GENERALIDADES DE LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y LA TOMA DE DECICIONES

GENERALIDADES DE LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y LA TOMA DE DECICIONES

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y TOMA DE DECISIONES: LA CIENCIA Y EL ARTE

La capacidad de toma de decisiones es el factor más importante en la gestión de un Gerente.

Es un proceso intelectual que además de apoyarse en ciertas aptitudes tales como la de obtener información, organizarla, sintetizarla a de estar basada en un buen conocimiento de conceptos principios y técnicas básicas.

La experiencia propia o de gestores precedentes es vital en todo el proceso de gestión.

George Santayana

“Aquellos que no recuerdan el pasado, están condenados a repetirlo”.

L. William Seidman

“El juicio erróneo puede provenir de una mala memoria”

Winston Churchill

“Cuando mas lejos mire hacia atrás, mas lejos vera hacia adelante”

Marie Antoniette

“No hay nada nuevo excepto lo que ha sido olvidado”

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Consiste en el proceso de selección de una alternativa de acción de entre varias disponibles para la resolución de un problema o conjunto de ellos.

1.1 NIVELES DE LA DECISIÓN

Futuro (el tiempo que liga el compromiso de la decisión, a mayor duración más alto el nivel de toma de decisión).

Reversibilidad (posibilidad de revocar una decisión y resolver sus consecuencias, es inversamente proporcional al nivel).

Impacto (grado de afectación a otras áreas de la organización, es directamente proporcional al nivel).

Calidad (la forma en que los valores sociales, humanos, éticos, están implicados en la decisión).

Periodicidad (recurrencia o infrecuencia de la decisión, a menor frecuencia mayor debe ser el nivel).

Hay dos principios que se deben seguir cuando se ha determinado el nivel de la decisión:

Debe tomarse en el nivel más bajo posible consistente con una buena operatividad, situándola lo más próximo al nivel de acción.

Debe tomarse en un nivel lo suficiente alto para que garantice la consideración de todas las actividades y objetivos afectados.

LOS PASOS EN EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

Los pasos en el proceso racional del sistema son:

Definición del objetivo

Diagnóstico del problema

Identificación de vías alternativas de acción

Evaluación de cada curso de acción

Elección e implantación de la decisión

Seguimiento y evaluación de la decisión

TECNICAS Y AYUDAS ANALÍTICAS PARA LA TOMA DE DECISIONES

Para la toma de decisiones el directivo tiene a su disposición una serie de técnicas de diagnóstico.

De generación de ideas

De métodos matemáticos (teoría de la decisión)

De simulación y en nuestro caso herramientas de prospectiva tecnológica.

De tipo analítico: métodos estadísticos y econométricos extrapolación de tendencias.

De tipo intuitivo: escenarios exploratorios, de anticipación, simulación, análisis Delphi, analogía histórica, impactos cruzados….)

ACTITUDES PARA LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

1. Reglas de funcionamiento.

Hay dos tipos:

Las reglas preventivas: impiden que el directivo se quede atrapado en una línea de ataque incorrecta.

Las reglas correctivas: que están pensadas para ayudar a liberarse cuando ocurra lo anterior (generan una segunda solución tras una evaluación crítica de las ideas):

2. Leyes de la dirección para la resolución eficaz del problema.

Ley de Parkinson:

“El trabajo siempre se alarga hasta ocupar todo el tiempo que pueda para su terminación”.

Leyes de Murphy:

1. “Nada es tan fácil como parece”

2. “Todo lleva más tiempo de lo que usted cree”.

3. “Si algo puede ir mal, ira mal”.

4. “No existe forma de tener contacto con todo el mundo el arte de seleccionar a quien tener descontento).

Ley de Peter/Paul:

“En una jerarquía, cada empleado tiende a alcanzar su nivel de incompetencia”.

También se puede expresar como

“por cada empleado que asciende por encima de su nivel de competencia, existen varios cuyo talento no es utilizado al completo”.

3. Mandamientos para la resolución eficaz de problemas.

¿Existe solución del problema? No todos tienen solución.

Enunciarlo en toda su extensión poder analizar todas las implicaciones.

Definir el problema en forma positiva, la aproximación optimista inspira una solución.

Revisar si se ha olvidado algún dato por irrelevante que sea.

Intentar obtener información adicional mediante la investigación del problema.

Buscar más de una solución, ¿pueden combinarse soluciones?

Aceptar nuevas ideas, concediendo la oportunidad de probarse a cada una.

Comprobar y evaluar cada solución.

No buscar la solución perfecta, sino optima entre las posibles.

Olvidar el ego, es mala la insistencia en tener permanentemente la razón.

APTITUDES PARA LA TOMA DE DECISIONES: ALGUNAS GUIAS PRÁCTICAS.

La toma de decisiones como toda ciencia aplicada requiere una combinación de conocimientos y aptitudes, estas se pueden desarrollar y por ello en gran medida aprenderse. En la toma de decisiones nunca se podrá eliminar el riesgo, la incertidumbre, pero si se puede minimizar, reducir.

1. Adaptar el estilo de toma de decisión a cada situación.

Hay varios estilos de toma de decisiones:

El jefe toma decisiones sin consulta alguna.

El jefe obtiene información de los subordinados como base para la toma de decisiones.

Las sugerencias de los subordinados se toman a título individual y el jefe decide.

El problema se discute entre los subordinados y el jefe toma la decisión.

El problema se comparte con el grupo y se toma una decisión colegiada.

2. Identificación de los obstáculos mentales para la toma de decisiones

Hay obstáculos como la llamada enfermedad de Hammlet, directivos reflexivos que les resulta difícil tomar decisiones, es común en aquellos que provienen del mundo científico.

3. Al afrontar las decisiones equivocadas

Pocos gestores saben como actuar correctamente cuando ven que han tomado alguna decisión equivocada.

Cinco acciones positivas pueden salvar esta situación:

1. Reconocer aceptando responsabilidades

2. Retroceder hasta el punto erróneo.

3. Reemplazar.

4. Revisar.

5. Repasar.

4. Toma de decisiones necesarias

Las que a cada uno le corresponda y en su nivel.

La toma de decisiones innecesarias aumenta el riesgo de perder el control y disminuye el liderazgo y la eficacia.

5. Toma de decisiones a tiempo

Una respuesta adecuada en el momento inapropiado es una mala decisión.

6. Evitar las trampas de la toma de decisiones

Al acumular datos para la toma de decisiones deben tenerse en cuenta algunas trampas habituales que producen ruido, introducen perturbaciones no deseadas en las entradas alterando por ello el proceso de los resultados, por ejemplo: el planteamiento erróneo, esto es, no debe obtenerse una respuesta adecuada a una pregunta equivocada; no descartar los datos en principio no favorables.

EL ARTE DE TOMAR DECISIONES ESTA BASADO EN CINCO INGREDIENTES BASICOS

Estas se recogen tanto para los aspectos que están a favor como en contra del problema, con el fin de definir sus limitaciones. Sin embargo si la información no puede obtenerse, la decisión entonces debe basarse en los datos disponibles, los cuales caen en la categoría de información general.

Conocimientos:

Si quien toma la decisión tiene conocimientos, ya sea de las circunstancias que rodean el problema o de una situación similar, entonces estos pueden utilizarse para seleccionar un curso de acción favorable. En caso de carecer de conocimientos, es necesario buscar en quienes están informados.

Experiencia

Cuando un individuo soluciona un problema en forma particular, ya sea con resultados buenos o malos, esta experiencia le proporciona información para la solución del próximo problema similar. Si ha encontrado una solución aceptable, con mayor razón tenderá a repetirla cuando surja un problema parecido. Si carecemos de experiencia entonces tendremos que experimentar; pero solo en el caso en que las consecuencias de un mal experimento no sean desastrosas. Por lo tanto, los problemas más importantes no pueden solucionarse con experimentos.

No puede hablarse de un método en particular para analizar un problema, debe existir un complemento, pero no un reemplazo de los otros ingredientes. En ausencia de un método para analizar matemáticamente un problema es posible estudiarlo con otros métodos diferentes. Si estos otros métodos también fallan, entonces debe confiarse en la intuición.

Algunas personas se ríen de la intuición, pero si los otros ingredientes de la toma de decisiones no señalan un camino que tomar, entonces ésta es la única opción disponible.

Juicio:

El juicio es necesario para combinar la información, los conocimientos la experiencia y el análisis, con el fin de seleccionar el curso de acción apropiado.

No existen subtítulos para el buen juicio.

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y TOMA DE DECISIONES:

COMO RESPONSABILIDAD GERENCIAL.

LA PENETRACIÓN DE LA TOMA DE DECICIONES

La toma de decisiones en una organización invade cuatro funciones administrativas que son:

Planeación,

Organización,

Dirección y

Control.

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