La hoja de trabajo

La hoja de trabajo se elabora por necesidad de presentar información financiera con saldos veraces, correctos y reales; es decir, con datos que permitan que la información financiera presentada cumpla con sus características de utilidad, confiabilidad, relevancia, comprensibilidad y comparabilidad, y con todos los elementos que le son inherentes, ya que algunas situaciones propias al desenvolvimiento de las actividades de la entidad han hecho que los saldos de las cuentas se hayan modificado de un periodo contable a otro, y cuyo importe no coincida con la realidad. Ejemplo de esto serian los faltantes o sobrantes en caja, los intereses a cargo o a favor derivados de cuentas de cheques, faltantes o sobrantes de inventarios, lo devengado, usado o consumido de pagos anticipados, como papelería, primas de seguro, rentas e intereses pagados y/o cobrados por anticipado, las acumulaciones de pasivo, etc. Su elaboración también puede deberse a la necesidad derivada de la aplicación de las reglas de valuación; por ejemplo, el incremento o la reducción de los importes de las estimaciones para cuentas de cobro dudoso, de cuentas por cobrar a clientes, deudores o documentos; las depreciaciones de activos fijos tangibles, la amortización de intangibles o de cargos diferidos; los saldos en efectivo en caja y bancos e inversiones temporales, o de cualquier cuneta por cobrar o pagar en moneda extranjera, que debemos valuar al tipo de cambio vigente a la fecha de los estados financieros; registrar el valor de mercado de los instrumentos de inversión; intereses por cobrar o por pagar devengados a la fecha de los estados financieros, etcétera.

La hoja de trabajo es un documento contable de carácter interno, propiedad del contador público, la cual se elabora con la finalidad de ajustar los saldos de las cuentas del mayor, para que estos coincidan con la realidad, y con ellos se puedan preparar y presentar estados financieros útiles, confiables, relevantes, comprensibles y comparables, que puedan ser utilizados en la toma de decisiones.

Del concepto expuesto, queda clara la necesidad e importancia de la hoja d trabajo, ya que de su correcta elaboración dependerá la veracidad de los estados financieros elaborados, desde luego, la posibilidad de que los mismos permitan al usuario juzgar los resultados de sus operaciones, la situación financiera, los cambios en ella y las modificaciones en las cuentas del capital contable.

Por ello, es indispensable tener presentas las reglas de valuación y presentación de las partidas que integran los estados financieros, aunque serán estudiadas con mayor profundidad en otros semestres y en la segunda parte de esta obra. Por el momento disponemos de suficiente conocimiento sobre las cuentas estudiadas en el capítulo titulado” estudio particular de las cuentas”, para poder entender la mecánica y la técnica para la elaboración de la hoja de trabajo.

El conocer la hoja

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