Establecer los lineamientos que deben de cumplirse para generar el alta y modificación de condiciones contractuales de los productos que ofrece Best Travel Media
Enviado por Samo38 • 3 de Septiembre de 2019 • Informe • 2.923 Palabras (12 Páginas) • 239 Visitas
LISTA DE APROBACIONES
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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CONTROL DE CAMBIOS
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ÍNDICE
1. OBJETIVO 3
2. ALCANCE 3
3. DEFINICIONES 3
4. RESPONSABILIDAD 4
5. AUTORIDAD 4
6. FUNCIONAMIENTO 4
7. ESTRUCTURA / INTEGRACION 6
8. ANEXOS 8
8.1. Anexo A: Ejemplo de llenado Orden de Inserción 8
8.2. Anexo B. Ejemplo de llenado de la orden de inserción modificatoria 10
8.3. Anexo C: ejemplo de llenado de Addendum 12
8.4. Anexo E: Ejemplo de llenado del Convenio Modificatorio al Contrato Media 14
OBJETIVO
Establecer los lineamientos que deben de cumplirse para generar el alta y modificación de condiciones contractuales de los productos que ofrece Best Travel Media.
ALCANCE
Los lineamientos descritos en el presente procedimiento aplican para todos los usuarios que lleven a cabo altas y modificaciones contractuales del producto denominado Best Travel Media.
DEFINICIONES
- BDTG: Nomenclatura de Best Day Travel Group, que incluye filiales y sus marcas relacionadas
- Filiales: Razón o determinación social de las empresas que conforman BDTG en los países donde tiene presencia.
- Ejecutivo de Alto Nivel: Persona que cuenta con facultades para firmar contratos a nombre de la sociedad contratante.
- Usuario: Colaborador facultado y que de acuerdo con las necesidades de su área puede solicitar altas y Modificaciones en las condiciones contractuales del producto denominado Best Travel Media, utilizando los formatos establecidos en el presente documento.
- Adendum / VB-BDTG-OPE-PRO-ADDENDUM: Documento en el cual a solicitud del “Cliente” se especifica la inclusión de una Razón Social en el “Anexo A” del “Contrato Marco”, con el objetivo de que sea incluido en la facturación y cobro a partir de la firma de este.
- Anexos: Documento en el cual se especifica información complementaria al “Contrato Marco”
- Marco firmado por el cliente y sellado por el departamento de Jurídico, donde se indican los cambios financieros y comerciales a la Orden de Inserción solicitados por el cliente.
- Cliente /Razón Social: Persona Física o Moral que adquiere los productos y/o servicios ofrecidos por BDTG a través de Best Travel Media
- Contrato Marco / VB-BDTG-OPE-PRO- MEDIA FINAL: Documento de carácter legal en el cual se encuentran plasmados los derechos y obligaciones entre el” Cliente” y “BDTG”.
- Convenio Modificatorio / VB-BDTG-OPE-PRO-CONV: Documento en el cual a solicitud del “Cliente” se especifica el cambio de una Razón Social por otra Razón Social, incluida en el “Anexo A” del “Contrato Marco” para efectos de facturación en adelante a partir de la firma de este.
- Orden de Inserción / VB-BDTG-OPE-PRO-ORDEN DE INSERCIÓN: Documento en el cual se especifican los acuerdos financieros y comerciales que se han pactado con el “Cliente” y que contiene la instrucción de facturación y cobro para el equipo de Cuentas por Cobrar.
- Orden de Inserción Modificatoria / VB-BDTG-OPE-PRO-MODIFICATORIO ORDEN DE INSERCIÓN: Documento en el cual se especifican las modificaciones a los acuerdos financieros y comerciales pactados en la orden de inserción inicial.
RESPONSABILIDAD
- Usuario: Es obligación cumplir y hacer cumplir los lineamientos del presente procedimiento.
- Director de Bestday Travel Media: Ejecutar en tiempo y forma las campañas publicitarias adquiridas por el “Cliente” una vez que el “Contrato Marco”, “Orden de Inserción” y el documento modificatorio estén debidamente firmados y documentados ante el Departamento Jurídico.
- Jurídico:
- Verificar que el “Contrato Marco” este firmado por un ejecutivo de alto nivel y copia de identificación
- Resguardar la documentación contractual
- Gerente de Crédito y Cobranza: Verificar que los datos fiscales o financieros proporcionados por los clientes cuenten con las características necesarias para poder generar la facturación y cobranza conforme a lo establecido en la orden de inserción.
- Supply Managers: Obtener el “Contrato Best Travel Media” y las “Ordenes de Inserción” (anexo A), respectivas a cada venta que se realice del producto, estos documentos deben estar firmados por un ejecutivo de alto nivel.
AUTORIDAD
- CSO: Aprobar o rechazar aquellos clientes que a su consideración no sean aptos para establecer una relación comercial.
FUNCIONAMIENTO
- Alta Documentación de venta:
Departamento Supply
- Los Supply Managers realizan la venta del producto Best Travel Media
- Cuando obtienen la aceptación del cliente se procede al llenado de los siguientes documentos:
- Contrato Best Travel Media (En original firmadas por un alto ejecutivo)
- Orden de inserción (Original firmada por un alto ejecutivo
- Copia de identificación (En original firmadas por un alto ejecutivo)
- Anexos y Tour Hotel Do “si aplica”
- Posterior al llenado y aceptación del cliente, deberá de compartir los documentos al Departamento de Jurídico para su revisión y aprobación.
Departamento de Jurídico
- Cuando recibe la documentación deberá verificar que el contrato cuente con las características contractuales correctas y completas.
- Firma del Ejecutivo de Alto Nivel
- Identificación del Ejecutivo de Alto Nivel
- Si no son correctos: Regresa la documentación con un sello rojo al Supply Manager para la revisión y corrección que indique el Departamento de Jurídico
- Si son correctos: Sella los documentos como evidencia de su revisión y comparte con el CSO de la compañía para su aprobación.
Chief Supply Officer
- El CSO recibe el contrato y valida que las condiciones pactadas sean adecuadas, de ser correctas firma el contrato.
Jurídico
- Recibe el contrato firmado y proporciona un juego al equipo de Supply Manager para obtener la firma del cliente
Supply Manager
- Cuando tiene el contrato marco firmado, lo entrega a la subdirección de Jurídico y comparte al departamento de Best Travel Media copia del contrato y la orden de inserción.
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- Solicitud de Modificación en Contrato y/o Orden de Inserción:
Departamento Supply
- El Supply Manager recibe la solicitud del “Cliente” con las modificaciones requeridas en su facturación.
- Revisa que se cuente con el “Contrato Marco” firmado,
- En caso de que no contar con el contrato firmado, deberá iniciar el proceso de llenado y firma de este mismo.
- En caso de que, si esté firmado el Contrato Marco, deberá proceder al llenado de los documentos modificatorios 3.9 o 3.11 arriba señalados, dependiendo la modificación solicitada por el “Cliente”,
- Cuando se tenga correctamente requisitado el documento modificatorio, deberá enviarlo al “Departamento de Jurídico” para VoBo y Sello.
- Posterior deberá ser firmado por alto ejecutivo de ambas partes.
- Finalmente Enviar al Account Manager el documento modificatorio correspondiente a al área de Legal.
Account Manager
- Recibe el documento modificatorio correspondiente ya sellado y firmado:
- No es correcta: Solicita la corrección al Supply Manager notificando si es un error de llenado de formatos o falta de documentación soporte.
- Si es correcta: Comparte la información al Auditor de Media para registrar en el archivo control.
Auditor Financiero de Media
- Si los cambios son financieros solicita al equipo de Cuentas por Cobrar generar los cambios y comparte la documentación soporte necesaria.
- Si no son financieros, como cambio de contacto para envíos de facturas, Contacto comercial, Seguimiento de medios, se informa por correo.
ESTRUCTURA / INTEGRACION
- Alta de Contratos
[pic 1]
- MODIFICACIÓN DE CARACTERISTICAS DE OPERACIÓN PORDUCTO BEST MEDIA
[pic 2]
ANEXOS
- Contrato Media [pic 3][pic 4]
[pic 5]
[pic 6][pic 7]
[pic 8]
- Fecha de Firma: La fecha en que se firma el documento.
- El Cliente: Los mismos datos del cliente que aparecen en la OI de la cual se hará algún cambio.
- Antecedentes y Aclaraciones: Las fechas deben ser las mismas que están en el Contrato Marco y la OI.
- Medía: Contactos de facturación, contacto comercial.
- Firmas: Firma del Ejecutivo de Alto Nivel o Representante Legal
Importante el documento no debe tener tachaduras, corrector, no firmas electrónicas y estar firmado por el Supply Manager
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