CLASIFICACION DE ARCHIVO SEGUN SU USO

CLASIFICACION DE ARCHIVO SEGUN SU USO

Es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar la información en las empresas, del uso y organización que se le dé a la misma, depende la clasificación del archivo.

Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso.

En activo, semiactivo e inactivo.

ARCHIVO ACTIVO: Se caracteriza porque la información que conserva es consultada permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puede estar hablando de la información del año en vigencia, o de la vigencia anterior, cuando aún se encuentran en trámite. El archivo activo se denomina también CORRIENTE, VIGENTE o de GESTION. En este archivo se conserva el 100% de la información, la cual deberá ser evaluada anualmente para los traslados al archivo semiactivos.

ARCHIVO SEMIACTIVO: Se denomina también intermedio. Es el constituído por documentos que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales,fiscales o administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia. El porcentaje de información que conserva es de más o menos un60%. Su fuente es el archivo activo. Al igual que en el activo se deben realizar evaluaciones periódicas de esta información para decidir su conservación permanente o eliminación.

ARCHIVO PERMANENTE: Contiene la información vital para la compañía y laque va conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo. Conserva además, información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país. Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa. Recibe información del archivo semiactivo o directamente del activo.

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