de Saldos ........................................................................ 9 -23 Impresión de diarios y pólizas ........................................................ 9 -24 Instalados del REPORTEADOR .......................................................... 9 -24

10.

Proceso de cierre

Cierres de período......................................................................... 10 - 1 Cómo realizar un cierre ...................................................... 10 - 2 Casos en los que no se podrá realizar el cierre ................. 10 - 2 Cierre de ejercicio ......................................................................... 10 - 3

11.

Cambio y eliminación de períodos anteriores

Proceso de eliminación ................................................................. 11 - 1 Cambios a períodos anteriores ..................................................... 11 - 2

12.

Traspaso de auxiliares

Traspaso total................................................................................ 12 - 2 Intercambio.................................................................................... 12 - 2 Traspaso parcial............................................................................ 12 - 2 Despliegues................................................................................... 12 - 3

13.

Agrupación de información estadística

Concepto de cuentas estadísticas................................................. 13 - 1 Cómo formar un grupo estadístico ................................................ 13 - 2 Alta de grupos .................................................................... 13 - 2 Cambio de grupos.............................................................. 13 - 3 Despliegue de grupos ........................................................ 13 - 4 Baja de grupos ................................................................... 13 - 4

14.

Presupuestos

Presupuestos ................................................................................ 14 - 1 Alta de presupuestos ......................................................... 14 - 2 Baja de presupuestos ........................................................ 14 - 3 Cambio de presupuestos ................................................... 14 - 3 Despliegue de presupuestos.............................................. 14 - 4

Métodos de presupuestos ............................................................. 14 - 5 Mes por mes .................................................................... 14 – 5 Un total prorrateado ........................................................... 14 - 5 Total prorrateado según ratio ............................................. 14 - 6 Afectación simple ............................................................... 14 - 6 Crecimiento compuesto...................................................... 14 - 7 En base a tabla de inflación ............................................... 14 - 7 Igual a otra cuenta ............................................................. 14 - 8 Porcentaje sobre otra cuenta ............................................. 14 - 8 Suma de subcuentas ......................................................... 14 - 8 Base saldo año anterior más % ......................................... 14 - 8 Base saldo año anterior y tabla.......................................... 14 - 8

15.

Otras funciones del sistema

Uso de macros .............................................................................. 15 - 1 Definición de una macro..................................................... 15 - 1 Ejecución de macros .......................................................... 15 - 3 Cómo borrar una macro ..................................................... 15 - 4 Modificaciones en macros.................................................. 15 - 4 Centros de costo ........................................................................... 15 - 4 Multimoneda................................................................................... 15 -7

16.

Hoja financiera

Capacidades de la hoja ................................................................. 16 - 1 La hoja financiera .......................................................................... 16 - 1 Funciones de la hoja financiera.......................................... 16 - 2 Uso de la hoja financiera ............................................................... 16 - 7 Datos en la hoja financiera.................................................. 16 -7 Opciones de la hoja financiera ............................................ 16 -9 Hoja ......................................................................... 16 -9 Archivo................................................................... 16 -11 Imprimir .................................................................. 16 -11 Graficar .................................................................. 16 -12 Salir........................................................................ 16 -12

17.

Consolidación de Compañías

En qué consiste la consolidación .................................................. 17 - 1 Cómo realizar la consolidación...................................................... 17 - 1 Creación del catálogo ........................................................ 17 - 4 Proceso de consolidación .................................................. 17 - 7

18.

Depreciaciones

Antes de empezar ......................................................................... 18 - 1 Formas de depreciar ..................................................................... 18 - 2 Depreciación contable........................................................ 18 - 3 Depreciación Fiscal............................................................ 18 - 3 Pasos a seguir para llevar a cabo el cálculo de las depreciaciones.................................................... 18 - 5 Base IMPAC ..................................................................... 18 -10 Ejemplos de cálculo de depreciación ........................................... 18 -12 Reporte del Impuesto al Activo .................................................... 18 -13

19.

Tablas del sistema

Tablas de INPC ............................................................................. 19 - 1 Uso y tablas reservadas..................................................... 19 - 1 Actualización de tablas....................................................... 19 - 2 Diarios ........................................................................................... 19 - 2 Usuarios ........................................................................................ 19 - 4 Conceptos ..................................................................................... 19 - 5 Uso de conceptos especiales............................................. 19 - 6 Fechas de ejercicios...................................................................... 19 - 6

20.

Expansión y reducción de archivos

Archivos de CONTPAQ y su contenido ............................................ 20 - 1 Expandir Archivos ......................................................................... 20 - 4 Reducir Archivos ........................................................................... 20 - 6 Crear archivos ............................................................................... 20 - 7

21.

Reproceso y entrada de información externa

Activos fijos ................................................................................... 21 - 1 Catálogo de cuentas...................................................................... 21 - 2 Pólizas............................................................................................ 21 -7 Presupuestos ............................................................................... 21 -10 Reprocesos .................................................................................. 21 -12

22.

Otras opciones del menú principal

Empresas ...................................................................................... 22 - 1 Colores .......................................................................................... 22 - 2 Utilerías ......................................................................................... 22 - 3 Utilerías internas ................................................................ 22 - 3 Utilerías externas ................................................................ 22 -7

23.

Redefinición del sistema

Revisión de los parámetros de funcionamiento............................. 23 - 2 Cuentas (parámetros).................................................................... 23 - 5 Fechas y períodos ......................................................................... 23 - 8

24.

Regímenes especiales en Contpaq

Régimen simplificado .................................................................... 24 - 2 Pequeños contribuyentes ............................................................ 24 - 10 Reportes en el régimen ............................................................... 24 - 12 Cómo transferir información de Cuenta-T a Contpaq .................. 24 - 18

25.

Reportes fiscales

Operación....................................................................................... 25-2 Impuesto Sobre la Renta (ISR) ..................................................... 25-25 IMPAC ........................................................................................... 25-34 IVA ................................................................................................ 25-37 Resumen ....................................................................................... 25-41 Listados ........................................................................................ 25-44

ANEXOS

A. Calculadora

Teclas para el manejo de la calculadora ........................................ A – 1

B.

Instalación y uso de mouse

Utilización del Mouse.......................................................................B - 2 Uso de mouse dentro del REPORTEADOR .........................................B - 3

C. D. E.

Tabla de uso de teclas de función Tablas de prioridades Reporteador

I

ntroducción

Esta introducción describe lo que es CONTPAQ y el contenido del paquete. CONTPAQ es el más eficiente sistema de contabilidad; el cual le permite llevar desde el registro básico contable, hasta un análisis de información financiera muy sofisticado. Y que incluye funciones de: Contabilidad, Presupuestos, Flujo de Efectivo, Estadísticas, Análisis Financiero y Gráficas para toma de decisiones,Reportes fiscales, Régimen simplificado y Pequeños contribuyentes, Control de Activos fijos y muchas más. Fue diseñado por contadores públicos y por ejecutivos financieros, pensando en las necesidades del especialista de esta área y programándolo con avanzadas técnicas de Ingeniería en Sistemas Computacionales. CONTPAQ es la nueva versión de un producto ampliamente probado y de uso extendido en todo el país, lo que da la seguridad y confianza de que se está en manos de profesionales. Es un sistema confiable y garantizado, actualmente existen más de 50 mil copias instaladas a nivel nacional, tanto en empresas pequeñas como en grandes grupos industriales y comerciales.

Cómo usar este manual

Este manual tiene básicamente dos objetivos, el primero de ellos es guiar al usuario en la instalación del sistema, introducirlo en los conceptos básicos de funcionamiento y la operación del sistema mismo. El segundo objetivo es el de servir como manual de referencia para cada una de las partes que conforman el sistema. A través de todo el manual encontrará las siguientes señales:

NOTA

Donde encontrará una nota de alerta.

Donde encontrará una nota de recomendación.

Donde encontrará una recomendación para Redes.

Lo que incluye el producto

El producto CONTPAQ consta de: Una licencia de uso, la cual incluye: Un contrato de adhesión, que debe de leerse minuciosamente para estar al tanto de los derechos que adquiere en la compra de este producto. Una tarjeta de registro de usuario, la cual deberá de llenar, firmar y devolver de inmediato, por ser indispensable para gozar de la garantía y tener acceso a las actualizaciones, mejoras y nuevas versiones del programa. Un paquete con 4 discos de 3½" o un CD, los cuales contienen los programas del sistema. Un manual de guía y referencia del Usuario, el cual contiene información para la instalación y operación del sistema.

Antes de continuar verifique esta lista contra lo que recibió en la compra del producto. En caso de que detecte algún faltante, favor de comunicarse inmediatamente con su Distribuidor, que le resolverá su problema a la brevedad posible.

Servicio disponible al usuario de CONTPAQ

Computación en Acción, S.A. de C.V., ofrece sus productos a través de su red de distribuidores en toda la República Mexicana, su distribuidor es el primer nivel de servicio que Usted tiene, pero COMPAC adicional al Servicio que da el Distribuidor, ofrece un Servicio directo a través de su departamento de Servicio a Clientes, así COMPAC le garantiza que siempre tendrá una respuesta a las dudas que tenga para la operación del sistema, para cualquier sugerencia o requerimiento a nuestro departamento de servicio a clientes, le agradecemos se comunique a: Computación en Acción, S.A. de C.V. Pablo Villaseñor No. 435, Ladrón de Guevara C.P. 44600 Tels (33) 3818-0900 Fax (33) 3818-0963 Horario: 9:00 a 2:30 y de 4:00 a 6:30 Hrs (Tiempo del centro). Guadalajara, Jalisco, México. Educacional: 3616-82-28 3616-28-62 Fax 3616-29-90

También podrá comunicarse a cualquiera de nuestras oficinas en el país.

Es recomendable que llame de un teléfono cercano a su computadora, y que se encuentre dentro del sistema. Además procure tener la siguiente información a la mano para ayudarnos a resolver su problema:

Nombre del producto, Número de serie y Versión. Marca y modelo de su equipo. Sistema operativo y Número de versión (utilice el comando del DOS Ver para encontrar este número) Contenido de sus archivos Autoexec.bat y Config.sys (localizados en el directorio raíz de su disco de arranque) Número telefónico, donde podamos comunicarnos con Usted. Detalles del problema. Además del departamento de Servicio a Clientes COMPAC organiza permanentemente cursos de capacitación, a los cuales Usted puede asistir con el fin de reafirmar conocimientos.

Requerimientos mínimos de equipo de computo

Antes de intentar instalar CONTPAQ en su computadora debe de asegurarse que su instalación de cómputo cuenta con los requerimientos mínimos de equipo y de sistema operativo. Requerimientos mínimos de equipo de computo: Una computadora PC/XT, PC/AT, PS/2 IBM, o compatible y opcionalmente una impresora conectada el puerto paralelo. La computadora deberá tener los siguientes componentes: Un mínimo de 640 Kb de memoria RAM. Una unidad de almacenamiento de disco fijo, con mínimo 10 Mb libres a ser usados por el producto. Unidad de almacenamiento para discos flexibles de 3½" o, en su caso unidad de disco compacto, CD. Sistema operativo DOS versión 3.0 en adelante.

Características de CONTPAQ

Es un sistema Multiempresas Es posible manejar la contabilidad de más de una empresa sin cargos ni claves adicionales. Tiene 999 niveles El catálogo de cuentas podrá tener hasta 999 niveles, definibles por el usuario. Contabilidad en línea Cualquier alta, movimiento, cambio, ... afecta en el mismo instante los saldos. Proporciona información Fiscal ISR, IA e IVA. Fechas del 2000 Listo para el funcionamiento de fechas del año 2000. Presupuestos Manejo de presupuestos. Depreciaciones de activos Cálculo de la depreciación de activos fijos. Cuentas de orden en estados financieros Le permitirá opcionalmente incluir los saldos de cuentas de orden en el Balance General, de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Estado de resultados por centros de costos Esta característica del sistema, permitirá identificar secciones dentro de una compañía para las cuales se llevan registros contables separados. Reportes con presentación a 12 meses El Estado de Resultados, Balance General y los Anexos de Cuentas, así como los reportes por departamento se presentan en columnas con datos a 12 meses, más totales y porcentajes en miles de pesos. Consulta del catálogo de cuentas en cualquier momento Estando en cualquier lugar dentro del sistema, se podrá consultar el Catálogo de Cuentas con sólo oprimir una tecla.

Importar y exportar catálogo, pólizas, presupuestos, activos fijos Permite bajar y cargar de archivo ASCII, lo cual lo hace más flexible, ya que es posible utilizar datos de otras empresas ya instaladas. Impresión de un reporte varias veces Podrá imprimir más de una copia de un reporte sin tener que repetir la operación. Consolidación de compañías Es una combinación de compañías en base a una compañía consolidadora y 2 o más consolidadas. La compañía consolidadora integra a sus archivos los movimientos de cargo y abono por cada período de las compañías consolidadas. Uso de macros Permite grabar una secuencia de funciones o actividades repetitivas estando en cualquier parte del programa para facilitar el uso del sistema. Pólizas predefinidas Es posible manejar pólizas predefinidas, de manera que Usted puede definir formatos de pólizas como ayuda para agilizar la captura de pólizas con un cierto grado de repetitividad o para pólizas con un importe de distribución entre cuentas. Hoja financiera CONTPAQ ahora le brinda la oportunidad de tener dentro del sistema su propia hoja electrónica de cálculo, de manera que se puedan hacer modelos o reportes en esta hoja financiera. Reporteador El reporteador es una herramienta que permite definir reportes de a cuerdo a las necesidades de cada empresa. Graficador El Graficador permite visualizar los datos de una manera gráfica. Interfaz con otros sistemas Interfaz con otros sistemas como INVENPAQ, CLIENPAQ, CHEQPAQ, NOMIPAQ. Regímenes especiales Régimen simplificado y Pequeños Contribuyentes.

C

apítulo 1

Fundamentos básicos

Uso de este manual

Este manual es fundamental para usuarios con o sin experiencia en el paquete. Los objetivos de este manual son: Guiar al usuario en la instalación del sistema, introducirlo conceptos básicos de funcionamiento y operación del sistema. Servir como guía de referencia. Después de haber leído esta guía, Usted deberá saber cómo: Instalar, cargar y poner en funcionamiento el Usar los menús y conocer su funcionamiento. Instalar las empresas a las cuales se les lleve la Definir un catálogo de cuentas. Definir pólizas Obtener reportes Hacer modificaciones y muchas cosas más que le utilidad en el manejo del sistema. sistema. contabilidad. en los

serán

de

bastante

Antes de empezar

Revisar el contenido del paquete. Revisar que el equipo de computo sea el adecuado, archivo config.sys contenga las siguientes instrucciones: Files =80 Buffers = 40 además verificar que el

Para redes Peer to Peer como lo son LANTASTIC1 y NETWARE LITE2, verifique que el Config.sys contenga las siguientes instrucciones:

Server FILES = 150 BUFFERS = 40 Además rectifique que el SHARE contenga los siguientes parámetros: SHARE /F:16384 /L:1024 Estación FILES = 40 BUFFERS = 30

Verifique que todas las estaciones de trabajo mapeen al disco duro del server con la misma letra. Para redes NOVELL3 verifique en Fconsole4 que el número de máximos archivos abiertos sea suficiente para soportar la carga de trabajo de la red.

NOTA

CONTPAQ necesita un mínimo de 30 archivos abiertos por usuario del sistema.

Leer el archivo LEEME.TXT

Para mayor referencia consulte los manuales de Uso y Referencia que vienen acompañando el software de la Red.

Cómo leer el archivo LEEME.TXT

El archivo LEEME.TXT contiene cambios que no han sido incluidos en el manual. Para ver en pantalla lo que este archivo contiene, posicionese en el directorio que contiene todos los archivos del sistema y liste en pantalla el archivo leeme.exe

Generalmente estos archivos se encuentran en el directorio: C:\>CONTPAQ7>

Para lograrlo realice las siguientes instrucciones: C:\cd contpaq7 C:\CONTPAQ7>leeme

Cómo utilizar este manual

Básicos

• • • • • • • • Introducción Conocimientos básicos (Cap 1) Instalación (Cap 3) Captura del catálogo de cuentas (Cap 3) Captura de pólizas (Cap 5) Impresión de pólizas y diario (Cap 7) Reportes que el sistema genera (Cap 8) Proceso de cierre (Cap 9)

Avanzados

• • • • • • • • • • • • • • • • • • Otras opciones del catálogo (Cap 4) Definición de Prepólizas (Cap 6) Cambio de período (Cap 10) Eliminación de períodos (Cap 11) Traspaso de auxiliares (Cap 11) Información estadística (Cap 12) Presupuestos (Cap 13) Centros de costo (Cap 14) Uso de macros (Cap 14) Consolidación de compañías (Cap 16) Depreciaciones (Cap 17) Tablas del sistema (Cap 19) Expansión de archivos (Cap 19) Reducción de archivos (Cap 19) Reprocesos (Cap 20) Entrada/Salida de información externa (Cap 21) Redefinición del sistema (Cap 22) Tablas de prioridades (Anexo D)

Herramientas

• • • • • Reporteador (Manual del Reporteador) Graficador (Manual del Reporteador) Hoja financiera (Cap 15) Calculadora (Anexo A) Uso del mouse (Anexo B)

Cómo funciona CONTPAQ

El sistema es uniforme en cuanto a su manera o filosofía de funcionamiento, lo que le permite entender fácilmente las acciones a seguir en cualquier parte del paquete. Por esto se debe conocer, antes de poner a funcionar el sistema, la manera de moverse o viajar a través de el.

La pantalla de CONTPAQ

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 2:31p ─ │ Menú principal │ │ Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir ─ │════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════│ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │Altas, bajas, cambios, despliegues y opciones extras de pólizas ████████████████ ─ │Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Encabezado del menú Barra de menú

Area de trabajo

Renglón de mensajes

La pantalla de CONTPAQ tiene 4 áreas diferentes: Encabezado de la pantalla: En la cual encontrará el nombre de la empresa sobre la cual se está trabajando y hora del sistema, en otro renglón se despliega la opción de trabajo del sistema. La barra de menú: En la cuál se muestran las opciones disponibles en ese momento. (Más adelante se muestra la manera de accesar y/o utilizar un menú). Area de trabajo: Esta área ocupa la mayoría de espacio en la pantalla, y es aquí en la que se realizan la captura, cambios, modificaciones, etc.. de datos para su contabilidad. Además dentro de esta área el sistema realizará las preguntas necesarias, desplegará los reportes,etc.. Renglón de mensajes: Este renglón es de suma importancia ya que es aquí donde se despliega una ayuda de la opción seleccionada.

Se recomienda leer el contenido del renglón de mensajes antes de seleccionar cualquier opción.

Existen cuatro estados básicos en los que se puede encontrar mientras se esté trabajando con el paquete, éstos son: Selección Captura Espera Proceso.

Estado de selección

A este tipo corresponden los menús, donde se muestran cuales son las opciones o funciones que puede seleccionar en ese momento. Cuando se está en el estado de selección, es decir en un menú de opciones, una de las opciones se presenta diferente a las demás (iluminada), esto indica la opción actual, en la que se encuentra posicionado. Existen tres maneras de elegir una opción:

Moverse con las flechas del teclado hacia la opción que se desea escoger, una vez posicionado en la opción teclear .

La segunda manera es simplemente teclear la letra en resalte de la opción o aquella que se encuentre con mayúscula,

ALT

dependiendo de la opción. Cuando se desea seleccionar una opción del menú principal, podrá colocarse rápidamente presionando al mismo tiempo la tecla y la letra mayúscula o en resalte de cada opción del menú. Estando en un menú puede regresar al menú anterior tecleando . Esta es la manera básica de viajar o navegar a través del sistema. Si se tiene instalado un MOUSE en su computadora también podrá emplearse para moverse a través del sistema y seleccionar la opción deseada, ya que, una vez que el MOUSE se haya colocado sobre la opción a seleccionar sólo basta presionar el botón izquierdo para la elección de la opción o el botón derecho para cancelar la selección. Si desea saber más acerca del uso del MOUSE consulte el Anexo B de este manual.

Los menús del sistema tratan de ser obvios (por que el nombre de la opción refleja las acciones que realiza) y fáciles de usar.

Si no está seguro de la función de un comando del menú, selecciónelo y aparecerá una breve descripción del comando en el renglón de mensajes de la pantalla.

El estado de captura

En el estado de captura se introducen datos, estos datos pueden ser de varios tipos según se requiera. En el estado de captura se muestra de manera iluminada el tamaño del dato a captar; cuando al captar un dato no son necesarios todos los dígitos y se desea terminar de captarlo, teclee que significa dar entrada a la información captada. Por otro lado si no desea captar el dato puede teclear . Teclear es como si no se hubiera captado nada y se restablece lo que ese dato tenía. Los tipos de datos que se pueden captar son:

29

Sn. PEDRO

FECHA: Sólo son válidos los números, de la forma ddmmaa (o ddmmaaaa si eligió capturar 4 dígitos), y todos los dígitos son obligatorios. ddmmaaaa significa día-mes-año ejemplo: 31032000 Es 31 de Marzo del 2000. DESCRIPCIÓN: Son válidos cualquier letra, número o carácter especial (como @, #, _, _, etc.) del teclado de la computadora. CANTIDAD: Son válidos sólo los números, y opcionalmente puede ir un signo negativo al inicio y un punto decimal.

A #

Otros Empresas Colores Utilerías

NÚMERO: Son válidos sólo los números enteros, es decir sin decimales. ESPECIALES: Se presentan a manera de menú, donde sólo existe cierto número específico de valores u opciones. En muchos de los datos de captura es posible omitir captar los datos únicamente . En este caso se asume la respuesta por omisión. tecleando

El estado de espera

Este estado se presenta en algunos casos después de haber realizado una acción, o bien para pedir confirmación de algún dato o acción a realizar, el sistema se pone en estado de Espera, hasta que se oprima alguna tecla o grupo de teclas para poder continuar.

El estado de proceso

Un estado de proceso es aquel en el que el sistema se encuentra cuando se le ha indicado realizar alguna acción específica. En este caso se debe esperar a que CONTPAQ termine el proceso y se encuentre en alguno de los tres estados anteriores. El sistema indicará el grado de avance del proceso en pantalla. En la mayoría de los procesos no es posible interrumpir, puesto que podría dañar alguna información. Sólo en impresión de reportes y otros muy particulares es posible interrumpir con alguna tecla señalada por el sistema.

Revisión de los menús de Contpaq

En esta sección se da una visión general de los menús de CONTPAQ, la barra del menú principal incluye siete comandos:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 2:31p │ │ Menú principal │ │ Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir │ │════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╡ │ │

A continuación se explicará la función de cada uno de los comandos de este menú.

Pólizas

┌────────── Pólizas ──────────────┐ │Pólizas ABCD │ │Aplicación de pólizas sin afecta │ │Definición de prepólizas ABCD │ │Traspaso de auxiliares │ │Cargar pólizas externas │ │Bajar pólizas a archivo externo │ └─────────────────────────────────┘

En el se realiza todo lo relacionado con pólizas, este menú contiene los siguiente comandos: Pólizas ABCDE Altas, Bajas, Cambios, Despliegues y Extras de pólizas. Aplicación de pólizas sin afectar Afectación de saldos de cuentas de pólizas de clase sin afectar.

Definición de prepólizas Definición de pólizas predefinidas para capturas rápidas o repetitivas. Traspaso de auxiliares Traspaso masivo o selectivo de movimientos entre cuentas en forma ágil. Cargar pólizas externas Cargar pólizas al sistema provenientes de un archivo externo en formato texto. Bajar pólizas a archivo externo Grabar en archivo externo en formato ASCII, una copia de las pólizas del sistema.

Reportes

Dentro de este menú además de poder accesar los reportes que el sistema ofrece, es posible hacer uso de otras herramientas como lo son el REPORTEADOR, la Hoja financiera y el Graficador.

Estados Financieros Impresión de estados financieros (como Balance, Edo. Resultados, Balanza, ...) Reportes Auxiliares Impresión de otros reportes, como anexos, diarios de movimientos, ... Instalados del Reporteador Reportes definidos en reporteador y que han sido instalados en el sistema. Hoja Financiera Ejecución de la hoja electrónica de cálculo para reportes financieros. Reporteador Ejecución del reporteador para diseño de reportes a la medida. Graficador Ejecución del graficador del sistema para generar sus propias gráficas. Reportes fiscales Proporciona acceso al menú de reportes del módulo fiscal Reportes del régimen Proporciona acceso al menú de reportes del régimen simplificado y de Pequeños contribuyentes.

Catálogo

┌────────────Catàlogo─────────────────┐ │Catàlogo de cuentas ABCDE │ │Grupos estadísticos ABCD │ │Presupuestos ABCD │ │Activos fijos ABCD │ │Cargar catàlogo externo │ │Bajar catàlogo a archivo externo │ │Cargar presupuestos externos │ │Bajar presupuestos a archivo externo │ │Cargar activos fijos externos │ │Bajar activos fijos a archivo externo│ └─────────────────────────────────────┘

Catálogo de cuentas ABCDE Altas, bajas, cambios, despliegues y opciones extras del catálogo de cuentas. Grupos estadísticos ABCD Altas, bajas, cambios y despliegues de grupos estadísticos de cuentas. Presupuestos ABCD Altas, bajas, cambios y despliegues de presupuestos a cuentas. Activos Fijos ABCD Altas, bajas, cambios y despliegues de datos de depreciación para activos fijos. Cargar catálogo externo Cargar parcial o totalmente un catálogo proveniente de un archivo externo Bajar catálogo a archivo externo Grabar en un archivo externo, una copia parcial o total del catálogo de cuentas. Cargar presupuestos externos Cargar presupuestos de cuentas provenientes de un archivo en formato texto. Bajar presupuestos a archivo externo Grabar en un archivo en formato texto, una copia de los presupuestos de cuentas. Cargar activos fijos de archivo externo Cargar activos fijos al sistema de un archivo texto. Bajar activos fijos a archivo externo Grabar en archivo externo en formato ASCII, una copia de los activos fijos del sistema.

Cierre

┌────────── Cierre ─────────────────┐ │Cierre de períodos y ejercicio │ │Generar póliza de cierre de ejercicio│ │Generar pólizas de depreciación │ │Consolidación de compa±ías │ │Eliminación de períodos anteriores │ └─────────────────────────────────────┘

Cierre de períodos y ejercicio Ejecutar el cierre de un período contable. Generar póliza de cierre de ejercicio Crear la póliza anual con la cancelación de las cuentas de resultados. Generar póliza de depreciación Crear en forma automática, las pólizas de depreciación del período. Consolidación de compañías Ejecutar el proceso de consolidación de saldos o creación del catálogo. Eliminación de períodos anteriores Eliminar historia que ya no sea útil.

Instalación

┌───────Instalación─────────────┐ │Tablas del sistema ABCD │ │Redefinición del sistema │ │Expansión/Reducción de archivos│ │Saldos cero a la base de datos │ └───────────────────────────────┘

Tablas del sistema ABCD Mantenimiento a las tablas que el sistema utiliza para distintos fines. Redefinición del sistema Modificación a los parámetros que rigen el funcionamiento del sistema en general. Expansión/Reducción de archivos Expansión o reducción de la capacidad de información de los archivos del sistema Saldos cero a la base de datos Poner las cuentas con saldo en cero y reformateo de archivos para reiniciación.

Otros

Empresas Menú de empresas y respaldos de información. Registro Ventana para registrar el sistema ante Computación en Acción Colores Modificar los colores actuales del sistema. Utilerías Menú de utilerías. Acerca de CONTPAQ Muestra información del producto (Versión)

Mapa de navegación

POLIZAS - POLIZAS ABCD - APLICACION DE POLIZAS SIN AFECTAR - DEFINICION DE PREPOLIZAS ABCD - TRASPASO DE AUXILIARES - CARGAR POLIZAS EXTERNAS - BAJAR POLIZAS A ARCHIVO EXTERNO REPORTES - REPORTES DEL CATALOGO - HOJA FINANCIERA - REPORTEADOR - GRAFICADOR - REPORTES FISCALES - REPORTES DEL RÉGIMEN CATALOGO - CATALOGO DE CUENTAS ABCDE - GRUPOS ESTADISTICOS ABCD - PRESUPUESTOS ABCD - ACTIVOS FIJOS ABCD - CARGAR CATALOGO EXTERNO - BAJAR CATALOGO A ARCHIVO EXTERNO - CARGAR PRESUPUESTOS EXTERNOS - BAJAR PRESUPUESTOS A ARCHIVO EXTERNO - CARGAR ACTIVOS FIJOS A ARCHIVO EXT. - BAJAR ACTIVOS FIJOS A ARCHIVO EXT.

- SELECCIONAR EMPRESA - RESPALDAR EMPRESA - RESTAURAR EMPRESA - INSTALAR EMPRESA - COPIAR EMPRESA - BORRAR EMPRESA

CIERRE - CIERRE DE PERIODOS Y EJERCICIOS - GENERAR POLIZA DE CIERRE DE EJERCICIO - GENERAR POLIZAS DE DEPRECIACION - CONSOLIDACION DE COMPAÑIAS - ELIMINACION DE PERIODOS ANTERIORES INSTALACION - TABLAS DEL SISTEMA ABCD - REDEFINICION DEL SISTEMA - ESPANSION / REDUCCION DE ARCHIVOS - SALDOS CERO A LA BASE DE DATOS OTROS - EMPRESAS - REGISTRO - COLORES - UTILERIAS - ACERCA DE CONTPAQ

Captura de datos

Para la captura de datos, sólo tiene que contestar cuidadosamente los datos que se piden por pantalla.

Antes de dar respuesta a uno de los campos, rectifique que la información sea la correcta.

Corrección de errores

Dentro de la captura de datos es posible que se cometan errores, si comete algún error, y aun se encuentra en la captura de alguno de los datos, y desea regresar a corregirlo, el procedimiento será el siguiente: 1 En el campo donde se encuentre actualmente tecleé , entonces el sistema entra a un estado de selección en donde el menú de opciones iniciará cada uno de los datos por captar.

Aunque esto no será siempre así, ya que en algunos casos al teclear el sistema se regresará al dato anterior automáticamente.

2

Seleccione el dato a corregir de la forma acostumbrada en el estado de selección, es decir, posicionándose en el dato y presione la tecla , o con la letra resaltada o Mayúscula. Proceda a captar nuevamente el dato de la manera normal. Posteriormente el sistema le llevará a los siguientes datos.

Este procedimiento de corrección es uniforme para todo el sistema cuando se trata de captura de datos, es importante que lo comprenda y memorice.

3

NOTA

Confirmación de los datos correctos

En la captura de datos, el sistema siempre le irá llevando de manera secuencial a cada uno de los datos. Al terminar de captar los datos, esperará una confirmación de datos correctos. Si Usted especifica que los datos no son correctos y que desea entrar en estado de corrección, podrá corregir alguno de los datos siguiendo el procedimiento que se menciona a continuación: 1 2 3 4 5 Seleccione la opción de Modificaciones, entonces el sistema irá a un estado de selección en donde el menú de opciones iniciará los datos. Seleccione el dato a corregir de la forma acostumbrada. Proceda a captar nuevamente el dato de la manera normal. Si desea cambiar algún otro dato repita los pasos 2 y 3. Para terminar las correcciones tecleé , lo que lo regresará nuevamente al menú de opciones.

Este procedimiento de corrección es uniforme para todo el sistema cuando se trata de aceptación de captura de datos, es importante que lo comprenda y memorice. Si desea cancelar el proceso de instalación elija la opción de Cancelar.

NOTA

Además de la confirmación de datos correctos, existen ocasiones en que se trata de opciones definitivas o delicadas, por lo que se pide una confirmación pidiendo teclear arroba "@". (@ generalmente se encuentra al teclear simultáneamente y 2), con lo que se reducen posibles errores. Reconocimiento de Marcas 1 2 3 Lantastic es una marca registrada por ARTISOFT. Netware Lite es una marca registrada por NOVELL Inc. Novell es una marca registrada por NOVELL Inc.

C

apítulo 2

Definiendo su catálogo

En este capítulo se explicarán conceptos importantes, como son el diseño del catálogo de cuentas, la forma más adecuada de agrupación de cuentas dentro de CONTPAQ, así como la manera de instalar un catálogo y el modo de operar un catálogo ya instalado. Esta es la actividad más importante puesto que define como se trabajará toda la información contable.

Diseño del catálogo de cuentas

El catálogo de cuentas y su estructura es la parte medular del sistema, ya que de éste se obtiene la gran mayoría de los reportes del sistema, por ello es de primordial importancia el hacer un buen diseño del mismo antes de iniciar el trabajo en la computadora. El diseño del catálogo de cuentas deberá iniciarse de lo general a lo particular, es decir comenzando por los conceptos de Activo, Pasivo, Capital, Resultados Acreedoras y Resultados Deudoras. Una vez identificadas estas cuentas el siguiente paso es dividirlas en el siguiente nivel de agrupamiento, por ejemplo dentro de Activo: Circulante, Fijo y Diferido. A su vez Circulante puede subdividirse en los rubros relativos que aparecerán en el Balance General como: Caja, Bancos, Cuentas por cobrar, Clientes, etc., siendo estas cuentas consideradas de Mayor o que sí aparecen en Estados Financieros. Enseguida se detallan las subcuentas de las cuentas de Mayor al nivel deseado, por ejemplo: se podrá dividir la cuenta de Clientes por Zonas o Tipos de Clientes o de acuerdo a su agrupamiento fiscal o directamente relacionar los Clientes.

El Catálogo de cuentas es como un Árbol invertido en el que el tronco es una cuenta TOTALIZADORA llevada internamente por el sistema que equivale a: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL Esta cuenta se mantiene balanceada en forma automática cada vez que se actualiza la información. Este nivel se ramifica a las cuentas globalizadoras de ACTIVO, PASIVO, CAPITAL, RESULTADOS ACREEDORAS y RESULTADOS DEUDORAS, ramificándose posteriormente hacia otro nivel y así sucesivamente. Ejemplo:

ACTIVO 000-100

CIRCULANTE 000-110 CAJA 101-000 BANCO 1 102-000 BANCOS 102-000 BANCO 2 102-200

FIJO 000-120 ETC.

DIFERIDO 000-130 ETC.

BANCO 3 102-300

CHEQUERA 1 102-101

CHEQUERA 2 102-102

CHEQUERA 3 102-103

Figura 2.1 En la figura 2.1 la cuenta de bancos se ha detallado hasta el nivel de chequera, ya que en el ejemplo se asume que es importante conocer a detalle el movimiento por chequera, para un control en conciliaciones, etc. Se muestran estos niveles iniciales del catálogo tanto en forma de árbol invertido como de llaves, para mayor claridad.

Es importante, en el diseño del catálogo de cuentas, balancear el nivel de desglose o detalle con la necesidad de información.

CAJA 101-000 BANCOS 102-000 CIRCULANTE 000-110

<

FIJO 000-120 ACTIVO 000-100

CxC 103-000 . . . etc.

<

DIFERIDO 000-130

nivel 1

nivel 2

nivel 3

Figura 2.2

Se recomienda detallar el catálogo hasta el detalle necesario en el momento de instalar o que se espera necesitar. Mientras más a detalle se desglose el catálogo de cuentas, mayor será el número de niveles, por lo tanto, la afectación de saldos de las cuentas será menos rápida. Y viceversa, mientras menos detalle se tenga para el catálogo de cuentas, menor será el número de niveles, y por lo tanto, la afectación de saldos de las cuentas será más ágil.

Se recomienda balancear el catálogo de cuentas, cuidando el número de niveles, esto no quiere decir limitar los niveles al mínimo indispensable, ya que la información que se obtenga sería muy pobre. De igual manera se debe proceder con las demás cuentas, tanto de Activo como Pasivo y Capital. En Resultados se recomienda dividir en dos grupos: Resultados Acreedoras Resultados Deudoras

NOTA

Esta división se hace para obtener un Estado de Resultados de mejor presentación.

En la parte inferior de las figuras anteriores puede observarse la numeración de los niveles. Cada vez que se desglosa una cuenta en subcuentas se logra un nivel más en el catálogo de cuentas. El sistema cuenta con 999 niveles y millones de registros para cuentas, así que no se debe de preocupar por los niveles que se requieran.

Número de cuenta

Cada cuenta debe de tener un número único con el que se identifica, sea cuenta de ACTIVO, CIRCULANTE, CLIENTES, por lo que se recomienda que al momento de definir el catálogo de cuentas verifique no repetir números. Para el diseño del catálogo de cuentas es necesario que se tome en consideración el número que se dará a cada cuenta, partiendo de que cada cuenta puede tener un máximo de 14 dígitos (números), lo cuales pueden estar agrupados hasta en 9 segmentos. Los segmentos dentro de un número de cuenta se separan por "-". (Sí así se definió en la instalación, cada segmento representará un nivel en el catálogo de cuentas). Por ejemplo:

Número de dígitos Número de segmento s Estructura de la cuenta Como aparecería

8 9 14

3 4 6

323 1422 223322

XXX-XX-XXX X-XXXX-XX-XX XX-XX-XXX-XXX-XX-XX

A esta división del número de cuenta se le llama ESTRUCTURA DE LA CUENTA y se maneja igual en todo el catálogo a partir de la instalación de la contabilidad, es decir una vez dada la estructura de la cuenta, TODAS las cuentas que se capten deberán seguir dicho formato. Tradicionalmente en los catálogos de cuentas, se toma la convención de que cada segmento de la cuenta corresponde a un nivel en el catálogo de cuentas, así por ejemplo si la cuenta 104-00-000 es Clientes, se asume que la cuenta 104-01-000 es subcuenta de Clientes, y la cuenta 104-01-001 es subcuenta de la 104-01-000 y a su vez sub-subcuenta de la 104-00-000.

En CONTPAQ se puede optar por seguir la forma tradicional del catálogo en el que cada segmento es un nivel, definiendo la estructura de la cuenta de acuerdo a los niveles de su catálogo de cuentas, o manejar el número de cuentas de acuerdo a un formato previamente definido por cada usuario. El seguir la forma del catálogo tradicional para la numeración en el catálogo de cuentas puede causar algunos inconvenientes, entre ellos estar limitado a 9 niveles, puesto que el sistema sólo le permite 9 segmentos en el número de cuenta. Además los números de cuenta serán tan grandes como niveles tenga su catálogo de cuentas, lo que hará que sean mas difíciles de teclear y memorizar, a la vez que serán mas cansados a la vista.

Cada segmento es un nivel Cuentas de Mayor XXX-000-00-000-00 Subcuentas de Cuentas de Mayor XXX-XXX-00-000-00

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 2

Nivel 3

Nivel 3

Nivel 3

XXX-XXX-XX-000-00

Nivel 4

Nivel 4

XXX-XXX-XX-XXX-00

Nivel 5

Nivel 5

XXX-XXX-XX-XXX-XX

Figura 2.3 Existen dos alternativas a seguir en el caso de no proceder con la forma tradicional de numerar el catálogo de cuentas, estas son: Cada segmento NO es un nivel, lo que trae como beneficio poder definir números de cuenta más pequeños, sin restringir el disponer de todos los niveles que desee.

La diferencia contra el catálogo tradicional es que cuando se da de alta una cuenta, el sistema preguntará a que cuenta acumula. Así por ejemplo al dar de alta la cuenta de Circulante 000-110 debe especificar que acumula a la cuenta 000-100 (Activo), esto sólo en la captura del catálogo de cuentas (Alta de cuentas) y no en Pólizas, pues CONTPAQ memoriza a que cuenta se acumula. La otra alternativa a seguir, es una combinación de las anteriores: CADA SEGMENTO ES UN NIVEL A PARTIR DE LAS CUENTAS DE MAYOR, definiendo los números de cuenta hasta las de nivel de mayor y a partir de ese momento, cada segmento va a ser un nivel, esta manera de definir su número de cuenta se ejemplifica en la figura 2.4, (En el ejemplo la estructura de la cuenta sigue el formato: 333 XXXXXX-XXX)

ACTIVO 000-100-000

CIRCULANTE 000-110-000

BANCOS 102-000-000

CUENTA DE MAYOR

BANCEN 102-100-000

SERFIN 102-200-000

CHEQUERA1 102-200-100

CHEQUERA2 102-200-200

Figura 2.4

Recuerde que una vez definida la estructura de la cuenta, la estructura será la misma para todo el catálogo, pero es posible referirse a la utilería de modificación de la estructura de la cuenta para crecer por segmentos el número de cuenta.

NOTA

Cuentas de control

Existen cuentas que son de manejo especial y que utiliza el sistema para operar automáticamente, siendo éstas: La cuenta de RESULTADOS La cuenta de CUADRE La cuenta de FLUJO DE EFECTIVO

La cuenta de resultados

La cuenta de resultado que pide el sistema al ser instalado por primera vez es una cuenta que tiene como función guardar la utilidad o pérdida durante el ejercicio; esta cuenta no debe de ser modificada, no se debe de acumular o "colgar" a ninguna otra cuenta; excepto a una de título si se desea, la cual debe de ser del tipo CAPITAL ACREEDORA. En contabilidad al finalizar las operaciones de un mes, se debe adicionar en el balance la utilidad o pérdida acumulada del ejercicio al total de Capital, a fin de que éste cuadre. En el sistema la operación mencionada anteriormente se efectúa de manera automática gracias a la cuenta de resultados, por lo que no hay necesidad de hacer este traspaso de resultados a capital. La cuenta de resultados es una cuenta de control que durante el ejercicio guarda o conserva la utilidad o pérdida que se va acumulando y relaciona el Estado de Resultados con el Estado de posición financiera.

Cuentas internas del sistema ACTIVO PASIVO CAPITAL

Cuentas de activo del usuario

Cuentas de pasivo del usuario

Cuentas de capital del usuario Cuenta de Resultados

NOTA: A=P+C Incluye utilidad o perdida Utilidad = Ingresos-Egresos

Cuenta de Resultados Acreedoras

Cuenta de Resultados Deudoras

Figura 2.5

La cuenta de cuadre

POLIZAS ═══╦═══ ║ ║ El uso de esta cuenta es opcional (Véase redefinición del sistema, Capítulo 23) y será utilizada por el sistema como cuenta de cuadre, ya que en el proceso de captura de pólizas es común equivocarse en las cantidades o aplicaciones que se hacen a las diferentes cuentas. Esta cuenta de cuadre se utiliza para cuadrar momentáneamente la póliza pero de una manera controlada, ya no es posible realizar un cierre si esta cuenta tiene movimientos. El sistema no permite que existan pólizas descuadradas, por lo tanto al capturar una póliza que no esté cuadrada, se darán dos alternativas a seguir: Cancelar la póliza Generar un cargo o abono por la diferencia. Debe entenderse que la cuenta de cuadre no es una cuenta basurero, al contrario es una cuenta de control, puesto que el sistema no le permitirá seguir adelante con un cierre de mes si la cuenta de cuadre tiene saldo o movimientos, lo que le permitirá conocer los errores de aplicación o cantidades erróneas en las pólizas.

La cuenta de flujo de efectivo

El sistema puede ofrecerle un flujo de efectivo automático, para esto se debe de especificar en base a qué cuenta debe tomarse el flujo. Generalmente la cuenta de flujo es Bancos, si así se le especifica a CONTPAQ, éste tomará nota de cuál es la cuenta, de manera que la cuenta de bancos y todas las subcuentas o sub-sub-cuentas, etc. también serán consideradas como cuentas de flujo. Después, el sistema sabrá cuál es la cuenta de flujo, y cada vez que se capture un cargo o abono a alguna de estas cuentas, pedirá que especifique por qué concepto se está haciendo el movimiento, por ejemplo: Ingresos ventas, Ingresos cobranza, Egresos Sueldos, Egresos pago proveedor, etc.

De esta manera, cuando se pida el reporte de Flujo de Efectivo (Estados Financieros), se buscará primero el saldo inicial de bancos (o de algún banco si así lo desea), posteriormente tomará cada uno de los conceptos de