Catalogo De Cuentas

Catalogo de cuentas

El catálogo de cuentas es un documento que tiene una lista analítica y ordenada de las cuentas o partidas que se emplean en el registro de las operaciones contables de una empresa. También es entendido como una lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema con-table de una entidad con el fin de identificar sus nombres y/o números correspondientes, regularmente sirve para sistematizar la contabilidad de una empresa.

El diseño y estructuración del Catálogo de Cuentas reviste tal im¬portancia que para su elaboración debe hacerse un análisis profundo y sistemático de las operaciones presentes y futuras que en un momento determinado pudiera tener una empresa o negocio.

Un adecuado diseño permite además de un claro entendimiento con¬table de las operaciones por parte de los usuarios (contadores, auxiliares, directivos, etcétera) una fácil y eficaz incorporación de nuevas cuentas sin tener que hacer modificaciones de último momento en el catálogo ya que esto podría representar entre otras cosas:

• Confusión de los criterios contables a seguir.

• Reprocesos contables.

• Modificaciones a los programas de computación por parte del área de sistemas.

• Pérdida de información.

• Equivocación en la preparación de los estados financieros2 —Esta¬do de Situación Financiera (Balance General), Estado de Pérdidas y Ganancias (Estado de Resultados).

• Errores diversos y retrasos derivados de los puntos anteriores.

No obstante lo anterior, todo contador debe poseer los conocimien¬tos necesarios para diseñar y estructurar de manera adecuada un catálo¬go de cuentas que se ajuste perfectamente a las necesidades presentes de la organización y que provea además la incorporación futura de nuevas cuentas.

Todo buen catálogo de cuentas debe considerar en su estructura:

• Incremento de operaciones.

• Apertura de nuevas sucursales.

• Creación o comercialización de nuevos productos o servicios.

• Inicio de exportaciones o importaciones de uno o varios países

• Expansión del mercado a nivel nacional.

• Condiciones generales de desarrollo económico de la organización.

• Apego a las políticas contables establecidas.

• Unificación del criterio contable que deberá prevalecer en todos los ele¬mentos que integran el ente económico (sin importar de que este cons¬tituido por una sola empresa o por un grupo de compañías filiales).

• Practicidad y fácil comprensión.

Cada una de las cuentas que integran el catálogo se codificarán ya sea en forma numérica (utilizando números), alfabética (usando letras) o alfanumérica (combinando letras y números), esto permitirá darle un orden lógico, secuencial y sistemático.

Los catálogos de cuentas están estructurados por niveles, el número de éstos así como el nombre o número que se les asigne dependerá di¬rectamente de las necesidades particulares, del ente económico de que se trate. Podemos encontrar diferentes formas de ordenar y estructurar los diversos catálogos de cuentas. A continuación presentamos tres tipos diferentes:

Agrupación de las cuentas. Independientemente del tipo de organiza¬ción y de las características particulares de la organización, la agrupación de las cuentas debe de hacerse y presentarse con un orden y secuencia contable lógicos. Cada cuenta será codificada, debiendo asignársele un número y nombre único e irrepetible en todo el catálogo.

En el ejemplo que se mostrará a continuación se tomará como base la estructuración por niveles, este ejemplo se hará sólo en forma enun¬ciativa y no limitativa ni restrictiva, con esto queremos decir que existen diversas formas en las que se presentan los Catálogos de Cuentas.

Al Primer Nivel pueden asignar números en intervalos de 10000 o de 1000 (el número de dígitos dependerá directamente del tamaño y proyección de la empresa) y en este nivel encontraremos las siguientes clasificaciones:

• 10000 Activo

• 20000 Pasivo

• 30000 Capital

• 40000 Resultados acreedoras

• 50000 Resultados deudoras

• 60000 Contingencia

• 70000 Cuentas de orden

En el Segundo Nivel encontraremos las cuentas que integran cada una de las agrupaciones del Primer Nivel y su numeración se hará en intervalos de 100 ó de 10, (el número de dígitos de nuevo dependerá directamente del tamaño y proyección de la empresa):

 10000 Activo

100 Activo circulante

200 Activo fijo

300 Activo diferido

En el Tercer Nivel encontraremos además de las cuentas de mayor utilizadas en el presente, las que de acuerdo a los estudios y proyecciones de los movimientos del giro y expectativas del negocio han de utilizarse en el futuro. El número de los dígitos asignados a su codificación

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