ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO Objetivos tácticos

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

Objetivos tácticos.-

Son objetivos a nivel de áreas o departamentos, se establecen en función de los objetivos estratégicos. Se hacen generalmente para un periodo de uno a tres años. Cada objetivo táctico requiere de una serie de objetivos operacionales.

Metas o indicadores de medición.-

Las metas deben definir los grados relativos de importancia y las áreas en las cuales concentrar.

Generalmente las metas de la organización cumplen tres funciones principales:

1. Establecen el estado futuro deseado que la organización quiere alcanzar, por lo que constituyen principios generales que deben ser seguidos por los miembros de la organización.
2. Proporcionan una lógica a razón fundamental para la existencia de la organización.
3. Proporcionan un conjunto de estándares con los que se puede contrastar el rendimiento organizativo.

Las metas también se pueden clasificar de acuerdo a los niveles organizativos en tres clases así:

• Metas oficiales o misiones: son aquellas metas generales que hacen referencia al nivel más amplio general de la organización, por ejemplo introducción de nuevos productos, entrada a nuevos mercados.

• Metas operativas: que son afirmaciones más específicas donde viene definida la intención o finalidad tanto de la organización como de los distintos departamentos, divisiones o unidades, por ejemplo desarrollar productos concretos, identificar mercados específicos a acceder y emprender acciones para conseguir esta meta.

• Metas específicas e individuales: son las más concretas y exponen lo que deben hacer los individuos en la organización (documentos como las descripciones de trabajo son ejemplo de estas).

De acuerdo a la dimensión temporal de las metas, se clasifican en:

• Metas a corto plazo: son las metas que se establecen para ser alcanzadas en un periodo contable o en un año. Un ejemplo típico de esta meta es el aumento de las ventas del próximo año en un porcentaje x.

• Metas a largo plazo: son las metas que la empresa plantea para periodos superiores a un año o en varios periodos contables. Un ejemplo típico de este es el posicionamiento de marca, restructuración de la planta física, entre otros.

Procesos.-

Los procesos administrativos operativos en una empresa se refieren a los lineamientos operativos-administrativos que se seguirán con el objetivo de obtener los resultados que se ha propuesto alcanzar en un tiempo determinado. Estos se establecen mediantes controles internos y manuales de procedimiento sobre cómo deberán ser llevados los distintos proceso en la empresa, y cada cierto tiempo se van evaluando para determinar si los mismos han sido debidamente aplicados.

Establecer procesos es escoger cada área e ir haciendo un manual de cómo deben ser los procesos, esto es una herramienta de control, y que garantiza su ejecución el logro de que se desea esperar.

Procedimientos.-

Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa.

Los procedimientos son como el seccionamiento funcional de cada acto administrativo. La última división en la opinión de muchos, se da en los métodos. Pero los métodos son ya más bien de carácter técnico, y no siempre administrativos; en cambio, el procedimiento, formado por varios métodos que se articulan en una secuencia, sí puede ser administrativos. Tenemos el procedimiento para tomar decisiones, seleccionar personal, etc.

Es característica de los procedimientos que, en muchas ocasiones, pasan por distintos departamentos, que se hallan bajo distintas autoridades. Ello hace más necesario que se deban fijar con mayor precisión.

Reglas para fijar procedimientos:

1. Regla.- Los procedimientos deben fijarse por escrito, y, de preferencia, gráficamente. De esta manera, pueden ser mejor comprendidos, analizados, etc.

1. Regla.- Los procedimientos deben ser periódicamente revisados, a fin de evitar tanto la rutina (defecto) como la super especialización (exceso).

1. Regla.- Debe cuidarse siempre la duplicación innecesaria de los procedimientos.

Programa.-

Los programas son aquellos planes en los que no solamente se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de las partes.

Los programas pueden ser generales y particulares, según que se refieran a toda la empresa, o a un departamento en particular. Debe advertirse que los términos “general y particular” son relativos, así tan sólo los programas para toda la empresa son siempre generales, en tanto que los de producción serán particulares en relación con los de toda la empresa, pero serán generales respecto a los programas de mantenimiento, de troqueles, etc.

Los programas pueden ser también a corto y a largo plazo. Suelen considerarse a corto plazo los que se hacen para un mes hasta un año. Los que exceden de ese plazo se consideran de largo plazo. No deben confundirse los programas generales, con los de largo plazo, y los particulares con los de corto plazo.

Reglas para estructurar programas:

1. Regla.- Todo programa debe, ante todo, contar con la aprobación de la suprema autoridad administrativa para aplicarse, y con su completo apoyo para lograr su pleno éxito.

1. Regla.- Debe hacerse siempre “la venta” o convencimiento a los jefes de línea que habrán de aplicarlos. Es muy frecuente que quienes formulan un programa, una vez aprobado por la gerencia, no consideren que “deban” tratar de convencer de sus beneficios a los jefes de línea que los habrán de aplicar, sino que consideren solamente que pueden imponerlo. Esto producirá necesariamente resultados pobres, fricciones, bloqueos en su realización, etc.

1. Regla.- Debe estudiarse el momento más oportuno para iniciar la operación de un programa nuevo. Los presupuestos son una modalidad especial de los programas, cuya característica esencial consiste en la determinación cuantitativa de los elementos programados. Se llaman financieros si dichos elementos se estiman en unidades monetarias: costos, utilidades, pérdidas, etc., y no financieros: cantidades de producción, de ventas, de desperdicios, etc.

Actividad y tarea.-

Los programas se caracterizan por estar conformados por un conjunto de actividades (estrategias) sin las cuales un programa no tendría sentido. Asimismo, las actividades están conformadas por un grupo de tareas (tácticas o acciones) sin las cuales una actividad no tendría razón de ser.

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