Mapeo de procesos en la organización: Protecno Perú S.A.C

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PROGRAMA ESPECIALIZADO EN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

CURSO ESPECIALIZADO:

TÓPICOS DE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

TEMA:

MAPEO DE PROCESOS EN LA ORGANIZACIÓN: PROTECNO PERU S.A.C.

TALLER: 1

GRUPO: 4

INTEGRANTES:

Guerra Zambrano, Xina Lizbeth  100% PARTICIPACIÓN

Guillen Calle, Maria Elena. 100% PARTICIPACIÓN

 Galvez de la Torre, Julio Humberto 100% PARTICIPACIÓN

Gomero Ramirez, Josue Orlando 100% PARTICIPACIÓN

Huaman Guardia, Jorge Armando  100% PARTICIPACIÓN

DOCENTE:

MBA ING. GINA GARCIA

DICIEMBRE, 2023

CONTENIDO

CAPÍTULO I: MAPA DE PROCESOS

1.1 Mapa de Procesos de la organización

1.2.Descripción de las áreas que corresponden a cada Proceso del Mapa de Procesos

        1.2.1 Procesos Estrategicos

        1.2.2 Procesos Operativos

        1.2.3 Procesos de Apoyo

1.3.Análisis del Mapa de Procesos de la organización

CAPÍTULO II: FICHA DE PROCESOS

2.1.Ficha de Procesos de un proceso que pertenece a un área de la organización

CAPÍTULO III: GESTIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN

3.1 Indicadores de Gestion

3.2 Acciones de mejora

CAPITULO IV: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1.Conclusiones

4.2 Recomendaciones

CAPÍTULO I: MAPA DE PROCESOS

1. Mapa de Procesos de la organización

Protecno Peru SAC es una empresa peruana, fundada hace 10 años, que se dedica a la importacion y comercializacion de productos para la industria avícola y porcina. Es proveedor de productos para sanidad y nutrición animal.[pic 2]

*Fuente: Elaboracion propia del grupo 4

1.2.Descripción de las áreas que corresponden a cada Proceso del Mapa de Procesos

1.2.1 Procesos estrategicos

a) Planificacion Estratregica de Ventas

Se encarga de realizar el presupuesto de ventas anual de la organización, se toma como base la venta del año anterior y se le agrega un aumento que se considera como meta del año. tener en cuenta que el plan estratégico tiene 4 aristas importantes a tratar: Cliente, volumen de ventas, precio y margen de ganancia. Se dictaminan los clientes claves a través de un plan de ventas aprobado se realizar una proyección de ventas por cliente, de especifica que productos serán claves y apalancaran el crecimiento, se confirmaran que nuevos desarrollos de productos se comercializaran. La planificación estratégica tendrá una revisión trimestral según como se mueva el mercado.

b) Planeamiento de la Demanda

En base a la planificación estratégica de ventas se realiza la planificación de la demanda para surtir con el mix de inventarios solicitado, así mismo realiza la validación del inventario de sus representadas para realizar las solicitudes e iniciar el proceso de importacion. El planeamiento de la demanda se realizar de manera mensual en base al inventario actual y avance de ventas, identificando los productos con posibles quiebres de stock y productos de baja rotación, una vez identificados se inicia las acciones correctivas necesarias. Así mismo se evalúan casos especiales como la sobre venta o sobre stock.

c) Planificación Financiera

Garantizan la solvencia de la empresa, buscan las menores tasas de intereses, buscan crear líneas de crédito disponibles con bancos y buscan crear confianza como buen pagador. Responsables de revisar los estados financieros de la empresa, como son las cuentas por cobrar, cuentas por pagar y los márgenes de ganancia. También son responsables de dar alta y asignar una línea de crédito a los clientes nuevos y valida la solvencia de los clientes antiguos.

d) Promociones

Una vez que se validan las cuentas claves y clientes importantes, se generan charlas relacionados a temas veterinarios (giro del negocio) para fidelizar a los clientes y crear comunicación directa con el cliente final, así como entregar muestras que permita al cliente probar los productos. Así mismo para los clientes top se gestiona convenciones fuera del país para capacitaciones veterinarias.

1.2.2 Procesos Operativos

a) Recepcion del pedidos

El proceso de inicia con la recepción de la orden de compra del cliente, el cual es inicialmente validado por el analista (revisión de inventario, lista de precios, condiciones de pago, validación de razón social), en el caso de que haya algún problema con la orden de compra esto es informado al cliente para que lo corrija y envíe la orden de compra actualizada, una vez confirmada la orden de compra el analista inicia el proceso de facturación, picking (con la asignación de lotes) y packing y se emite la factura respectiva junto el resto de documentos necesarios para el despacho. Finalmente el analista realiza la programación de despacho del pedido (según horarios establecidos previamente) y genere en ruteo respectivo según la cantidad total de pedidos generados. En el caso que en el momento de la recepción del pedido surga algun incidente, en analista será en encargado de hacer las gestiones respectivas.

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b) Recepción de productos

1. Aviso de llegada del agente de aduanas.
2. Se solicita el espacio al almacen, se coordina la cita para el montacarga y la cuadrilla para la recepcion.
3. Almacen ubica la mercaderia segun la indaciones de apilado. Valida  el estado en el que llega el producto,  cantidad completa- etc, de haber mermas deben de  comunicar.
4. Registra lo productos en el ERP  segun lotes y fechas de vencimiento.
5. El producto queda habilitado para futuros despachos

c) Almacenaje/Transporte

1. El almacén debe tener un permiso especial para el manejo de los productos veterinarios, y cumplir con los requisitos como el techado, piso, paredes.
2. Los productos refrigerados y/o IMO  deben de ser almacenador en otras áreas.
3. Aplicar inventarios físicos de forma mensual / cíclicos - general  por año.
4. La instrucción es que se retire el producto con mayor antigüedad (FEFO).
5. Toda operación se  comunica con 24 horas de anticipación
6. Asignar despachadores, y montacarga por puertas despacho, guías de remisión, sellos de conformidad.
7. Pesaje a la entrada y salida de cada unidad.
8. Para las autorizaciones de ingreso se necesitan los datos del chofer, ayudantes y placa -- validación de homologación.
9. es obligatorio el uso de  EPPS y SCTR.
10. Carga IMO - coordinación con los clientes para la recepción.

d) Cobranzas

1. la mercadería es estregada con Factura y guía de remisión,  COA  y orden de compra en el almacén.
2. Presentar todos los documentos anteriores con sello de recepción en mesa de partes o plataforma virtual del cliente.

1.2.3. Procesos de Apoyo

1. Asesoría técnica post-venta

1. Reporte de ocurrencias.
2. Seguimiento de productos, funcionalidad, atención de dudas de los clientes.
3. Análisis de muestras, desafiando el producto vs la competencia.
4. Capacitaciones con el  asesor técnico  en funcionalidad y aplicación.

1. Asesoría Empresarial

1. Veterinaria (Representante técnico SENASA).
2. Asesoría contable / RRHH
3. Asesoría legal
4. Asesoría de marketing
5. Mantenimiento de equipos

1. QA/RA

1. Registro de productos SENASA
2. Auditorias de SENASA
3. Manejo de muestras
4. Homologaciones
5. Registro y seguimiento de quejas

1. Mantenimiento

1. el mantenimiento se realiza a los equipos necesarios para mantener en buen estado de los productos, los cuales son cámara de frio como actividad primaria.
2. Además, también se realiza el mantenimiento de los sistemas de cómputo, como son las computadoras, impresoras y equipos de comunicación.

1.3.Análisis del Mapa de Procesos de la organización

La empresa PROTECNO DEL PERU SAC es una empresa que se encuentra orientada a la comercializacion de productos avicolas, siendo su eje principal la venta de productos.

Orientado a esta conceptualizacion, se genero un mapa de procesos que tenga como proceso operativo principal el ingreso, facturacion y despacho de pedidos (incluyendo ademas actividades de almacenaje y transporte), siendo los procesos estategicos y de apoyo complementos perfectos que logren esta actividad, estas definiciones de puede ver mejor y mas detalldo en el punto 1.2 del presente trabajo.

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