Lista de chequeo para aplicación de los coordinadores de actuación jurídica y gestión documental,
Enviado por renacuajo1077 • 17 de Mayo de 2024 • Trabajo • 994 Palabras (4 Páginas) • 12 Visitas
ANEXO 3 A LA ORDEN DE SERVICIOS Nro. 006 DEL 23/02/2024, VERIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS DOCUMENTALES CORRESPONDIENTES AL 50% DEL ACERVO DOCUMENTAL DE LA VIGENCIA 2008 DE LAS UNIDADES POLICIALES, EN CUMPLIMIENTO AL INDICADOR DE GESTIÓN “ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL”.
LISTA DE CHEQUEO PARA APLICACIÓN DE LOS COORDINADORES DE ACTUACIÓN JURÍDICA Y GESTIÓN DOCUMENTAL, ASESORES JURÍDICOS DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA, UNIDADES DE DEFENSA JUDICIAL Y ANALISTAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL GRUPO ADMINISTRACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL DEL ÁREA DE ARCHIVO GENERAL.
UNIDAD: | FECHA: | |||
Nro. | ACTIVIDADES | SI | NO | OBSERVACIONES |
1 | ¿La unidad cuenta con acervos documentales de la vigencia 2008? | |||
2 | En caso de que la pregunta anterior sea positiva, se deberá indicar la cantidad de unidades de conservación cajas y carpetas y/o libros. | Cajas: _______________________ Carpetas y/o libros: ________________ | ||
3 | ¿La unidad cuenta con las Tablas de Retención Documental aplicables para la organización de la información producida en la vigencia 2008? | |||
4 | ¿La totalidad de la información producida por la unidad de la vigencia 2008 se encuentra en custodia del archivo central o intermedio? | |||
5 | Cantidad de dependencias con y sin información. | Dependencias con información: ______ Dependencias sin información: _______ | ||
6 | ¿La información producida por las dependencias en la vigencia 2008, concuerda con la matriz de identificación de dependencias de acuerdo a la resolución de estructura orgánica de la unidad? | |||
7 | ¿El acervo documental se encuentra ubicado en la estantería y mobiliario adecuado para la conservación documental? | |||
8 | ¿La estantería se encuentra identificada y concuerda con la ubicación topográfica descrita en el Formato Único de Inventario Documental? | |||
9 | ¿Las unidades de conservación (cajas) están ubicadas de izquierda a derecha en el primer entrepaño o bandeja y en el segundo se comienza de derecha a izquierda sucesivamente por cada entrepaño o bandeja, siguiendo el orden jerárquico establecido en la resolución de estructura orgánica de cada época o vigencia y respetando la secuencia lógica en que aparecen las dependencias? |
|
|
|
10 | ¿El acervo documental de la vigencia 2008 se encuentra en unidades de conservación (cajas) X100, X200 o X300) en buen estado? | |||
11 | ¿La(s) caja(s) de archivo se encuentran con rótulo identificación caja, debidamente diligenciado conforme a lo descrito en el anexo 2? | |||
12 | ¿El acervo documental de la vigencia 2008 se encuentra en unidades de conservación (carpetas) yute, propalcote de dos tapas o cuatro aletas? | |||
13 | ¿La(s) carpeta(s) o expediente(s) se encuentran con rótulo de identificación carpeta y/o libro, debidamente diligenciado conforme a lo descrito en el anexo 2? | |||
14 | ¿El acervo documental de la vigencia 2008 se encuentra foliada con máximo 200 folios para carpeta cuatro aletas y 250 folios para carpeta yute o propalcote de dos tapas? | |||
15 | ¿El primer documento al abrir la carpeta es la hoja de control elaborada en la fecha de cierre del expediente o en el formato estandarizado en la SVE con versión 2? Ítem no obligatorio de acuerdo con la fecha de implementación del formato. |
PÁGINA 2 DEL ANEXO 3 A LA ORDEN DE SERVICIOS Nro.___ DEL __/__/2024, VERIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS DOCUMENTALES CORRESPONDIENTES AL 50% DEL ACERVO DOCUMENTAL DE LA VIGENCIA 2008 DE LAS UNIDADES POLICIALES, EN CUMPLIMIENTO AL INDICADOR DE GESTIÓN “ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL”.
...