Diagnostico Para Documentos Y Archivo
Enviado por sadrymile • 5 de Abril de 2014 • 245 Palabras (1 Páginas) • 452 Visitas
LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN
PROCEDIMIENTO:
DIAGNOSTICO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
CÓDIGO: U-PR-11.005.008
VERSIÓN: 0.0
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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: 11 SUBPROCESO: IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Identificar las condiciones en las que se encuentran los archivos para detectar deficiencias y oportunidades de manejo y formular
estrategias de mejoramiento o mantenimiento de dichas condiciones. Incluye la identificación del archivo, de las características de su
infraestructura física y el estado en el que se encuentran los documentos.
ALCANCE: Comienza con la identificación de todos los archivos de la Universidad y termina con la elaboración del informe final. Aplica para
las Unidades de Archivo.
DEFINICIONES:
1. Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural
u otros factores.
(Fuente: Glosario Archivo General de la Nación. Acuerdo No. 027-2006).
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos. 2003. Jaimes y García. AGN. Bogotá.
CONDICIONES GENERALES:
1. El procedimiento de diagnostico de documentos y archivos aplica para todos los archivos de la Universidad.
2. Cada Sede aplicará las secciones del diagnóstico que requiera de acuerdo con sus necesidades.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REGISTROS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN O
APLICATIVOS
INFORMÁTICOS
DEPENDENCIA O
UNIDAD DE
GESTIÓN
CARGO Y/O PUESTO
DE TRABAJO
1 Identificar los
archivos de la Sede
Realizar un listado de la totalidad
de archivos de la Sede.
Unidades de
Archivo de
Sede
Secretarías de
Sedes de
Presencia
Nacional
Funcionario
asignado
Listado de
archivos de la
Universidad
Hoja de
Calculo en
Microsoft
Excel,
Documento
en Microsoft
Word.
2
Seleccionar los
archivos objeto de
diagnóstico y
elaborar el listado de
archivos a
diagnosticar.
Seleccionar los archivos cuyo
diagnóstico es prioritario de
acuerdo con los siguientes
criterios: Riesgo de afectación,
Deterioro, Consulta frecuente e
Importancia para la ciencia, la
Unidades de
Archivo de
Sede
Secretarías de
Sedes de
Presencia
Funcionario
asignado
Listado de
archivos a
...