Concepto De La Administracion Documental

1- CONCEPTO DE LA ADMINITRACION DOCUMENTAL.

La administración documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitación y conservación.

Al decir documento nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.

2- OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL.

El objetivo principal de la gestión documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación, reduciendo costos y espacio.

Los otros objetivos son:

 Conservar la memoria corporativa: De esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo, seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

 Contribuir a la toma de decisiones: Los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.

 Incrementar la eficiencia organizacional: La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.

 Apoyar investigaciones y procesos legales: Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

3- ENSAYO DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

En el ambiente d trabajo donde me encuentro laborando, aquí la mayoría de personas desempeñamos labores similares a la administración documental, ya que en la empresa se maneja documentación de toda clase, porque es una fábrica de producción,

así que se manejan los siguientes archivos:

 Archivos de documentación en laboratorio.

 Archivos de tablas de proceso.

 Archivos de materia prima.

 Archivos de control y calidad.

 Archivos de control de producto terminado.

 Archivos administrativos como por ejemplo:

 Compras.

 Ventas.

 Proveedores.

 Clientes.

 Convenios.

 Contables.

 Estadísticos, etc.

Por esta razón todos los archivos se manejan información, la cual es registrada, archivada y difundida.

Lo cual en el momento de su elaboración se lleva un orden cíclico para cada programa o suceso; esto se hace con el fin de ser solicitada alguna información luego de haber sido archivada, ya sea en el archivo activo o en el archivo de años anteriores.

Aquí se representan informes mensuales de los documentos elaborados por cada una de las oficinas ya que con ellos se comprueba la certeza del trabajo realizado por el responsable de cada área. Esta documentación es escrita en un libro de registro, revisada, a estos documentos se le saca una copia

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