DESARROLLO SISTEMAS

DESARROLLO, ADQUISICIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN  DEL NEGOCIO

Desarrollo de los Sistemas de Información  del Negocio

Las compañías comprometen, con frecuencia, recursos significativos al desarrollo, adquisición y mantenimiento continuo de los sistemas de información.  Estos sistemas controlan a menudo los activos de una organización y pueden en sí mismos considerarse un activo que necesita ser protegido y controlado.

Una aplicación o proyecto individual empieza cuando se presenta una de las siguientes situaciones:

• Una nueva oportunidad que se relaciona con un proceso de negocio nuevo o ya existente
• Un problema que se relaciona con un proceso actual del negocio
• Una nueva oportunidad que permitirá que la organización obtenga ventajas de la tecnología
• Un problema con la tecnología existente.

Los proyectos deben iniciarse usando procedimientos bien definidos, para comunicar las necesidades del negocio a la gerencia.  Estos procedimientos requieren, a menudo, documentación detallada que identifique la necesidad o el problema, que especifique la solución que se desea y que relacione los beneficios potenciales para la organización.  Se deben identificar todos los factores internos y externos afectados por el problema y cómo afectan éstos a la corporación.

Para cualquier conformación del equipo de trabajo entre los Auditores de S.I., los equipos de proyecto, los usuarios y la gerencia de S.I., es imperativo que se establezca un procedimiento estructurado para el desarrollo de un sistema.  Una metodología estructurada de desarrollo, con fases definidas y con puntos específicos de revisión y evaluación puede  brindar las siguientes ventajas:

• La influencia del Auditor de IS se incrementa de manera significativa cuando hay procedimientos formales y lineamientos / directrices que identifican cada fase del ciclo de vida del sistema y el alcance de la participación del auditor.

• Los Auditores de IS pueden revisar todas las áreas y fases relevantes del proyecto de desarrollo de sistemas y reportar de forma independiente a la Dirección /gerencia sobre la adhesión a los objetivos planificados y a los procedimientos de la compañía.

• Los Auditores de IS pueden identificar partes seleccionadas del sistema y llegar a involucrarse en los aspectos técnicos sobre la base de sus conocimientos y habilidades.

• Los Auditores de IS pueden llevar a cabo una evaluación de los métodos y de las técnicas aplicadas en el proyecto de desarrollo del sistema.

Funciones y Responsabilidades de los Grupos y de las personas

Para lograr terminar  e implementar con éxito cualquier sistema nuevo, es aconsejable que la función de auditoría tenga una participación activa en las fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemas (S.D.L.C.). Esto  simplificará los esfuerzos para asegurar que se diseñen e implementen, los controles apropiados con el nuevo sistema.  Adicionalmente, hay otros participantes claves que deberían involucrarse en la metodología del desarrollo de sistemas.  Las diversas funciones y responsabilidades de los grupos /personas que pueden estar involucrados en el proceso de desarrollo están resumidos a continuación:

• La Alta Dirección se compromete con el  proyecto y aprueba los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto.  Este compromiso de la Gerencia General ayuda a asegurar la participación de aquellos individuos necesarios para realizar el proyecto.
• La Gerencia de Usuario asume la propiedad del proyecto y del sistema resultante. Asigna representantes cualificados al equipo y participa activamente en la definición de los requerimientos del sistema, las pruebas de aceptación y el entrenamiento/formación de los usuarios.  La Gerencia de usuarios debe revisar y aprobar las fases o etapas del sistema que se  vayan a entregar a medida que se definan y se realicen.
• El Comité de Dirección del Proyecto ejerce la dirección total y asegura la representación apropiada de las partes afectadas.  El Comité de Dirección del proyecto es, en última instancia, responsable de todos los costos y cronogramas/programas de trabajo planificados.  Este comité debe estar constituido por un representante principal de cada función que se verá afectada de manera significativa por el nuevo sistema propuesto o por la modificación del sistema.  Cada miembro debe estar autorizado para tomar decisiones relativas a los diseños del sistema que afectarán sus departamentos respectivos.  El gerente del proyecto debe ser un miembro de este comité y en algunos casos podrá actuar como su presidente.  El comité de dirección del proyecto debe realizar las funciones siguientes:

• Revisar con regularidad el avance del proyecto (por ejemplo, dos veces o una vez en el mes) y celebrar reuniones de emergencia cada vez que se requieran.
• Actuar como coordinador y asesor.  Los miembros del comité deben estar disponibles para responder preguntas y para tomar decisiones relacionadas con los usuarios respecto al sistema y al diseño del programa.
• Emprender acciones correctivas. El comité debe evaluar el progreso y emprender acciones o hacer las recomendaciones respecto a los cambios de personal en el equipo del proyecto, replanificación de presupuestos o de cronogramas, cambios en los objetivos del proyecto o la necesidad de que sea rediseñado.  En el peor de los casos, el comité podrá recomendar que el proyecto sea interrumpido.

• Patrocinador del Proyecto - Provee el financiamiento para el proyecto.  Trabaja estrechamente con el gerente del proyecto para definir la medición del éxito para el proyecto.  Es crucial que el éxito se traduzca en términos medibles y cuantificables.  La propiedad de los datos y de la aplicación es asignada a un patrocinador del proyecto.  Un patrocinador del proyecto es típicamente un alto directivo  a cargo de la función principal de negocio que será respaldada o soportada por la aplicación.
• Gerencia de Desarrollo de Sistemas - Proporciona apoyo técnico en los ambientes de hardware y de software desarrollando, instalando y operando el sistema solicitado.  Brinda garantía de que el sistema es compatible con el entorno informático y la dirección estratégica de la organización.  Asume las actividades de apoyo y de mantenimiento operativo después de la instalación.
• Gerente del Proyecto  Encargado de la dirección general. Asegura la representación apropiada de los departamentos afectados, asegura que el proyecto se ajuste a las normas locales y que sus resultados sean un producto de calidad. Resuelve los conflictos entre los departamentos, monitorea /supervisa y controla los costos y la planificación de tareas del proyecto.  Esta persona puede ser en realidad un usuario final o un miembro del equipo de desarrollo de sistemas.
• Equipo de Desarrollo de Sistemas del Proyecto - Ejecuta las tareas asignadas. Mantiene comunicación efectiva  con los usuarios involucrándolos activamente en el proceso de desarrollo, trabaja en conformidad con las normas locales, informa al gerente del proyecto sobre los ajustes , que sean necesarios, al plan del proyecto.
• Equipo de Usuarios del Proyecto - Realiza las tareas asignadas. Mantiene comunicación efectiva con los que desarrollan los sistemas involucrándose activamente en el proceso de desarrollo, trabaja en conformidad con las normas locales, informa al gerente del proyecto sobre las desviaciones, efectivas y previsibles, al plan del proyecto
• Oficial de Seguridad - Asegura que el diseño del sistema se ajusta a las políticas de seguridad de la compañía. Asesora sobre las medidas apropiadas de seguridad que deberían ser incorporadas al sistema. Prueba la seguridad del sistema antes de su implementación, recibe entrenamiento/formación adecuado sobre los nuevos sistemas, procedimientos o responsabilidades de seguridad, después de la implementación.
• Aseguramiento/garantía de la  Calidad - Esta función debe revisar los resultados y los productos dentro de cada fase y al final de cada fase debe confirmar que se han satisfecho los requisitos.  Los puntos en los que se llevan a cabo las revisiones dependen de la metodología que se use para el ciclo de vida del desarrollo de sistemas (S.D.L.C.), de la estructura y de la magnitud del sistema y del impacto de las desviaciones potenciales.

Es esencial que el Auditor de IS entienda la metodología de desarrollo, adquisición y mantenimiento de sistemas en uso, para identificar las vulnerabilidades potenciales y los puntos que requieren control.  Si faltan controles o si el proceso es desordenado, la función del Auditor de IS es notificar las deficiencias al equipo del proyecto y a la Alta Dirección.  También puede ser necesario notificar a los que están involucrados en las actividades de desarrollo y de adquisición, sobre los controles apropiados que se deben implementar y seguir.

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