Etapa De Instrumentación En La Auditoria Administrativa

Instrumentación

En esta etapa se deben seleccionar y aplicar técnicas que se estimen más convenientes para obtener la información, de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la determinación de los indicadores que se emplearán, el manejo de los papeles de trabajo (informes, hallazgos y evidencias), así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.

Recopilación de información

Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que posibilite su examen objetivo, de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación, ocasionando retrasos o la necesidad de recapturar información, reprogramar la auditoría o, en su caso, suspenderla.

Técnicas de recolección

Para recabar la información requerida de una manera ágil y ordenada, se puede emplear alguna de las siguientes técnicas o una combinación de ellas:

• Investigación documental

• Observación directa

• Acceso a redes de información

• Entrevistas

• Cuestionarios

• Cédulas

Investigación documental

Localización, selección y estudio de la documentación capaz de aportar elementos de juicio a la auditoría. Las fuentes documentales básicas a las que se puede acudir son:

Normativa

• Acta constitutiva

• Ley que ordena la creación de la organización

• Reglamento interno

• Reglamentación específica

• Leyes generales, orgánicas y federales relacionadas con el funcionamiento de la organización.

• Tratados y convenios

• Decretos y acuerdos

• Normas (nacionales e internacionales)

• Oficios circulares

Administrativa

• Organigramas

• Manuales administrativos

• Sistemas de información y certificación

• Cuadros de distribución del trabajo

• Estadísticas de trabajo

• Plantilla de personal

• Proyectos estratégicos

• Inventarios de mobiliario y equipo

• Redes para el análisis lógico de problemas

• Sociogramas

• Indicadores financieros y de gestión

• Estudios de mejoramiento

• Auditorías administrativas

Mercado

• Productos o servicios

• Áreas

• Población

• Ingresos

• Factores limitantes

• Comportamiento de la demanda

• Situación actual

• Características

• Situación futura (proyectada)

• Índices de precios

• Comportamiento de la oferta

Ubicación geográfica

• Localización

• Orden espacial interno

• Características del terreno

• Cercanía con el mercado (clientes y proveedores)

• Distancias y costo de trasporte

• Alternativas de conexión con unidades nuevas

• Justificación referida al tamaño y los procesos

Estudios financieros

• Recursos financieros para inversión

• Análisis y proyecciones financieras

• Programas de financiamiento

• Evaluación financiera

• Creación de valor

Situación económica

• Sistema económico

• Naturaleza y ritmo de desarrollo de la economía

• Aspectos sociales

• Variables demográficas

• Relaciones con el exterior

Comportamiento del consumidor

• Cultura

• Estratos sociales o nivel socioeconómico

• Grupos de referencia y convivencia (baby boomers, generación "X", o generación "Y")

• Familia

• Ciclo de vida del consumidor

• Factores de influencia (percepción, aprendizaje y motivación)

• Proceso de compra (necesidad sentida, actividad previa, decisión y sentimiento posterior)

Observación directa

Es posible que los auditores emplee este recurso que consiste en revisar el área física donde se desarrolla la labor de la organización para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante.

Acceso a redes de información

Permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados y organizaciones del sector o ramo, entre otras, por medio de redes informáticas internas o externas; lo cual a su vez facilita el intercambio electrónico y la interacción con el entorno.

Entrevista

Consiste en reunirse con una o varias personas para cuestionarlas de manera estructurada a fin de obtener información. Este medio es tal vez el más

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