ENCUESTA GESTION DOCUMENTAL

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

I. DEPENDENCIA

ÁREA O SECCIÓN

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica

X

(Anexo organigrama, fotocopia acto administrativo)

2. Fecha de creación

X

3. Acto Administrativo

X

4. Funciones Actuales

a. X

5. Documentos que genera

a. X

6. ¿Realizan selección y descarte documental?

SI NO

7. Sistema de organización de los archivos de gestión

8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio?

_____ metros lineales.

II. DOCUMENTOS

1. Oficina Productora: Área O Sección

2. Nombre del Documento: xxx

3. Función de la Oficina que genera éste documento:

4. Caracteres Externos:

4.1. Soporte

Papel

Cinta Magnética

Microfilme

Otro

Cual _____________________________________________________

4.2. Formato

Expediente

Libro

Documento Simple

Otro

Cual _____________________________________________________

4.3. Ordenación

4.4. Estado de Conservación

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documentos:

6. Trámite:

Original No. de Copias

7. La información contenida en este documento se halla registrada o condensada en otro documento:

SI NO

OBS: x

8. Qué anexos acompañan a éste documento: x

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite del documento dependiendo a donde va dirigido: x

10. Con qué Periodicidad se produce éste documento:

11. Por cuánto tiempo conserva éste documento en el archivo de gestión y quién lo establece?

En archivo de Gestión,

En Archivo Central

En Archivo Histórico de Conservación Total

12. En el Archivo de Gestión este documento lo consultan:

13. Este documento ha sido objeto de transferencia del Archivo de Gestión a otros Archivos?

SI NO A dónde

14. En el Archivo Central la Oficina sigue consultando éste documento?

SI NO

15. Qué problemas general ha observado en la producción, trámite y conservación de ésta Clase de Documento?

xx

Funcionarios entrevistado

Nombre y Cargo: .

Cargo

Nombre y Cargo de quien elaboró la encuesta:

...