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Tipos De Escritos Administrativos

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Categoría: Temas Variados

Enviado por: klimbo3445 29 abril 2011

Palabras: 2167 | Páginas: 9

...

carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.

• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.

El cierre

El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.

En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.

En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.

Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.

Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.

Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.

Ejemplo:

Santiago, 14 de junio de 2003

Manuel Montt 367

A la atención del Sr. H. Riveros

SANTIAGO DE CHILE

Asunto: Invitación a charla

Distinguido Cliente:

Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizará el día 21 de junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditórium, que brindará el reconocido autor de varios libros sobre managment, el señor Tom Peters.

La charla consistirá en los siguientes tópicos: "el saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más productividad".

Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia.

Firma

Saludo a Ud. Atentamente

Pamela A. Ritchie

Gerente General

DIRECTIVA

Es un documento técnico-normativo que orienta las acciones de los servidores de la administración pública en el cumplimiento de sus funciones o en la ejecución de tareas encomendadas.

Generalmente la directiva complementa o precisa, en forma minuciosa, disposiciones contenidas en un reglamento o una resolución.

Usos

Este documento tiene uso diversificado; podemos citar algunos casos en que se usa la directiva.

* Para establecer como llevar a cabo las actividades o reuniones en una institución.

* Para precisar métodos o formas de realizar un tramite documentario

* Normar reglamentos de asistencia, permisos, licencias del personal.

* Dar disposiciones para el cuidado de los enseres de un dependencia

* Informar sobre el horario del refrigerio, etc.

La directiva, es un medio de comunicación muy importante, su uso y aplicación hará que una institución marche ordenadamente y logre el éxito deseado con el prestigio y la confianza de sus usuarios.

Área de Difusión:

El ámbito de difusión de la directiva puede ser a nivel nacional, regional o institucional, según la jerarquía del funcionario que la aprueba. Por ejemplo puede ser por un ministro, presidente regional o director de la USE.

Su área de difusión fija la misma directiva en la sección de su texto denominada "alcance".

La directiva enlaza a la autoridad con facultad para expedir disposiciones gubernamentales con el personal subordinado.

Partes de la Directiva

1. Año Académico

2. Numeración

3. Titulo

4. Finalidad

5. Objetivo

6. Base legal

7. Alcance

8. Disposiciones generales (procedimiento)

9. Disposiciones finales (especificas)

10. Lugar y fecha

11. Firma y cargo

12. Iniciales

3.6.2 EL MEMORANDO

Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc. Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes: el nombre de la persona a quien va dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el texto y la firma del remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.

Hay empresas que mandan a imprimir sus formatos de memorándum de acuerdo con sus necesidades, con un encabezamiento especial organizado generalmente de la siguiente forma:

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Xxxxxxxxxxxxxxx

MEMORÁNDUM

PARA:

DE:

FECHA

ASUNTO: |

Ejemplo:

Ritchie S.R.L.

Memorándum

Para: Jefe de RR. HH. Enrique González

De: G.G. Pamela Ritchie

Fecha: 15 de junio de 2003

Asunto: Escuchar a los empleados

El conocido gurú del managment, Tom Peters, enfatizó que una de las principales razones del bajo rendimiento del managment norteamericano es el hecho de que el manager no escucha a sus empleados.

Por lo tanto recomiendo a ud. escuchar todas las sugerencias y propuestas de nuestros empleados para un mejor funcionamiento de nuestra empresa.

Saludos a ud. Atentamente

Pamela Ritchie

Gerente General

3.6.3 EL INFORME

El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiere una cierta investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma.

Para redactar un documento de este tipo se puede responder al siguiente esquema de preguntas:

1. ¿Qué es lo que se investiga exactamente?

2. ¿Por qué?

3. ¿Según qué método?

4. ¿Cuáles son los resultados?

5. ¿Cuáles son las conclusiones?

De éstas resultan en una estructura básica fija para un informe de investigación:

1. Introducción (entre otras la delimitación del objeto de investigación)

2. Descripción del problema

3. Manera de trabajo

4. Resultados

5. Conclusión

Los informes, generalmente y sobre todo en las empresas, son confidenciales. Tienen carácter formal, objetivo y claro, para que el lector pueda comprenderlos, especialmente si son informes de tipo técnico.

Si también incluye anexos, éstos deben ir al final del informe, excepto cuando deben ilustrar lo que se está diciendo, como por ejemplo, una tabla de estadísticas.

Ejemplo:

Introducción:

En este informe se trata de comprobar que escuchar no es igual a oír, ya que el primero es un fenómeno biológico y el segundo pertenece al dominio del lenguaje, siendo un factor preponderante la interpretación.

Descripción del problema:

Si examinamos detenidamente la comunicación, nos daremos cuenta que ella descansa, principalmente, no en el hablar sino en el escuchar, éste es el factor fundamental del lenguaje. El hablar efectivo sólo se logra cuando es seguido de un escuchar efectivo. Por lo tanto, el escuchar es lo que dirige todo el proceso de la comunicación. Cuando escuchamos, generamos un mundo interpretativo, escuchar es oír más interpretar.

Manera de trabajo:

Oír es un fenómeno biológico, se le asocia a la capacidad de distinguir sonidos en nuestras interacciones con un medio (que puede ser otra persona). Oír es la capacidad biológica que poseen algunas especies vivas de ser gatilladas por perturbaciones ambientales en forma tal que generen el dominio sensorial llamado sonido.

Determinadas perturbaciones ambientales generan, en algunos organismos, lo que llamamos el fenómeno del oír. Los organismos que pertenecen a una misma especie comparten la misma estructura biológica son gatillados, normalmente, de una manera similar por una misma perturbación.

Escuchar es un fenómeno totalmente diferente. No hay escuchar si no hay involucrada una actividad interpretativa, aún cuando no haya sonidos. Por ejemplo, "escuchamos" los gestos, las posturas del cuerpo en la medida en que seamos capaces de atribuirles un sentido. También el cine mudo podemos escuchar cuando no hay sonidos.

Resultado:

El escuchar efectivo ha llegado a adquirir la máxima prioridad, desde nuestra vida personal hasta en los negocios, por ejemplo, Tom Peters enfatiza que una de las principales razones del bajo rendimiento del managment norteamericano es el hecho de que el administrador no escucha a sus empleados, ni a sus clientes, ni lo que está sucediendo en el mercado.

El acto de escuchar está basado en la apertura mental, en aceptar que los otros son diferentes de nosotros. El respeto mutuo es esencial para poder escuchar.

Conclusión:

El escuchar ha llegado a ser un asunto de vital importancia para asegurar no sólo la comunicación efectiva y el éxito personal, sino la convivencia misma.

3.6.4 EL CURRICULO VITAE

Con todos ellos nos referimos al conjunto de experiencias (laborales, educacionales, vivenciales) de una persona. Se aplica comúnmente en la búsqueda de empleo, siendo requisito indispensable su presentación para solicitar empleo en la mayoría de los puestos. "No se sabe con exactitud antecedentes de este".

Lo que se pretende conseguir, es que este destaque por encima de los demás, y que atraiga en un primer momento al profesional de la selección que te entreviste

Debe destacar tus puntos fuertes

Primer formato de currículo vitae

NOMBRE APELLIDOS

DIRECCIÓN:

TELÉFONO:

FECHA NACIMIENTO:

ESTADO CIVIL:

D.N.I:

CARNET DE CONDUCIR:

FORMACIÓN ACADÉMICA

“Master en ……………………………………….”

xxxxxxxxxxx – 2004/2005

TITULO: Ldo. o Diplomado Especialidad

Nombre de la Universidad Año

BECA ERASMUS

EXPERIENCIA PROFESIONAL

Duración

Empresa:

Actividad:

Puesto:

Funciones:

IDIOMAS

IDIOMA: Nivel:

INFORMÁTICA

Nivel:

FORMACIÓN COMPLEMENTARIA

CURSO: (Horas. Año)

CURSO: (Horas. Año)

OTROS DATOS DE INTERÉS

Segundo formato:

NOMBRE Y APELLIDOS

DOMICILIO Nº, PISO Y LETRA

C.P. CIUDAD

TLF./S. DE CONTACTO

FECHA NACIMIENTOS:

ESTADO CIVIL:

D.N.I.:

CARNET DE CONDUCIR:

FORMACIÓN ACADÉMICA |

“Master en …………………………………………….”

xxxxxxxxxxxxxxxxx – 2004/2005

Ldo. o Diplomado Especialidad

Nombre de la Universidad. Año

BECA ERASMUS

EXPERIENCIA PROFESIONAL |

Duración:

Empresa:

Actividad:

Puesto:

Funciones:

IDIOMAS |

Idioma: Nivel:

Idioma: Nivel:

FORMACIÓN COMPLEMENTARIA |

CURSO: (Horas. Año)

CURSO: (Horas. Año)

DATOS COMPLEMENTARIOS |

Dependiendo del modo de organización de la información, el curriculum vitae puede ser de tres tipos:

1. Cronológico: consiste en ordenar el currículum vítae del más antiguo al más reciente. No es recomendable cuando se ha cambiado de trabajo con frecuencia.

2. Inverso: permite destacar la experiencia laboral reciente. Recomendable si ésta tiene relación con el puesto de trabajo al que aspiramos.

3. Temático o Funcional: consiste en ordenar el currículum vítae por bloques temáticos. Recomendable cuando la experiencia es muy dispersa o cuando hay grandes espacios de tiempo en los que no se ha trabajado.

TRABAJO DE VICTOR

BIBLIOGRAFIA

Lengua y comunicación oral y escrita

8a. Edición 2005

Editorial Nuevo Siglo

Leopoldo Ayala

BIBLIOFRAFIA DEL 3.6

http://www.monografias.com/trabajos43/documentos-administrativos/documentos-administrativos.shtml#memor