Archivos

CONCEPTOS BÁSICOS

En el momento en que se da inicio al estudio de una ciencia, en esta caso concreto, refiriéndonos a la Archivonomia como ciencia, es importante poder delimitar los conceptos básicos para dicha ciencia, y también es importante poder conceptualizar la ciencia de estudio.

Por lo antes mencionado, podemos definirá a la ARCHIVONOMÍA como el conjunto de métodos, leyes o normas de archivística, para la conservación de expedientes y documentos, esto nos permite controlar el uso y destino final y la adecuada conformación del archivo.

En el campo de estudio de la Archivonomia, la INFORMACIÓN representa un elemento fundamental para dicha ciencia, ya que otorga significado o sentido al desarrollo de soluciones y decisiones y está compuesta por un grupo de datos que sirven para construir un mensaje o comunicado. Esta también permite resolver trabajos y tomar decisiones, ya que su beneficio racional es la base del conocimiento.

Dentro de los conceptos básicos en la ciencia Archivística se encuentran:

• Archivo

• Archivo De Trámite

• Archivo De Concentración

• Archivo Histórico

• Ciclo Vital De Los Documentos

• Documento

• Documentos De Archivo

• Serie documental

• Soportes Documentales

El archivo es el conjunto de documentos ordenados, por una persona, una sociedad o, una institución, ya sea pública o privada, estos son generados en el transcurso de la gestión y sirven de referencia a las personas o instituciones que los generaron, o como fuente primaria del trabajo histórico.

Existe un ciclo vital de los documentos, éste comienza cuando estos son creados y hasta su disposición final. A la primera etapa se le llama:

 ARCHIVO DE TRÁMITE: la documentación de uso cotidiano se encuentra bajo resguardo de la unidad generadora, ya que le es útil para el desempeño de sus atribuciones y la toma de decisiones.

 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: los documentos se guardan separados del archivo de trámite, pero pueden ser objeto de consulta o de antecedente, y su consulta es esporádica.

 ARCHIVO HISTÓRICO: en esta etapa se ha determinado que los documentos poseen valor histórico y serán consultados por su valor testimonial, evidencia o informativo y con fines de investigación. Su resguardo y conservación será permanente.

Un documento, es la información registrada en el mismo.

Los documentos de archivo, son los producidos o recibidos por una persona o institución durante el curso de su gestión o actividad, para el cumplimiento de sus fines y conservados como prueba e información.

Cuando se habla de serie documental se refiere a un grupo de expedientes producidos de manera continua como resultado de una misma actividad.

Los soportes documentales, son los medios en los cuales se contiene la información,

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