Automatización De Procesos Administrativos 1

TAREA 3

EJERCICIO 5

A. Identificación del puesto

1 Nombre del puesto Secretaria

2 Número de plazas existentes 5

3 Clave 1506

4 Ubicación 1er. nivel Depto. Administrativo

5 Tipo de contratación Dependencia

6 Ámbito de Operación Adminsitración

B. Relación de Autoridad

Jefe inmediato Gerente Adminsitrativo

Subordinados directos Ninguno

Dependencia funcional Depto. De Administración

C. Propósito del puesto:

Ser la persona proveedora de apoyo a la Gcia. Administrativa y coordinadora entre los demás departamentos de la empresa.

D. Funciones Generales

Atender las actividades secretariales del puesto.

E. Funciones específicas

Atender la agenda del Gte. Adminstrativo

Realizar la correspondencia necesaria propia del puesto.

Atender las llamadas telefónicas del puesto.

Archivo de los documentos

Atender a personal interno y externo que visite el depto.

Proveer información gerencial a la Junta Directiva.

Apoyo logísticos en la elaboración de eventos.

F. Responsabilidad (económico, información, Recurso Humano, Equipo)

1 Sueldo mensual Q.5,000.00

2 Bono 14 Q.5,000.00

3 Aguinaldo Q.5,000.00

4 Responsable del equipo secretarial, como

Computador personal, teléfono, etc.

1

G Actividades (diarias, semanales, mensuales, Anuales)

1 Manejo de agenda (diario

2 Elaboración de correspondencia (semanal)

3 Reportes gerenciales (mensuales)

4 Eventos de personal (Anual)

H. Niveles de Supervisión ( a quién reporta y quiénes le reportan):

1 Reporta al Gerente de Adminsitración

2 No le reporta nadie porque no aplica.

I Comunicación con otros puesto

1 Comunicación interna del departamento: Horizontal

2 Comunicación con otros puestos Cruzada

J Perfil y/o especificaciones del puesto

1 Conocimiento: Asistencia a Gcia.

2 Nivel académico Secretaria Bil.

3 Edad No mayor de 50 a.

4 experiencia + de 5 años

Característica y habilidades: Secretariales

Susceptibles a medición si

Características físicas No aplica

Sexo y Estado Civil Fem. / No Aplica

Elaborado por: Regina H. Autorizado por: J. Porras Fecha de elaboración: 13-03-13 Descripción de Puesto

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