Hoja De Calculo

Hoja de cálculo

Las Hojas de cálculo de Google Drive permiten manipular datos numéricos y alfanuméricos, dispuestos en una tabla compuesta por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Además, permite el trabajo colaborativo en tiempo real, como los demás tipos de documento de Google Drive.

Para crear una Hoja de cálculo de Google Drive, se puede elegir entre cargar una desde una unidad de almacenamiento del computador (usb, cd, unidad de disco duro, entre otros) o crearla. Para crear una hoja:

1. Haga clic en el botón Crear de la Lista de documentos de Google Drive y luego seleccione Hoja de cálculo. Ver Imagen 1.

Imagen 1. Crear Hoja de cálculo

2. Se abrirá automáticamente en una pestaña del navegador la nueva hoja, con el nombre de Hoja de cálculo sin título. El nombre del documento se puede modificar al hacer clic sobre el nombre actual. Las barras de menús y de herramientas, comunes a otros programas de hojas de cálculo, se muestran en la Imagen 2.

Imagen 2. Barras de la Hoja de cálculo.

Elementos de la Barra de menús

Menú Archivo

• Compartir: este botón permite acceder a la Configuración de uso compartido desde la que se puede agregar colaboradores y modificar los permisos de los colaboradores que hay. Véase también Compartir.

• Nuevo: permite crear documentos de Google Drive de cualquier tipo, al igual que el botón rojo Crear que se encuentra en la Lista de documentos.

• Abrir: permite abrir hojas de cálculo de la Lista de documentos de Google Drive o cargarlas desde una unidad de almacenamiento del computador.

Imagen 3. Abrir hoja de cálculo.

• Cambiar nombre: modifica el nombre de la hoja de cálculo, al igual que cuando se hace clic sobre el nombre actual.

• Crear una copia: genera una copia cuyo nombre se puede modificar y que por defecto se llama "Copia de Hoja de cálculo sin título".

• Importar... permite cargar todo o parte de un archivo desde una unidad de almacenamiento según el criterio elegido por el usuario.

• Historial de revisiones: lista la información sobre los accesos de los diferentes usuarios habilitados para acceder al documento. Al hacer clic sobre alguna de las revisiones, se resaltan las celdas que han sido modificadas en ese acceso y el usuario que lo realizó. Incluso es posible devolver el documento al estado en el que quedó después de la revisión mediante la opción Restaurar esta revisión. Ver Imagen 4.

Imagen 4. Historial de revisión.

• Configuración de la hoja de cálculo... modifica la zona horaria, esta será utilizada para registrar las modificaciones.

• Descargar como: despliega un menú con los formatos de documentos con los que es posible descargar la hoja de cálculo al disco duro.

• Publicar en la web: abre una ventana donde se puede seleccionar las hojas que se desean compartir, sincronizar el documento con su versión publicada cada vez que se haga un cambio y, elegir el formato en el cual se compartirá la versión para descargar desde la web o para insertar en una página existente. Para permitir el acceso del público al documento, es necesario publicarlo a través del botón Iniciar la publicación. Una vez iniciada la publicación, se puede elegir entre los diferentes tipos de enlace al documento. Ver Imagen 5.

Imagen 5. Publicación de una hoja de cálculo en internet

• Enviar correo electrónico a los colaboradores... facilita el envío de mensajes entre los usuarios que comparten la hoja de cálculo.

Imagen 6. Correo a los colaboradores.

• Enviar por correo electrónico como archivo adjunto... facilita el envío del documento a aquellos usuarios con los que se comparte.

Imagen 7. Enviar como adjunto.

• Imprimir: inicia la impresión de la hoja de cálculo sin necesidad de descargarla al disco duro, según las especificaciones del usuario.

Menú Editar

Alguna de las herramientas de este menú están descritas en portapapeles web; las opciones de pegado especial son únicas de las Hojas de cálculo ya que las celdas permiten introducir la información de diferentes maneras según las necesidades y la fuente de la información.

Menú Insertar

Google Drive habilita para sus Hojas de cálculo herramientas para analizar la información, las cuales son comunes a hojas de cálculo de otros paquetes o suites ofimáticas. Inserción de funciones, gráficos, gadgets y secuencias de comandos, facilitan el análisis del contenido de la hoja de cálculo.

Las opciones para insertar filas y columnas permiten, como su nombre lo dice, agregar una fila o columna a la hoja de cálculo. Insertar fila encima significa insertar una fila nueva encima de la fila de la celda seleccionada, mientras que Insertar una columna a la izquierda o siete columnas a la izquierda inserta ese número de columnas vacías a la izquierda de la columna de la celda seleccionada.

• Nueva hoja: agrega una hoja de cálculo al libro documento; las diferentes hojas del documento facilitan la organización de la información que este contiene.

• Comentario : inicia una cadena de comentarios en la celda seleccionada.

• Función : facilita el cálculo de sumas, promedios entre otros métodos para analizar datos numéricos, aunque también realiza conteos con datos alfanuméricos.

...