Conceptos Fundamentales

INTRODUCCIÓN

Sabemos que como seres humanos tenemos muchas capacidades en cuanto a lo que podemos realizar y aspectos que nos cuestan más trabajo pero sin duda lo logramos, al hablar de tiempo es obvio que todos tenemos el potencial para ahorrarnos de cinco a diez horas a la semana. Para lograrlo se requiere más bien de administrar nuestro tiempo, de disciplina y más que nada dedicación.

En resumen: necesitamos identificar la porción de tiempo sobre la que tenemos el control. Después podemos desarrollar procedimientos para operaciones repetitivas y/o usando la tecnología adecuada. Debemos concentrarnos en las actividades que más nos retribuyan en términos de resultados.

Asimismo, identificar y hacer uso de nuestro tiempo óptimo. Utilicemos la mejor hora para realizar el trabajo que requiera mayor concentración. Si es posible, hay que establecer un periodo de tranquilidad para adaptar nuestra mejor hora cuando haya asuntos presionantes.

Después, debemos establecer objetivos mensuales y desarrollar un plan para realizarlos. Mantener cierta flexibilidad para poder responder a situaciones inesperadas. Determinar, en orden de importancia, los pasos por seguir que se requieran para alcanzar nuestros objetivos.

Debemos analizar la forma en que utilizamos nuestro tiempo. Llevar el registro de una semana típica; después examinar nuestras actividades. Con este análisis determinaremos las causas principales en el desperdicio de nuestro tiempo.

Finalmente, hay que tener en cuenta otros aspectos para que nuestro tiempo nos rinda como deseamos y obtengamos buenos resultados.

OBJETIVO

Administrar eficientemente nuestro tiempo para mejorar el desempeño y el cumplimiento de objetivos personales y organizacionales.

TEMA 1.1 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

Administración del tiempo: La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

• Eficiencia: es la encargada de relacionar el grado de aprovechamiento de los recursos en el proceso productivo (como se aprovecharon la materia prima y los insumos).

• Eficacia: El producto debe cumplir con las exigencias del cliente calidad, servicio y precio dándole a la empresa el cumplimiento de los objetivos o EFICACIA.

• Efectividad: Es posible le ser solamente eficientes o solamente eficaces; ser EFECTIVOS significa que se logran los objetivos a través del mejor método y el más económico es decir se logra la satisfacción del cliente.

Control: Propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las acciones de los demás. Pero pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo nos relacionamos con otras personas a quienes no podemos controlar. A poco de andar caeremos en la cuenta de que lo único que teníamos era la "ilusión de tener el control" y que lo único que logramos fue generar desconfianza. Porque la confianza mutua es el principal capital que puede tener una relación personal o de trabajo y se basa en la interdependencia no en el control unilateral. Ya que mutuamente nos necesitamos para obtener resultados y la voluntad de control es probable que acabe desintegrando la confianza mutua primero y la relación después.

Urgente e Importante: Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados cotidianos de una organización.

El otro aspecto a integrar es la atención de lo Importante. Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser o Misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definición de lo que resulta Importante para una organización, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro. La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podríamos decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre entre la energía asignada a atender lo Urgente y lo Importante.

Mitos y enemigos del tiempo:

El mito de la actividad: "El emprendedor más lleno de trabajo es el más eficiente". Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.

El mito del hombre equipo: "Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor". Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo "para estar en todo": invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.

El mito de la decisión aplazada: "Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos". Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.

El mito del indispensable: "Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 hrs. diarias". Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.

El mito de ahorrar tiempo: "Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles". Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.

El mito de trabajar contra el tiempo: "El tiempo presiona al emprendedor: se le echa encima". El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.

Todo el mundo pierde el tiempo: Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar haciendo.

Enemigos del tiempo

Los ladrones de tiempo son esa suma de imprevistos que nos resta minutos e incluso horas de trabajo efectivo.

Son aquellas acciones o actividades, que estén dentro de nuestro alcance o no, hacen que ocupemos o se invierta de mala manera el tiempo con el cual contamos.

Los enemigos del tiempo son como los mafiosos. Todo el mundo los conoce,

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