Administracion De Los Interesados

 www.tecnologit.com Leonardo G. Mrak

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Administración de los Interesados del Proyecto

El estar metiendo las narices en proyectos y equipos de diferentes empresas por el rol de

consultor que ocupo actualmente, me ha permitido observar factores comunes en muchos de

ellos que hacen peligrar alcanzar el cumplimiento de sus objetivos. Entre los más comunes se

encuentra el de una pobre administración de los interesados, convirtiéndose ésta en una de las

causas que los hacen fracasar.

Muchas veces me topo con comentarios como estos:

• “No sé para que siguen vendiéndoles proyectos a este cliente…”

• “Nuestro cliente nunca muestra interés por saber cómo va su proyecto, hoy se levantó con

ganas de meterse parece…”

• “Estoy cansado de José, pareciera que no le importa el proyecto”

• “La gente de compras dice que se va a demorar la adquisición de los insumos debido a que

nadie les avisó ni dio de alta las órdenes de compra que se requieren para iniciar el trámite

de adquisición…”

Estos son solo algunos comentarios de ejemplo pero suficientes para observar que la disciplina de

Administración de los Interesados del Proyecto puede no estar madura en estos equipos.

En un proyecto existen una gran cantidad de Interesados (Stakeholders en inglés), algunos autores

los categorizan en diferentes tipos, otros simplemente los consideran de igual manera a todos.

Podemos definir a los Interesados de un proyecto como aquellas personas, grupos de personas,

organizaciones o instituciones que pueden verse afectadas o afectar la ejecución de un proyecto

de manera positiva o negativa y que en mayor o menor medida poseen expectativas respecto al

resultado. Claro que tanto el equipo como la organización ejecutante son interesados del proyecto

también.

No olvide la siguiente regla de oro:

Proyectos Exitosos = Satisfacción de Expectativas de sus Interesados

Este es el fin que todo proyecto debería alcanzar, “cumplir las expectativas de los interesados”,

sino se lograse, el proyecto fallaría por más que haya sido correctamente ejecutado.

La Administración de los Interesados del Proyecto está compuesta por dos etapas, una de

Planificación y otra de Monitoreo, la primera se ejecuta durante las etapas tempranas del

proyecto y la segunda se lleva a cabo durante todo el proyecto.

A continuación presentaré una dinámica que abarca estas dos etapas y que intenta poner en uso

las prácticas de esta disciplina de una manera simple.

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Planificación

Como parte de las reuniones tempranas del proyecto, ejecute esta dinámica con la que se

identificarán los interesados del proyecto. En ésta deberían de estar presente mínimamente el

equipo del proyecto y el director del proyecto. Es altamente recomendable que también asistan el

responsable comercial, el sponsor del proyecto, cliente, usuarios, etc. La reunión de KickOff del

proyecto es un buen momento para identificar a interesados.

Ventajas de la planificación

• Ayuda a clarificar el entendimiento de los objetivos del proyecto y sus beneficios,

reforzando el compromiso de los interesados.

• Disminuye riesgos asociados a malos entendidos sobre el proyecto.

• Permite la detección oportuna de problemas para su posterior seguimiento.

• Asegura el entendimiento de las expectativas de los interesados.

Pasos

1. Trace con cinta (con la intención de mantener durante todo el proyecto) en alguna de las

paredes de la sala donde se encuentra el equipo del proyecto, la siguiente cuadrícula:

Mantener

satisfechos

Gestionar de Cerca

Monitorear

(esfuerzo mínimo)

Mantener

Informados

2. Explique a los asistentes el objetivo de la dinámica y el significado de cada uno de los

cuadrantes de la cuadrícula, según lo que se describe a continuación:

• Monitorear: vigile a estas personas, pero no los aburra con comunicación excesiva.

• Mantener Satisfechos: a estas personas hay que mantenerlas felices!!! Las personas

con un alto nivel de influencia, pero bajo nivel de interés deben mantenerse

satisfechos. Hay que tener en cuenta que el nivel de interés puede cambiar

rápidamente cuando se convierte en un actor insatisfecho.

• Mantener Informados: en este cuadrante se requiere mayor comunicación,

particularmente en las comunicaciones frontales. Estas personas tienen un alto

interés en lo que Ud. está haciendo pero baja influencia. Si bien no se debe caer en la

Alto

Bajo Interés Alto

Influencia

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complacencia, el efecto combinado de muchos individuos descontentos puede crecer.

Hable con ellos para asegurarse de que no hay problemas importantes que estén

surgiendo. Estas personas a menudo pueden ser muy útiles para su proyecto.

• Gestionar de cerca: aquí se encuentran los jugadores clave, aquellos que deberían ser

el foco principal y a los que mayor tiempo y esfuerzo de administración se les

dedique. Sobre todo no se olvide de escucharlos activamente de vez en cuando.

3. Entregue tarjetas a cada uno de los asistentes y solicite que identifiquen individualmente

a los interesados, colocando uno por tarjeta.

Considere las siguientes categorías para que cada asistente clasifique el nivel de

compromiso actual de cada uno de los interesados, colocando la letra que corresponda:

• (D) Desconocedor: desconoce el proyecto y tiene un impacto potencial.

• (R) Resistente: conoce el proyecto, tiene un impacto potencial y resistencia al

cambio.

• (N) Neutral: conoce el proyecto sin embargo no lo apoya ni se resiste a él.

• (A) Apoya: conoce el proyecto, tiene impacto potencial y apoya el cambio.

• (C) Comprometido: conoce el proyecto, tiene impacto potencial en él y está

comprometido activamente en asegurar el éxito del proyecto.

Puede utilizar letras o diferentes colores de tarjetas para señalar estas categorías.

También puede utilizar colores de tarjetas

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