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Modelos Contables

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: Rebecca 25 mayo 2011

Palabras: 3735 | Páginas: 15

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os recursos de las empresas para lograr que su información fluya de una forma continua, y no solo para acelerar los procesos, si no para reducir los costos.

En tal sentido, la preparación continua del individuo marca cada vez mas la diferencia en cuanto a los resultados requeridos y los obtenidos dentro de las Organizaciones, en este caso especifico la Universidad Nacional Abierta (U.N.A) dentro de su currículo incluye la materia modelos contables que pretende brindar las herramientas necesarias para que el futuro profesional del área Contable sea capaz y cuente con las destrezas necesarias para adecuar los sistemas contables hacia la efectividad de la Empresa.

En función a lo antes expuesto dentro del perfil de la materia se solicita el estudio del sistema administrativo-contable de una Empresa, a manera de ejercicio practico para aprender y poner en uso los conocimientos adquiridos y fortalecer los ya existentes, con el objeto que el alumno de acuerdo a lo observado este en la capacidad de identificar debilidades y fortalezas de la empresa para posteriormente realizar sugerencias y/o planes de mejora contribuyendo así, con el desempeño del futuro profesional brindando la posibilidad que La Empresa acoja las sugerencias establecidas.

Para tales efectos, se eligió la Localidad de La Fría, Municipio García de Hevia, Estado Táchira, para seleccionar una Empresa que brindara las características idóneas para el estudio y análisis de esta materia , de allí que la Fabrica denominada INVERSIONES “ADN DEL JAEANS”, Empresa Manufacturera fuese la seleccionada, ella se encarga de la fabricación de pantalones para damas, caballeros y niños que llega la zona para el beneficio propio y el de las familias de los que de manera directa o indirecta se lucran con su participación laboral, contribuyendo así con el aporte económico de la tan importante zona en desarrollo y crecimiento comercial.

Con el análisis de la mencionada Empresa se pretende examinar los procesos administrativos-contables a fin de diagnosticar el desempeño que posee y realizar las sugerencias pertinentes en torno a una mejor aplicación basada en los principios generados dentro de los modelos contables, materializándose así la aplicación de los conocimientos adquiridos en dicha cátedra a un caso real de la economía.

De manera sintetizada pero muy precisa, se dará respuestas a los requerimientos en el objetivo Nº 1 de la materia “Modelos Contables” cod (636) de la especialidad de Contaduría Pública de la Universidad Nacional Abierta (UNA) donde se realizara el análisis del sistema administrativo-contable aplicado por la Empresa, cumpliendo así mismo con la descripción de la Empresa el funcionamiento de su sistema contable, sus fortalezas y debilidades seguidamente de las conclusiones y recomendaciones.

Durante el estudio de la empresa se observaron procesos meramente concernientes al área Administrativo-Contable puesto que es el tema central en cuestión, por tanto, se realizaron visitas periódicas a La Empresa y a La Oficina Contable encargada de llevarle La Contabilidad a la misma, a fin de recopilar la información necesaria para llevar a cabo el mencionado informe.

1. ANÁLISIS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO-CONTABLE

DE LA EMPRESA

1. Características de la empresa

a) Nombre: INVERSIONES “ADN DEL JEANS”

Ubicación Geográfica: Calle 2 con carrera 10 y 11, Nº 10-47, esquina del cementerio de la localidad de La Fría, Municipio García de Hevia Estado -Táchira, Venezuela

b) Clasificación de la empresa:

Según actividad que realiza: Por las actividades que desempeña es una Empresa Industrial, porque transforma la materia prima en producto terminado es de orden manufacturero específicamente la fabricación de pantalones para damas, caballeros y niños y todas aquellas actividades inherentes a los procesos de la línea en producción par su posterior comercialización.

Según Tamaño: Por su tamaño es una Empresa Pequeña; cuenta con pocos empleados y por las características del tipo de empresa los empleados son esporádicos de acuerdo a la carga laboral y a las temporadas de fabricación.

Según procedencia de capital: Es Privada; ya que los aportes para su constitución y funcionamiento provienen del aporte particular de la propietaria justificado con un capital de 25.000.000, 00 Bs.

Según su número de propietarios: Es una empresa de un único dueño es un Fondo de Comercio, es decir una Firma personal.

2. Funcionamiento del Proceso Administrativo-Contable

Objetivos del Sistema Contable: La Empresa cuenta con el servicio y la asesoría externa de una Lic. en Contaduría Pública, quien se encarga de llevar la parte del sistema contable, utilizando para ello un paquete contable denominado GALAC, cuyo objetivo es registrar toda la información relacionada con la actividad económica de la empresa, para de esta manera poder obtener información contable en una fecha o período determinado para que la propietaria pueda verificar el estado económico de su organización , lo cual le será de vital utilidad a la hora de tomar las decisiones financieras que sean necesarias, de acuerdo a los resultados arrojados por los informes contables permitiendo alcanzar sus objetivos con agilidad, practicidad y precisión en los resultados y las operaciones ejecutadas. En términos mas específicos los objetivos que se pretenden alcanzar son los siguientes:

1. Elaborar una herramienta contable que permita sistematizar toda la información financiera.

2. Generar información útil, oportuna y confiable, y mejorar la calidad en la toma de decisiones.

3. Apoyar a los administradores en la planeación, organización, y dirección de los negocios.

4. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

5. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para la comunidad.

6. Aplicar los conceptos contables y financieros en las operaciones a fin de alcanzar su eficiencia administrativa en busca de la sostenibilidad y consolidación de las empresas.

7. Cumplir con las regulaciones nacionales en materia contable y fiscal.

1.2.2 Integración del Sistema Administrativo-Contable y su funcionamiento: La empresa no cuenta con un sistema administrativo dentro de las Instalaciones de la Fabrica, por cuanto la parte contable no tiene conexión directa con el mismo, lo que impide la relación entre ambos sistemas por la ausencia del mismo, a pesar que el sistema contable GALAC es uno de los mas completos y actualizados del mercado, debido a sus características el sistema se haya íntimamente apegado con todos los procedimientos emanados por la ley en materia tributaria, controles parafiscales y todos aquellos enmarcados en las diferentes leyes que velan por el cumplimiento de los deberes de la Empresas.

Por tales razones la relación entre las partidas con el sistema administrativo no existe, limitándose entonces la misma debido a que es una Empresa que aun no ha implementado ningún tipo de control Administrativo pues no suministra de manera completa ni oportuna la información de sus activos, pasivos y capital, con sus respectivos gastos egresos, compras y ventas aunado a la carencia de un sistema de inventario real, apenas se están estableciendo los pasos formales para las inscripciones correspondientes al Instituto Nacional de Cooperación Educativa ( INCE), Instituto Venezolano del Seguros Social (IVSS), Ley de política Habitacional (LPH) y los controles inherentes al pago de los sueldos y salarios de los empleados inscripción al ministerio de trabajo .La Contadora prepara las declaraciones oportunas del (IVA), las declaraciones anuales de Impuestos sobre la Renta (ISLR) de acuerdo con lo establecido en la ley y saca los cálculos en materia laboral.

1.2.3 Tareas que se realizan en el Sistema Contable: Debido a lo citado anteriormente, donde se señala que no se llevan controles contables a la máxima expresión, ni administrativos, la empresa solo se limita a suministrar algunas facturas de compra , venta y relaciones de algunos ingresos y gastos para que la Contadora proceda a llevar los registros en los libros contables exigidos en el Código de Comercio Venezolano, solo se llevan esos registros a fin de que el sistema contable procese la información y arroje los reportes correspondientes, como son: Asientos Contables, Mayor analítico, Balance de Comprobación, Balance General y Estado de Ganancias y Pérdidas, Libros de Ventas, Libros de Compras y cualquier documento que sea requerido a nivel financiero.

1.2.4 Operaciones Financieras que realiza la empresa y su adecuación al sistema contable que utiliza: Es una Empresa dedicada a la Fabricación de pantalanes en Jeans para damas, caballeros y niños las operaciones financieras que realiza la empresa son la compra y venta (al mayor y detal), distribución y comercialización, de productos manufacturados, sus compras de materia prima y ventas de sus productos en la gran mayoría son efectuadas en efectivo y otras en cheques, con plazos de pagos para las ventas y compras a créditos de ilimitado tiempo sin control especifico. Para la ejecución de esas actividades, el servicio contable brindado de manera externa, cuenta con el sistema contable denominado (GALAC), que como se cito anteriormente es uno de los mas actualizados para garantizar información fidedigna y oportuna sobre los registros y los resultados a contabilizar las diferentes operaciones financieras de la empresa, obviamente basados en los datos que la empresa le suministra para el vaciado de la información manifestada en los Estados Financieros.

3. Fortalezas y Debilidades que presenta el sistema Contable.

1.3.1 Descripción del tipo de Código de Cuentas que utiliza la empresa, sus debilidades, fortalezas y aspectos que se pueden mejorar: Generalmente las Empresas con características que esta presenta, utilizan el método de codificación por Grupo, siendo este mismo el empleado en este caso, donde se dividen los Activos, Pasivos y Capital o Patrimonio, con sus respectivas subdivisiones, además los paquetes contables lo emplean porque facilitan la relación con los sistemas administrativos donde se pueden enlazar las informaciones de manera inmediata, haciendo que los procesos sean mas rápidos y permitiendo a su vez una facilidad de expansión , son flexibles a medida que crecen las cuentas se pueden ir incorporando nuevas cuentas de una manera sencilla. El sistema de codificación es ventajoso para esta empresa, aunque momentáneamente se presente una pequeña desventaja por no existe un sistema administrativo para maximizar su utilidad. En todo caso se trata de la ausencia de información administrativa que impide sacar el máximo de provecho del sistema contable. El sistema elegido cumple con los requerimientos de procesamiento de información y a su vez cuenta con la previsión que serán procesados a través del computador, pretende como objetivo la unificación de la aplicación de los métodos de codificación con la teoría contable, lo cual se logra mediante una adecuada clasificación de las operaciones reflejadas en lo que representa la columna vertebral del sistema contable como es este código de cuenta. El código elegido cuenta con características de:

✓ flexibilidad puesto que se puede adicionar cualquier otra cuenta de ser necesario.

✓ Es conciso ya que solo permite la adición de de partidas necesarias,

✓ Es significativo porque cada numero que integra al código posee una descripción especifica a la cuenta que representa,

✓ Es preciso ya que este código es exacto y de uso único por partida no admite repetición,

✓ Posee característica de operabilidad por cuanto permite que sean manejados fácilmente por un sistema mecanizado de cómputo.

1.3.2 Descripción de los tipos de formularios, debilidades y fortalezas y aspectos que se pueden mejorar: Solo se lleva como único formulario las facturas, utilizando talonarios manuales que cuentan con todos los requisitos exigidos por las normativas exigidas por el SENIAT, facturas tipografiadas por número correlativo, la cual e ajusta a lo establecido en las leyes vigentes, muestra: identificación de la empresa (Denominación, RIF ), tipo de contribuyente, domicilio, número correlativo, datos del cliente ( nombre o razón social, cédula de identidad o RIF, dirección o domicilio fiscal, teléfono), tipo de venta (contado – crédito), código del producto, monto en unidades monetarias (Bs.F), (sub -total)venta, Impuesto al Valor Agregado (IVA-9%) y total de la factura.

En función a que solo llevan como único formulario la facturación, esto refleja una seria debilidad y carencia de orden y control de los procesos administrativos por ende afecta la actividad contable como se ha expuesto en párrafos anteriores.

1.3.3 Descripción de los libros que se utilizan y las funciones que realiza cada uno de ellos: La Empresa apegándose a la normativa prevista en el art.32 del Código de Comercio Venezolano y de la normativa exigida por el SENIAT, lleva los siguientes libros contables.

Libro Diario: El Libro Diario recoge por orden cronológico todas las operaciones que se van produciendo en la empresa. En este libro se registran de forma totalmente cronológica, todas las operaciones referentes al negocio. El registro de los movimientos se resume de tal forma que haga hace practico el uso de las hojas, aquí se reflejan las operaciones que estén soportadas por los documentos que revelen o evidencien la operación susceptible de registro. Contiene los aspectos como año, mes, día, código de cuenta, nombre de la cuenta, nombre de la cuenta, numero del asiento, descripción del asiento, referencia al libro mayor, columna de subtotales, total debe, total haber, filiación, y titulo.

Libro Mayor Está dedicado a recoger todos los apuntes que afectan a una cuenta concreta: El Libro Mayor recoge en hojas todos los movimientos que se registran en el Libro Diario. Con sus correspondiente correlatividad que conecte la relación entre el libro diario y el mayor.

Libro de Inventario: Refleja los inventarios al inicio y al final del ejercicio o periodo económico de la empresa, la situación financiera: balance general a una fecha determinada y el resultado de operaciones: estado de ganancias y perdidas para un periodo. Como en este caso no se llevan los libros manuales sino computarizados se conoced con el nombre “posteo de comprobantes”, “contabilización” “actualización de comprobantes” o “centralización de comprobantes”

Libro de Compras: Reflejan todas las compras realizadas durante el periodo a fin de establecer posteriormente las relaciones de gastos y costos.

Libro de Ventas: Refleja todas las ventas efectuadas durante los periodos establecidos, basados en los respectivos respaldos que deben soportar lo escrito, este libro suministra información de los ingresos.

Se puede decir que los libros mencionados, se hayan dentro de los parámetros exigidos por la ley, puesto que cuentan con su correspondiente identificación en su portada con el nombre de a empresa, RIF y NIT, identificación del Libro y sello húmedo en la parte superior derecha del Servicio Nacional Integrado de Administración Tributaria (SENIAT). Así mismo reposan permanentemente en el domicilio fiscal de la empresa, esto en cuanto a los libros de compra y venta, porque los otros se llevan de manera computarizada siguiendo los parámetros establecidos por la Ley para estos casos, además como se menciono anteriormente el paquete contable GALAC esta sujeto a todas esas normativas.

1.3.4 Descripción de cómo están presentados los Estados Financieros de la empresa y la información que revela cada uno de ellos. Los Estados Financieros se encuentran apegados a los principios de contabilidad generalmente aceptados Los Estados financieros se describen, de la siguiente manera:

Balance General: Es el estado financiero que muestra la posición o situación financiera para un determinado momento es la radiografía de la situación financiera de la empresa debe comprobársela ecuación patrimonial A= P+C Se presenta en forma vertical con cuatro columnas primero se listan los pasivos y el capital contable, que representan las obligaciones de la empresa con terceros y con su propietaria, es decir la que posee la empresa se denomina también estado de posición financiera o estado de situación financiera.

Estado de Ganancias y Pérdidas: Denominado también Estado de Resultados, es el estado financiero, que muestra los resultados de operaciones para un determinado periodo., reflejando cuanto se vendió (ingresos), cuanto costó lo que se vendió (egresos), su diferencia para determinar la utilidad monetaria (si es positiva) o pérdida si es negativa, en este caso se presenta de manera vertical con cuatro columnas que permiten visualizar claramente todas las partidas y sus comportamiento.

La interpretación de los datos obtenidos, mediante el análisis financiero, permite a la gerencia medir el progreso comparando los resultados alcanzados con las operaciones planeadas y los controles aplicados, además informa sobre la capacidad de endeudamiento, su rentabilidad y su fortaleza o debilidad financiera, esto facilita el análisis de la situación económica de la empresa para la toma de decisiones.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Durante el análisis de la Empresa en estudio INVERSIONES “ADN DEL JEANS” se pudo observar una serie de aspectos dignos de considerar a la hora de determinar el estado y condición en términos Administrativos y Contables en la cual se encuentra la misma, para tales efectos se ensuciaran las correspondientes conclusiones y recomendaciones al respecto.

Conclusiones:

1.- Se observo que se lleva un sistema contable básico llevado a cabo a través de un paquete contable llamado (GALAC) empleado para las actividades financieras, brindado a través de un servicio externo.

2.-No existe un sistema administrativo que se conecte de manera oportuna con el sistema contable, evidenciando desorganización en el área y falta de control en la misma.

3.-El sistema contable existente se hay subutilizado por no contar con la información necesaria y por la ausencia de un sistema administrativo que permita un enlace entre ambos.

4.-Las operaciones realizadas en la Empresa se basan meramente en la fabricación de los pantalones de Jeans, y su comercialización sin determinar con precisión los procesos administrativos que permitan ver con exactitud márgenes reales de utilidad, gastos e inversiones entre otras.

6.-Posee las cuentas clasificadas de acuerdo al grupo a que pertenecen, es decir, se utiliza la clasificación por Grupo, la cual facilita la expansión de las mismas.

7.-Solo se cuenta con un formulario la factura, los demás requeridos en las diferentes áreas de la empresa no existen, lo cual genera retrasos y desorden durante las actividades administrativas y por ende contables.

8.-Se llevan los libros exigidos por el código de comercio y por el seniat, lo que garantiza estar dentro de lo establecido en la Ley.

9.-Los estados financieros están ajustados a los principios contables legalmente establecidos adaptándose a las normas exigidas permitiendo claridad, precisión, formalismo y objetividad.

Recomendaciones:

1.-Se recomienda el máximo aprovechamiento de un sistema contable para lo cual se requiere de la implementación de un sistema administrativo para llevar las operaciones organizar y facilitar las actividades inherentes a la empresa, tecnificándolas y haciéndolas mas practicas, a la vez permitirá un enlace con el sistema contable.

2.-Establecer un sistema de codificación adecuado a la producción para implementar seguidamente un buen sistema de inventarios de materia prima, producto en proceso y producto terminado, lo que permitirá observar con mayor exactitud sus estados financieros.

3.-Realizar las correspondientes inscripciones a los organismos parafiscales como el INCE, IVSS, CONAVI entre otros, a fin de cumplir con las exigencias de la ley y otorgar las garantías y protección tanto al propietario como a los empleados.

4.-Se requiere de un gran número de formularios que contribuyan con la organización administrativa de la empresa, tales como Los más utilizados son:

- Orden de Compras

- Recibos de Pagos

- Formularios para la elaboración de nominas

- Comprobantes de egresos.

- Presupuestos y/o cotizaciones.

- Orden de pedido.

BIBLIOGRAFÍA

CATACORA C., F. (1997). Sistemas y Procedimientos Contables.

Mc. Graw-Hill Interamericana de Venezuela, S.A.

Codigo de Comercio, Gaseta nº pag año

HARIED, Leroy: Contabilidad Financiera, Año 1985, Edición Original, Editorial Océano, Barcelona España.

Universidad Nacional Abierta (1983) Fundamentos de Contabilidad

Caracas Venezuela

Universidad Nacional Abierta (1983) Modelos Contables. Caracas

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www.seniat.com/ve

www.eumed.net

www.google.com.ve

Información suministrada por la empresa INVERSIONES “ADN DEL JEANS”

Información suministrada por la Lic. Yaneth Nieto.