Ensayo - Aplicación de Tablas de Retención Documental

EVIDENCIA 2

Ensayo - Aplicación de Tablas de Retención Documental.

En Colombia, contamos con una serie de normas que buscan regular el almacenamiento y organización de documentos en todas las empresa e instituciones. Para el año 2000, entro en nuestra legislación la Ley 594, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos, esta Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas.

Como esta expresado en la Ley 594 del 2000, su función es la de regular la función archivística, lo cual facilita a las empresas e instituciones, las instrucciones tanto legales como técnicas de la organización documental surgida de las distintas funciones que estas cumplen, pero aun así se evidencia que en nuestro país las compañías no cuentan con el personal debidamente capacitado para ejercer las funciones archivísticas, a pesar de que la Ley estipula que el manejo del archivo deber ser tratado por personal calificado, con formación especifica y con dedicación exclusiva en dichas funciones, tal como lo hizo evidente el profesor del Departamento de Historia de la Universidad del Valle, Alfonso Rubio Hernández.

A través del documento Los archivos y la función archivística, el académico mostro preocupación por el poco ambiente favorable con el que cuenta la profesión del archivista, colocando como ejemplo el Archivo Histórico de Cali y el Archivo Central de la Universidad del Valle, donde decía que el Archivo Histórico de Cali nunca ha tenido como director a un profesional de la Archivística tampoco nunca para optar a su cargo se ha creado una plaza fija cuya consecución deba conllevar un obligado proceso de convocatoria pública, caso que parece repetirse con muchos otros archivos de nuestro país.

“No son todavía suficientes los planes de estudio implementados en programas educativos relacionados estrictamente con las “ciencias documentales”, pero sí hay un exponencial número de licenciados o diplomados en ellas que reclaman la creación de puestos laborales cuya obligada convocatoria pública esté al servicio de los archivos”.

También estamos evidenciando problemas de otro calibre con los archivos de nuestro país, especialmente el histórico, caso tal como el ocurrido con el Archivo Histórico del Magdalena Grande donde el investigador Olmo Uscátegui, investigaba el papel que jugaron las empresas bananeras durante el siglo XX en Colombia, la sorpresa fue al ver que gran cantidad de artículos noticiosos de dicha época estaban destrozados en bolsas de basura.

Meses después el AGN recupero del Archivo Histórico del Magdalena Grande información notarial producida entre 1788 y 1907, pero los documentos que buscaba el investigador Uscátegui no se lograron recuperar, si se logro con 40.000 folios que ya estaban en avanzado deterioro producto de la salinidad y el calor de la región, pero también el descuido, la negligencia y el mal manejo en concordancia con el poco interés de los encargados.

Para esta misma época se conoció un articulo de la revista SEMANA, donde el señor Hugo Buitrago, docente investigador de la Universidad Pontificia Bolivariana, comento que es complicado consultar el archivo judicial de Sogamoso debido a su desorden y mostraba su preocupación por el estado higiénico de varios archivos en Colombia.

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