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Enviado por jpaguilar • 17 de Octubre de 2014 • 402 Palabras (2 Páginas) • 352 Visitas
SECRETARIA
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
CARGO: SECRETARIA
Descripción del Cargo
Es responsable de ejecutar labores secretariales de la dependencia asignada.
Ubicación del cargo
El cargo se ubica en el área administrativa, atendiendo y coordinando sus actividades en la gerencia administrativa que corresponda.
Responsabilidades y Funciones.-
GESTIÓN ADMINISTRATIVA.
Preparar, tramitar, y controlar la documentación generada en el departamento, tal como facturas, ordenes de cheques, etc.
Confección de cartas, escritos, informes, contratos, acuerdos, actas, informes, facturas, y documentos en general.
Convocar a sesiones o reuniones.
Llevar el control de la agenda del gerente de área.
Mantener discreción sobre los asuntos confidenciales de la empresa.
Evacuar las consultas que estén a su alcance.
Preparar los informes que se le soliciten.
Actualizar los libros legales.
Llevar controles administrativos vía expedientes, archivos, catálogos, computador u otros similares.
Colaborar con otras funciones afines, de acuerdo al giro de la gerencia a la cual presta sus servicios.
GESTIÓN OPERATIVA.
Recibir, clasificar, tramitar y controlar la correspondencia y documentación diversa recibida, tanto interna como externa.
Atender el teléfono de acuerdo a las normas de cortesía establecidas y dar a todas las llamadas el debido curso
Recoger y canalizar los mensajes dirigidos al personal de la dependencia o enviados por este.
Verificar con el recibo correspondiente, el pago de agua, electricidad, teléfono, contratos y otros pagos menores.
Hacer semanalmente el pedido de proveeduría a Jiménez y Tanzi, con la firma autorizada.
Enviar comunicaciones internas y documentos relacionados a los diferentes departamentos administrativos.
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