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SECRETARIA

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

CARGO: SECRETARIA

Descripción del Cargo

Es responsable de ejecutar labores secretariales de la dependencia asignada.

Ubicación del cargo

El cargo se ubica en el área administrativa, atendiendo y coordinando sus actividades en la gerencia administrativa que corresponda.

Responsabilidades y Funciones.-

GESTIÓN ADMINISTRATIVA.

Preparar, tramitar, y controlar la documentación generada en el departamento, tal como facturas, ordenes de cheques, etc.

Confección de cartas, escritos, informes, contratos, acuerdos, actas, informes, facturas, y documentos en general.

Convocar a sesiones o reuniones.

Llevar el control de la agenda del gerente de área.

Mantener discreción sobre los asuntos confidenciales de la empresa.

Evacuar las consultas que estén a su alcance.

Preparar los informes que se le soliciten.

Actualizar los libros legales.

Llevar controles administrativos vía expedientes, archivos, catálogos, computador u otros similares.

Colaborar con otras funciones afines, de acuerdo al giro de la gerencia a la cual presta sus servicios.

GESTIÓN OPERATIVA.

Recibir, clasificar, tramitar y controlar la correspondencia y documentación diversa recibida, tanto interna como externa.

Atender el teléfono de acuerdo a las normas de cortesía establecidas y dar a todas las llamadas el debido curso

Recoger y canalizar los mensajes dirigidos al personal de la dependencia o enviados por este.

Verificar con el recibo correspondiente, el pago de agua, electricidad, teléfono, contratos y otros pagos menores.

Hacer semanalmente el pedido de proveeduría a Jiménez y Tanzi, con la firma autorizada.

Enviar comunicaciones internas y documentos relacionados a los diferentes departamentos administrativos.

PERFIL DEL CARGO: SECRETARIA

DESCRIPCIÓN GENERAL

Edad: 20-35 Años

Nacionalidad: Costarricense

Sexo: Femenino

Estado civil: Casada preferiblemente

NIVEL ACADÉMICO:

Bachiller de secundaria.

Estudios de secretariado.

Conocimientos del idioma Ingles.

CONOCIMIENTOS ADICIONALES

Amplio manejo del sistema operativo WINDOWS y de las herramientas Word, Excel y Power Point.

Deseable que posea titulo de Oficinista

EXPERIENCIA LABORAL

Preferible un año de experiencia en el puesto.

RESPONSABILIDADES

Firma de responsabilidad: No

Manejo de dinero: No

Manejo de equipo específico: Sí

Trato con el cliente externo: Sí

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