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Sistemas de información gerencial para instituciones de microfinanzas Guía práctica

Un Sistema de Información Gerencial no es simplemente un programa informático e involucra mucho más que sólo calcular números. La información gerencial implica esencialmente la comunicación entre las personas sobre aquellos eventos que afectan el trabajo que desempeña su institución. El plan de cuentas, todos los formularios utilizados por una institución — desde los recibos hasta las solicitudes de préstamos, incluyendo los requerimientos de vacaciones por parte del personal — las reuniones, los reportes, las políticas y procedimientos, la asignación de personal, el perfil de un puesto, el proceso de planificación y también los programas informáticos.

Un sistema completo de información gerencial incluye todos los sistemas que una institución usa para generar la información que guiará las decisiones y acciones de la gerencia. Una institución de micro finanzas generalmente cuenta con dos sistemas principales: el sistema contable, centrado en el plan de cuentas y en el mayor general y el sistema de manejo de la cartera, el cual abarca el desempeño de las cuentas para cada uno de los productos ofrecidos por la institución.

El consenso que está emergiendo entre las instituciones de microfinanzas es que un buen sistema de información es fundamental para el éxito de una institución. Aun así, abundan historias sobre el fracaso y la frustración experimentada con los sistemas de información.

El sistema contable es uno de los dos elementos centrales del SIG de una institución de microfinanzas el otro elemento es el sistema de manejo de la cartera de créditos. Aunque no se pretende que este trabajo sea un manual de contabilidad, este capítulo presenta los elementos de un sistema contable que son pertinentes al diseño y utilización de un SIG. Aquí se introducen los conceptos básicos de la contabilidad de caja, de la contabilidad en valores devengados y de la contabilidad de fondos y se presenta un ejemplo de un plan de cuentas para una institución de microfinanzas.

Un sistema de contabilidad computarizado registra los asientos de las transacciones realizadas directamente al mayor general. Reemplaza diversos registros manuales por medio de una función de interrogación produciendo reportes de acuerdo con las necesidades de la institución.

Los sistemas contables que pueden utilizarse son diversos, la contabilidad de caja (donde los ingresos y los gastos son contabilizados al momento en que se produce una transferencia de efectivo), la contabilidad en valores devengados (donde los ingresos y los gastos se contabilizan en el momento en que estos se incurren) y un sistema de contabilidad de caja modificado (método híbrido donde la mayor parte de la contabilización se hace en base a la contabilidad de caja, pero ciertas cuentas seleccionadas se contabilizan en base a la contabilidad en valores devengados.

El diseño del plan de cuentas es una decisión fundamental para cada institución. La estructura y el nivel de detalle del mismo determinarán el tipo de información que la gerencia puede accesar y analizar. La gerencia deberá ser clara en cuanto a sus necesidades y buscar un balance entre dos extremos.

Los reportes son esenciales para distribuir información y permiten que los usuarios de esta información lleven a cabo su trabajo correctamente y tomen las decisiones apropiadas.

Todos los reportes deberán tener encabezamientos y notas al pie estandarizados y debidamente identificados.

La función principal de un SIG es producir información que pueda ser utilizada por la gerencia para la toma de decisiones. La manera más concisa de presentar esa información es en la forma de indicadores. El objetivo es permitir que exista una buena comunicación entre los gerentes — sobre la manera en que se debe llevar a cabo el seguimiento de la información — y los diseñadores de sistemas, cuya tarea es la de crear los sistemas que van a generar esa información.

Análisis de gráficos

Los gráficos son ideales para presentar información. Sin embargo, los sistemas generalmente producen muy pocos gráficos o producen gráficos de tipo inapropiado para la información presentada. A continuación presentamos algunas sugerencias sobre la información clave que deberá ser proporcionada en los gráficos mensuales y sobre los formatos más adecuados.

El seguimiento del desempeño a través del uso de indicadores

La función principal de un SIG es producir información que pueda ser utilizada por la gerencia para la toma de decisiones. La manera más concisa de presentar esa información es en la forma de indicadores. Este capítulo presenta una selección de los indicadores más importantes para una institución de microfinanzas, explica cómo calcularlos y proporciona las pautas básicas sobre cómo interpretarlos. El objetivo es permitir que exista una buena comunicación entre los gerentes — sobre la manera en que se debe llevar a cabo el seguimiento de la información — y los diseñadores de sistemas, cuya tarea es la de crear los sistemas que van a generar esa información.

Es importante recordar que cuando se usan indicadores los números no reflejan la situación completa de una institución. Los indicadores deberán ser complementados con las observaciones recogidas del personal y de los clientes, tomando en cuenta muy de cerca los aspectos morales y las percepciones.

La interpretación de los ratios financieros puede ser todo un reto. Requiere de una excelente comprensión de los principios financieros fundamentales y de un conocimiento profundo de las operaciones de la institución y de su contexto institucional. Para evitar errores de interpretación ningún indicador deberá ser evaluado aisladamente del resto.

Los indicadores de la calidad de la cartera son los primeros en la lista y su tratamiento aquí es bastante detallado debido a su importancia para las instituciones de microfinanzas.

Una cartera de mala calidad agota la energía de una institución. El personal tiene que desviar su atención hacia la recuperación de los préstamos. Los costos se incrementan debido al esfuerzo adicional, mientras que los ingresos empiezan a caer como resultado de la falta de pago de los intereses.

Los desafíos que presenta el monitoreo de la calidad de la cartera

El desafío de monitorear la calidad de la cartera ha sido siempre doble: establecer qué indicador o indicadores serán utilizados y establecer los sistemas que generen esos indicadores en forma precisa y puntual. Esta necesidad de generar indicadores sobre la calidad de la cartera en forma continua ha sido probablemente el mayor incentivo que se ha tenido para el desarrollo de sistemas de información

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