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Organizacion Y Metodo

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: Ensa05 30 marzo 2011

Palabras: 1970 | Páginas: 8

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emente y cuando tiene un papel directivo, debe trazar la forma de la organización y crear los instrumentos apropiados o métodos para llevar a cabo la función.

TECNICAS DE IMPLANTACION DE SISTEMA

Selección del equipo e implantación del sistema

Introducción

Con la terminación de las dos primeras etapas del estudio de factibilidad, o sea el análisis de sistemas y el diseño de sistemas, el comité del estudio de factibilidad esta listo para llevar a cabo la última etapa principal del estudio de factibilidad, la cual consiste en la selección del equipo de procesamiento de datos la selección final del equipo mas adecuado con toda probabilidad requerirá que se hagan algunas modificaciones a los sistemas. En efecto el informe de la investigación exploratoria dirigido a la alta gerencia puede tener que ser modificado durante esta etapa.

Es posible que estas modificaciones sean importantes pero comúnmente no los son. Esta es la razón para incluir la selección del equipo dentro del esquema de trabajo del estudio de factibilidad o no factibilidad de la aplicación de un nuevo equipo de procesamiento de datos no se establece completamente si no hasta que se coloca las ordenes con los fabricantes respectivos.

Además se examinan los factores significativos que intervienen en la selección del equipo de procesamiento de datos así como datos importantes para la implantación del sistema la revisión periódica del nuevo sistema en busca de posibles mejoras.

Criterios Para Selección Del Equipo

Para una conclusión exitosa del estudio el criterio de selección del equipo que adopte el comité de estudio de factibilidad es importante si bien se emplea dos métodos básicos en las selección del equipo solo uno de ellos se recomienda.

Criterio recomendado

El criterio recomendado consiste en presentar a cada uno de los proveedores fabricantes diagramas de flujo y tablas de decisión en donde se delineen las especificaciones del nuevos sistema. Esta información incluye: Información general acerca de la compañía, sus planes futuros de procesamiento, y una lista de las especificaciones de los nuevos sistemas. Las particularidades que se refieren a estas especificaciones serán cubiertas en las secciones subsecuentes.

Criterio alterno

El segundo criterio es ilógico desde sus fundamentos puesto que pasa por alto, los datos compilados por el estudio de factibilidad a la fecha y le solicita a los proveedores fabricantes del equipo que hagan una investigación propia, en pocas palabras, los proveedores fabricantes llevan a la compañía su propio personal de sistemas para estudiar el sistema actual y diseñan un nuevo sistema ajustado o su propio equipo. Sobre esta base se determina el tiempo de las operaciones y los ahorros de costos.

El problema del tiempo es otro factor importante ya que cada proveedor fabricante debe de conducir una larga revisión de sistemas. Por ejemplo supóngase que hay cinco proveedores compitiendo y que cada uno se toma un mes revisando el sistema actual. Esto significa casi medio año de tiempo perdido mas las interrupciones continua en las operaciones corrientes.

Debido a la capacidad del proveedor de reunir todos los hechos pertinentes en el tiempo asignado sus recomendaciones son deficientes y muchas veces se sugieren sistemas imprácticos por lo tanto, es obvio que este segundo criterio debe de ser descartado en definitivo.

Selección Del Equipo

La selección del equipo la realiza el grupo de estudio al terminar el diseño de sistemas. Sus etapas básicas incluyen:

1. Determinar quienes serán los proveedores fabricantes del equipo.

2. Convocar a concurso a los proveedores fabricantes del equipo.

3. Evaluar las propuestas de los proveedores fabricantes.

4. Seleccionar al proveedor fabricante del equipo.

Determinación De Los Proveedores Fabricantes Del Equipo

Antes de presentar los datos necesarios del equipo, se entra en contacto con su representantes y se le invita a una reunión de orientación acerca del sistema propuesto; durante el curso de la reunión se les instruye acerca de las áreas a ser convertidas al del nuevo sistema; acerca de los problemas generales que encontraran de los volúmenes aproximados (presentes y futuros) y de otros datos importantes.

Hecho esto, cada fabricante indicará por escrito si desea o no recibir una invitación a concurso. La razón para este enfoque es obvia. No hay necesidades de preparar un paquete de especificaciones, diagramas de flujo, tablas de decisión, y material similar si el proveedor no tiene interés en concursar con respecto al nuevo sistema diseñado.

La mayoría de las organización que están llevando a cabo un proyecto de sistemas de procesamiento de datos, han considerado algún tipo de equipo basándose en el informe de la investigación exploratoria.

Convocatoria A Concurso Para Los Proveedores Fabricantes

Ya que los proveedores, fabricantes del equipo han enviado carta manifestando su interés la compañía hace una convocatoria a concurso y la dirige a los proveedores interesados.

Gran parte del material necesario para hacer la convocatoria a concurso se toma directamente de los datos contenidos en el informe de investigación exploratoria y de los desarrollados durante el diseño de sistemas. El contenido de la convocatoria incluye las siguientes áreas:

* Información general acerca de la compañía.

* Planes futuros para el procesamiento de datos.

* Especificaciones del nuevo sistema.

* Diagramas de flujo del nuevo sistema.

* Datos a ser adelantados por cada proveedor fabricante.

Evaluación De Propuestas De Los Fabricantes Proveedores

Es necesario darles a los proveedores fabricantes un tiempo razonable para que preparen sus propuestas, en la mayoría de los casos lo adecuado seria 60 días aproximadamente aunque en los sistemas grandes y avanzados tal vez sean necesarios algunos meses mas.

PLANIFICACIÓN DEL ESTUDIO:

Ningún esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una cuidadosa planificación y preparación previa del curso de acción que habrá de seguirse para alcanzar su propósito.

El primer paso dentro de la planificación del Estudio de Organización y Métodos es definir la naturaleza del problema y detectar las principales fallas a resolver, para luego determinar con claridad el objetivo del estudio y con ello evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo.

Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a cabo una investigación preliminar o reconocimiento para determinar la situación actual y visualizar los estudios que se deben realizar, la complejidad de la investigación, las técnicas más apropiadas para realizarlo y los posibles costos de las propuestas de solución.

El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a estudiar, puede dar una idea de la magnitud del problema, detectar los inconvenientes que pueden surgir durante el estudio proporcionando nuevos elementos de juicio a considerar y como consecuencia de ello provocar una reformulación del estudio en términos más objetivos.

En términos generales los objetivos de la investigación preliminar son:

- Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de aplicación y la identificación del problema que requiere atención prioritaria.

- Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión del problema.

- Establecer el tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se requerirán para resolver el problema.

- Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que serán necesarios para resolver el problema, así como las técnicas administrativas

Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el objetivo del estudio y practicada la investigación preliminar debe formularse el plan y los programas de trabajo para llevarlo a cabo, examinando las diferentes opciones para efectuar la investigación definitiva y fijar las normativas y condiciones generales que regirán su desarrollo.

Esta última etapa de la Planificación del estudio debe presentarse en un informe que indique la apreciación del problema y el plan de trabajo que se utilizará para resolverlo, especificando con claridad que es lo que se va a realizar y por qué, en donde, cómo, cuándo y quienes lo harán, así como las acciones, los recursos, el tiempo y el costo de su elaboración e implementación.

Este documento debe contener una explicación clara y concisa de las áreas de investigación que cubrirá (sistemas, procesos, funciones, puestos, etc.) y de los hechos, datos e informes que sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones sólidas y efectivas, a través de la descripción de los siguientes contenidos:

- Antecedentes y justificación del estudio

- Propósito y objetivos del estudio y los resultados que se esperan obtener

- Alcance y limitaciones del estudio

- Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo

- Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada acción o fase del estudio

- El cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o terminación de cada acción o fase del estudio

- Las estrategias y tácticas administrativas que se adoptarán para conducir la investigación

- La delimitación de responsabilidades para cada una de las fases del estudio

- Los programas auxiliares de información y orientación acerca de la naturaleza y propósitos del plan

El plan de trabajo debe someterse a la consideración de las autoridades del área objeto de estudio y a la aprobación de la alta gerencia, quienes determinarán el costo-beneficio del proyecto, así como las implicaciones que pueden darse dentro de la empresa si se realiza.

CONCLUSIÓN

Para concluir podemos decir que un sistema de Organización y Métodos es vital para cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el que se localice, ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organización.

Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera más rápida, eficaz y consolidadora; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa.

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.

Organización y Métodos, es el área de la Organización que se ocupa de analizar los Problemas Estructurales y los Procedimientos de la Empresa a fin de optimizar su infraestructura para el logro de los objetivos preestablecidos.