EL PAPEL DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

A. NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Es indudable que el concepto de la contabilidad como técnica de información ha logrado

predominio absoluto, eliminando la miopía de considerársela únicamente como registro de

hechos históricos. Hemos llegado a colocarla en el sitio que le corresponde: el de

herramienta intrínsecamente informativa, que se utiliza para facilitar el proceso

administrativo y la toma de decisiones internas y externas por parte de los diferentes

usuarios.

El mundo de los negocios, cada vez más complejo, exige más profesionalismo en la

administración de las empresas, si es que las organizaciones han de alcanzar un lugar

destacado dentro del desarrollo económico del país y del mundo cada vez más competitivo;

para lograr esta meta se requiere, entre otros elementos, contar con un sistema de

información relevante, oportuno y confiable, generado mediante un buen sistema de

contabilidad.

En todas las organizaciones, lucrativas y no lucrativas, el mejor sistema de información

cuantitativo con que se cuenta es la contabilidad, que constituye un suprasistema de

información. De él emanan otros subsistemas de información cuantitativos que deben

satisfacer las necesidades de :los diversos usuarios, que acuden a la información financiera

de las empresas para que cada uno, según sus características, tome las decisiones más

adecuadas sobre dicha organización.

Como hemos comentado, la contabilidad sirve a un conjunto de usuarios. Existen diversas

ramas de la contabilidad, todas ellas integrantes del mismo suprasistema de

información. Consideraremos la contabilidad financiera, la administrativa y la fiscal.

Podemos definirlas como sigue:

Contabilidad financiera Sistema de información orientado a proporcionar información a

terceras personas relacionadas con la empresa, como accionistas, instituciones dl crédito,

inversionistas, etc., a fin de facilitar sus decisiones.

Contabilidad administrativa Sistema de información al servicio de las necesidades de la

administración, con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones de

planeación, control y toma de decisiones.

Contabilidad fiscal Sistema de información orientado a dar cumplimiento a las

obligaciones tributarias de las organizaciones.

En esta obra se analizará el papel que juega la contabilidad administrativa dentro del

proceso de la administración, especialmente en lo referente a las actividades de planear y

controlar. Aquí es donde se destaca la necesidad de su utilización porque, de otra forma,

sería muy difícil efectuar dichas funciones, cuyos resultados serían muy pobres. Se

analizará también la forma en que la contabilidad administrativa facilita el proceso de toma

de decisiones, tanto a corto como a largo plazo, en los diversos niveles de la

administración.

C. COMPARACIÓN DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA Y LA

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

a. Discrepancias

Hemos comentado que la contabilidad financiera y la administrativa emanan de un mismo

sistema de información, destinado a facilitar la toma de decisiones de sus diferentes

usuarios; sin embargo, tienen diferencias y similitudes que es necesario conocer para

diferenciarlas con precisión.

Primero analizaremos las diferencias entre ambas contabilidades:

1 La contabilidad administrativa está organizada para producir información de uso interno

de la administración. Por ejemplo:

· Formular, mejorar y evaluar políticas.

· Conocer dentro de la empresa las áreas que son eficientes y aquéllas que no lo son.

· Planear y controlar las operaciones diarias.

· Conocer los costos de los diferentes productos o procesos.

· Otros usos.

La labor de administrar una organización requiere, por parte de su responsable, una serie de

datos que no son los mismos que se presentan a los interesados externos relacionados con la

organización,, como los accionistas, las instituciones de

crédito, etc. Ello obliga a que exista un sistema de información especializado para ayudar a

tomar decisiones de todo tipo. La diferencia básica radica en la forma como se presenta la

información hacia el exterior, que difiere de la requerida para usos internos. La contabilidad

administrativa nunca requiere un modelo o formato específico, como es el caso en la

contabilidad financiera.

2 La contabilidad administrativa está enfocada hacia el futuro, a diferencia de la

contabilidad financiera, que genera información sobre el pasado o hechos históricos de la

organización; obviamente, esta ultima información se utiliza como punto de referencia para

planificar con vistas al futuro. La contabilidad administrativa se orienta hacia el futuro,

debido a que una de las funciones esenciales del ejecutivo es la planeación, dirigida al

diseño de acciones que proyectan a la empresa hacia el porvenir. Para realizar dicho diseño

de acciones es necesario contar con información histórica que diagnostique la situación

actual de la empresa e indique sus carencias y puntos fuertes, para que se fijen las rutas y

estrategias a seguir.

3 La contabilidad administrativa no está regulada por principios de contabilidad, a

diferencia de la contabilidad financiera, porque la información que se genera con fines

externos tiene que ser producida con determinados principios o reglas, de tal forma que el

usuario esté plenamente seguro de que en los estados financieros de las diversas empresas

existe uniformidad en lo relativo a su presentación y, por tanto, puede haber

comparabilidad; por esto es necesario que la información esté plenamente regulada. En

cambio, la información requerida por los administradores se ajusta a las necesidades de

cada uno de ellos; por ejemplo, costos de oportunidad para aceptar o no pedidos especiales

o ignorar la depreciación para fijar precios, etcétera.

4 La contabilidad financiera como sistema es necesaria, lo que no ocurre con la

contabilidad administrativa, que es un sistema de información opcional. De acuerdo con

nuestra legislación mercantil, deben presentarse a la consideración de la asamblea de

accionistas los resultados

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