Teoría de sistemas y la administración

Teoría de sistemas y la administración

María Corina Hernández Mangandí

        En la actualidad la teoría de sistemas después de más de medio siglo de haber sido aplicada a la administración, continúa vigente en el accionar de las organizaciones, debido a que ha sido de gran utilidad el hecho de extender la forma de visualizarlas y de administrarlas, dándole mayor importancia al mundo que las rodea, estando atentas a los constantes cambios que se desarrollan en el exterior y que son de imprescindible importancia para poder guiar de una manera eficaz a las organizaciones, para que logren como consecuencia de su apertura al exterior, mantener un equilibrio que les permita además de asegurar su existencia, obtener un constante crecimiento, lo cual representa un logro en el área administrativa.

        Se comprende que la teoría de sistemas desde sus inicios ha aportado significativamente en diversas áreas y la administración es una de ellas, la cual ha recibido una influencia positiva, que le ha permitido ampliar el horizonte de los administradores y de su forma de dirigir una organización, que con el paso del tiempo se ha convertido en una tarea cada vez más compleja y que con los aportes de la teoría de sistemas ha sido posible llevarla a cabo de mejor manera, centrando el que hacer de los administradores no solo en los procesos que se llevan a cabo dentro de la organización, sino también en los cambios constantes que se desarrollan fuera de ella y que tienen especial importancia para poder comprender y decidir cómo responder oportunamente a una sociedad que avanza en el tiempo y que por ello requiere de una administración que avance a su ritmo.

La Teoría de sistemas, que tuvo origen a raíz de las investigaciones del biólogo alemán Ludwing Von Bertalanffy, influenció de manera contundente la manera de administrar.

Bertalanffy quien a partir de la experiencia en su área analizó y concluyó que los sistemas constituyen un todo que a su vez forma parte de un sistema mayor presentó una forma diferente de entender la realidad, resaltando la interconexión entre los sistemas. Afirma que se debe estudiar a los sistemas de manera global, y no por separado, ya que lo que ocurre dentro de un área del sistema afecta a todas las demás áreas de manera positiva o negativa. Estas investigaciones fueron aplicadas a la administración después de que la implementación de otras teorías administrativas decayera.

Pero para lograr comprender qué es un sistema es importante conceptualizarlo y para ello se destaca que un “Sistema es un conjunto o combinaciones de cosas o partes formando un todo unitario” (Chiavenato, 2007, pág. 411), al referirnos a una organización, ese todo unitario incluye diversidad de elementos entre los cuales podemos mencionar los recursos materiales, los recursos humanos, las áreas o dependencias y el ambiente externo que juega un papel fundamental; todo ello interconectado e interrelacionado entre sí.

 Existen cuatro tipos de sistemas, de los cuales dos de ellos dependen de la constitución de la organización y se dividen en físicos, la parte tangible, y abstractos, la parte intangible. Estos tipos de sistemas siempre están presentes en una organización ya que la parte física es con qué recursos opera y la parte abstracta son las líneas u objetivos que guían a la organización.

También se puede hacer una división de los sistemas de acuerdo con su naturaleza, y aquí cabe destacar que una organización, comprendida como sistema, puede ser abierta o cerrada; esto dependerá del intercambio o relación que tenga con su ambiente externo, si la organización tiene poca apertura hacia el exterior se considera cerrada y entre más permita la relación con su exterior se considera sistema abierto; estos sistemas abiertos son dinámicos porque debido a la interacción con el ambiente externo se adaptan a los cambios de manera oportuna.

Para que un sistema se considere abierto debe funcionar basado en el engranaje de cinco elementos, que (Serrano, 2011, pág. 34) describe de la siguiente manera.

      Input (insumos o entradas). Lo que recibe al inicio del proceso, como información, materiales, personas, etc. La transformación que hace internamente el sistema de los insumos recibidos. Output. Los resultados que produce el sistema (bienes o servicios). Retroalimentación. Proceso de verificación y reacción ante los resultados obtenidos, modificando el input, de acuerdo con el estándar o norma de calidad establecida. Entorno. Conjunto de factores que impactan positiva o negativamente en el funcionamiento del sistema.

Todos estos elementos deben ser tomados en cuenta a detalle por el administrador de la organización, quien debe planificar y organizar detalladamente todo el proceso, para poder tomar las mejores decisiones. En cuanto a los insumos, debe tener en cuenta que pueden ser internos y externos, y que incluyen no solo la materia a convertir en producto, la maquinaria y las personas que la operan; sino también incluye los conocimientos, habilidades, inquietudes y necesidades que poseen las personas, el dinero, la tecnología, otras organizaciones y su comportamiento o relación que tenga con la organización que se administra. En el proceso de transformación debe controlar y dirigir el trabajo de los empleados, el porcentaje de logros alcanzados, la utilización adecuada de los insumos, acorde a lo planificado, evitando en lo posible los inconvenientes que puedan surgir en el proceso, para que los resultados sean los esperados y que al realimentar el proceso todo esté acorde a lo previsto, y permita proporcionar al exterior resultados que les garanticen obtener de su entorno un impacto positivo.

En toda organización la implementación de los mencionados elementos se convierte en un proceso cíclico que aporta dinamismo y que de ser efectivo su engranaje les permite tener vitalidad y asegurar su existencia.

“Las organizaciones son sistemas sociales creados por el hombre” (Chiavenato, 2007, pág. 414), y éstas pueden ser de carácter político, religioso, militar, gubernamental, privada, etc. Todas ellas desarrollan sus actividades dentro de un sistema mayor que es el mundo, en el cual interactúa con otras organizaciones que pueden o no ser su competencia y que pueden estar o no geográficamente cerca; así como también interactúa con el gobierno, con los cambios constantes de la tecnología, con las personas que son sus empleados, clientes o proveedores y así con diversidad de elementos del medio ambiente externo. Todas estas interacciones repercuten en la organización y la obligan a tomar decisiones para mantener o lograr el equilibrio justo que le permita continuar operando.

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