CUALIDADES DE LA REDACCION DE DOCUMENTOS EJECUTIVOS Y TECNICOS

domingo, 25 de marzo de 2012

CUALIDADES DE LA REDACCION DE DOCUMENTOS EJECUTIVOS Y TECNICOS.

DOCUMENTOS EJECUTIVOS.

CARTA.

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el enfrente del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres preimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

Estilos de carta

El estilo de la carta debe ser marino para el receptor y entendible para el emisor:

Formal, Una carta formal es la comunicación entre dos personas que no se conocen o en la que el tema a tratar obliga a la utilización del lenguaje formal.

Coloquial o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.

Familiar, que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.

Muy militar, En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución) Don/Doña (nombre y apellido).

Características de la carta

Posee una actitud cortés y amable.

Busca impresionar positivamente al destinatario.

Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.

Hay un receptor y un emisor.

Estructura de una carta

La estructura de cada carta debe adecuarse en cada caso a nuestras necesidades y, sobre todo, a las necesidades del lector.

Al analizar la estructura de una carta, debemos tener en cuenta tres partes principales:

Inicio.

Cuerpo de la carta.

Cierre

Además en la parte superior de la carta, deben indicarse los datos del destinatario y del remitente.

MEMORANDUM.

Un memorándum es, en su aceptación básica, un informe donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o acción. También puede ser un cuaderno o anotador donde se apuntan las cosas que un individuo debe recordar.

El memorando o memorandum es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.

La estructura del documento consta de las siguientes partes:

· Nombre(s) de a quien se dirige

· Nombre(s) del remitente(s)

· Fecha

· Asunto

· Escrito redactado brevemente.

· Firma(s)

A continuación presento el ejemplo de memorándum más utlizado:

|México, D. F. a ___ de ______ de _____.

EJEMPLO DE MEMORANDUM .COM, S. A. DE C. V.

Av. Vïa Memorando 45,

Col. Memorandum

Del. Benito Juárez,

México, D. F. C. P. 03900

Memorándum

Para:

Mauricio del Moral , Director General

De:

Luz María Durán

Asunto:

Reunión de Ventas

El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Abril del 2008. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.

Es muy importante contar con su presencia.

Saludos a UD.

Atentamente

Luz María Durán

Gerente Ventas

OFICIO.

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

Partes

Membrete

Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

Nombre de Año

Es la denominación que se le da al año actual P.Ej. "Año de la Paz Mundial".

Lugar y fecha

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

Numeración

En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

Destinatario

Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

Asunto

Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

Referencia

Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

"Tengo a bien comunicarle..."ÿ

"Me es muy grato comunicarle..."ÿ

ÿ "Tengo el honor de dirigirme..."

Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:

Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.

Atentamente,

Firma y posfirma

Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

Iniciales

Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

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