Auditoria Informatica

UNIDAD 3.- AUDITORIA DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA

3.1 RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL

Una vez elaborada la planeación de la auditoría, la cual servirá como plan maestro de los tiempos, costos y prioridades, y como medio de control de la auditoría, se debe empezar la recolección de la información.

Se procederá a efectuar la revisión sistematizada del área a través de la observación y entrevistas de fondo en cuanto a:

1. Estructura Orgánica

2. Se deberá revisar la situación de los recursos humanos.

3. Entrevistas con el personal de procesos electrónicos.

4. Se deberá conocer la situación presupuestal y financiera.

5. Se hará un levantamiento del censo de recursos humanos y análisis de situación.

6. Por último, se deberá revisar el grado de cumplimiento de los documentos administrativos.

A) Estructura Orgánica

 Jerarquías (Definición de la autoridad lineal, funcional y de asesoría)

 Estructura orgánica

 Funciones

 Objetivos

B) Se deberá revisar la situación de los recursos humanos.

C) Entrevistas con el personal de procesos electrónicos:

A. Jefatura

B. Análisis

C. Programadores

D. Operadores

E. Capturistas

F. Personal administrativo

D) Se deberá conocer la situación presupuestal y financiera en cuanto a:

 Presupuesto

 Recursos financieros

 Recursos materiales

 Mobiliario y equipo

E) Se hará un levantamiento del censo de recursos humanos y análisis de situación en cuanto a:

• Número de personas y distribución por áreas

• Denominación de puestos

• Salario

• Capacitación

• Conocimientos

• Escolaridad

• Experiencia profesional

• Antigüedad

• Historial de trabajo

• Salario y conformación

• Movimientos salariales

• Índice de rotación del personal

• Programa de capacitación (vigente y capacitación dada en el último año)

F) Por último, se deberá revisar el grado de cumplimiento de los documentos administrativos.

 Normas y políticas

 • Planes de trabajo

 • Controles

 • Estándares

 Procedimientos

La información nos servirá para determinar:

• Si las responsabilidades en la organización están definidas adecuadamente.

• Si la estructura organizacional está adecuada a las necesidades.

• Si el control organizacional es el adecuado.

• Si se tienen los objetivos y políticas adecuadas, se encuentran vigentes y están bien definidas.

• Si existe la documentación de las actividades, funciones y responsabilidades.

• Si los puestos se encuentran definidos y señaladas sus responsabilidades.

• Si el análisis y descripción de puestos está de acuerdo con el personal que los ocupa.

• Si se cumplen los lineamientos organizacionales.

• Si el nivel de salarios comparado con el mercado de trabajo.

• Si los planes de trabajo concuerdan con los objetivos de la empresa.

• Si se cuenta con los recursos humanos necesarios que garanticen la continuidad de la operación o se cuenta con "indispensables“.

• Si se evalúan los planes y se determinan las desviaciones.

Se utilizan varios patrones, esto pueden ser:

1) Patrones de cantidad: son los que se expresan en números o en cantidades, como número de empleados, porcentaje de rotación de empleados, número de admisiones, índice de accidentes, etc.

2) Patrones de calidad: son los que se relacionan con aspectos no cuantificables, como métodos de selección de empleados, resultados de entrenamiento, funcionamiento de la evaluación del desempeño. Etc.,

3) Patones de tiempo: consisten en la rapidez con que se integra e personal recién admitido, la permanencia promedio del empleado en la empresa, el tiempo de procesamiento de las requisiciones de personal, etc.

4) Patones de costo: son los costos, directos e indirectos, de la rotación de personal.

3.2.- EVALUACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

La evaluación está presente en todo momento de la ejecutoria de un empleado dentro de una organización. Desde la entrevista inicial, la valoración del desempeño, hasta la carta de recomendación cuando se desea mover a otro empleo, las personas están siendo evaluadas.

Las organizaciones suelen realizar una valoración del rendimiento con fines administrativos y de desarrollo. Según Gómez-Mejía, Balkin & Cardy la valoración del rendimiento se utiliza administrativamente como punto de partida para tomar decisiones sobre las condiciones laborales de un empleado, considerando las promociones, los despidos y las recompensas.

La evaluación del desempeño o valoración del rendimiento, implica identificar, medir, y gestionar el rendimiento de las personas dentro de una organización.

Ante este particular la evaluación se convierte en un proceso de mejora continua debido a que permite proyectar acciones futuras para un mayor desarrollo del individuo y de la organización.

Para poder identificar los puntos que van a ser evaluados dentro de una organización, es necesario conocer ¿Cuál es la situación general de la empresa?, definir la política, establecer objetivos y obtener información sobre las evaluaciones previas y sus resultados.

Por otro lado para obtener un diagnóstico de las situaciones de las empresas con relación a su desempeño, se pueden hacer entrevistas, cuestionarios, informes, documentación escrita y programas de acción.

La evaluación se hace por una razón.

1. Mejorar el desarrollo y comunicación de los trabajadores.

2. Desarrollar y mejorar el conjunto de los sistemas de la organización.

3. Logra un mayor ajuste persona/puesto y en el conocimiento profesional del propio evaluado.

Los criterios de evaluación son de importancia consideración para ser aplicados en las diversas organizaciones:

Gómez-Mejía, Balkin & Cardy sugieren que se pueden establecer según dos modelos:

1. En función de los objetivos: Consiste en la identificación por parte del jefe y empleado de las áreas de responsabilidad y los indicadores para medir resultados.

2. En función de los factores de valor: Se trata de evaluar el desempeño según el perfil socio profesional (habilidades, capacidades, actitudes, organización, resolución

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