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Gestión Documental registro electrónico


Enviado por   •  26 de Agosto de 2011  •  Informes  •  315 Palabras (2 Páginas)  •  1.761 Visitas

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GOSARIO

GESTION DOCUMENTAL: el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL:

DOCUMENTO DE ARCHIVO: es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.

CLASES DE DOCUMENTOS:

DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO; Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos.

DOCUMENTO ORIGINAL; Es la fuente primaria de información y tiene características que permiten ver su autenticidad.

DOCUMENTO PÚBLICO; Producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo.

SOPORTES DOCUMENTALES:

Es el medio en el cual se contiene la información, este varía según los materiales y la tecnología que se emplea; además de los archivos en papel podemos encontrar archivos audiovisuales, fílmicos, informáticos, orales, sonoros, etc.” Existe una gran variedad de formas en las cuales se puede almacenar información, en los archivos personales es común encontrar que la información este en varios formatos, tanto tradicionales como de avanzada tecnología.

DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO:

Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

COMUNICACIONES OFICIALES, CORRESPONDENCIA:

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

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