PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTION ADMINISTRATIVA DE CONTRATOS Y ESTADO DE PAGOS

INGENIERIA DE EJECUCIÓN EN ADMINISTRACIÓN

PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTION ADMINISTRATIVA DE CONTRATOS Y ESTADO DE PAGOS

DESCRIPCIÓN DEL CENTRO CONTEXTUALIZACIÓN 

ORGANIGRAMA

ORGANIGRAMA Y DESCRIPCIÓN DEL AREA

DIAGNÓSTICO: FODA

PROBLEMÁTICA

Pérdida de confianza de los proveedores que trabajan con SQM.

Asignación de mayor hora hombre en lograr obtener documentos y firmas del contrato.

Atrasa los pagos de las órdenes de compra por servicios prestados en la planta a los proveedores.

No existe una sinergia de los procesos administrativos de contratos y órdenes de compra entre proveedor y la organización generando una reactividad en los procesos y en la gestión.

MARCO TEÓRICO

"La Optimización consiste en el análisis detallado de las actividades que integran al proceso, con el fin de buscar las condiciones, los medios y la mejor ruta, para lograr el máximo rendimiento y la mejor utilización de los recursos, y así de cumplir con los objetivos establecidos. Existen diferentes herramientas para la optimización de los procesos, sin embargo, una técnica que ha resultado bastante efectiva es el análisis de flujo de valor agregado del proceso." (Mota, 2007)

Optimización de procesos:

MARCO TEÓRICO

"La gestión administrativa es una ACCION HUMANA que depende del conocimiento de las ciencias administrativas del arte, de las habilidades personales y del liderazgo"."Es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación, organización, dirección, ejecución y control, desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos". (Cuartas, 2018)

Gestión Administrativa:

MARCO TEÓRICO

Gestión:

"Es la acción y efecto de gestionar o de administrar, es ganar, es hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera. En otra concepción gestión es definida como el conjunto de actividades de dirección y administración de una empresa." http://gestionadministrativaconceptos.blogspot.com/p/conceptos.html.

Administración:

"Administración es el proceso mediante el cual se diseña y mantiene un ambiente en el que individuos que trabajan en grupos cumplen metas específicas de manera eficaz.“ http://www.cmvalpo.cl/v2/wp-content/uploads/2015/04/Capitulo-1.pdf, Administración: ciencia, teoría y práctica pag4.Libro administración una perspectiva Global y Empresarial autor G. C. Homans, Harold Koontz, Rensis Likert, Douglas McGregor, Abraham H.

MARCO TEÓRICO

"Es un acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa. Cada parte puede ser una o muchas personas." (Civil, 2014-2018).

Contrato:

Es un documento financiero y oficial que acredita una negociación y relación comercial entre proveedor y cliente. En dicho documento consta el interés de compra por un producto o servicio y compromete al cliente a pagar el precio correspondiente.

Orden de Compra u Orden de Pago:

SOLUCIÓN

Objetivo General

Implementar capacitaciones dirigida a los proveedores o contratistas con el fin de mejorar los procesos administrativos de contratos y órdenes Compra.

Objetivos Específicos

Disminuir en un 50% el tiempo de respuesta del proveedor o contratistas en la entrega de documentación como; contratos firmados, la entrega oportuna del certificado de cumplimiento de obligaciones laborales y previsionales (F30-1), para gestionar las firmas de contratos internamente en SQM Salar, la elaboración y posterior pago de las órdenes Compras.

IMPLEMENTACIÓN 

Plazos

a)     Fecha inicio de la capacitación: Comenzara en el mes de enero del 2019 hasta final de año (mensual-permanente).

b)     Fecha estimada de capacitación mensuales: Se realizara días 10 de cada mes, horario 15:00 a 16:30 hrs.

c)     Alojamiento y transporte El alojamiento y el transporte aéreo y terrestre deberán comprados con un mes de anticipación.

d)        Sala de Reuniones Solicitar y calendarizar la asignación de la sala de reuniones de la planta Salar Antofagasta con una anticipación de 15 días

ACTIVIDADES

DURACION

dic-18

AÑO 2019

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

S1

S2

S3

S4

S5

S1

S2

S3

S4

S1

S2

S3

S4

S1

S2

S3

S4

S5

S1

S2

S3

S4

S5

S1

S2

S3

S4

S1

S2

S3

S4

S5

S1

S2

S3

S4

S5

S1

S2

S3

S4

S5

S1

S2

S3

S4

S5

S1

S2

S3

S4

S1

S2

S3

S4

S5

a) Diseño de un instructivo

5 DIAS

b) Confeccion de set instructivos

1 DIA

...