La Comunicación Escrita Formal En Las Organizaciones

La Comunicación Escrita Formal en las Organizaciones

La comunicación organizacional engloba las prácticas internas y externas de los flujos comunicativos de la organización; en donde se pone énfasis en la necesidad de alcanzar un equilibrio entre los canales formales e informales que se utilicen. Entonces establecemos que los flujos de comunicación se encuentran compuestos por el conjunto de estos canales de comunicación y representa en sí la estructura de la organización desde el punto de vista de las interrelaciones de comunicación; lo cual puede ayudar a elevar la eficiencia del proceso de las comunicaciones; es decir que se logre transmitir efectivamente un mensaje.

a) La carta:

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario). Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el frente del sobre, y el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre-impresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está lista o anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente. La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

- Estilos de carta:

El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

• Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de ámbito profesional, laboral, institucional...etc.

• Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.

• Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.

• Muy formal: En estos casos se nota una distancia aún mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe colocarse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución.

- Características de la carta formal:

• Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).

• Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.

• Posee una actitud cortes y amable.

• Busca impresionar positivamente al destinatario.

• Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.

• Busca dar información completa.

- Partes de la carta:

Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan al menos con los siguientes conceptos:

• Encabezado: nombre, dirección a quien va dirigida, fecha del día y lugar al que se dirige.

• Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.

• Exposición: del asunto, con los temas pertinentes.

• Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.

• Firma: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en extenso.

Las cartas también pueden incluir:

• Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).

• Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta.

• Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).

• Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.

• Texto: exposición del asunto que motiva la carta.

• Antefirma: razón social o denominación de la causa.

• Posdata (P.D.): algo que te hayas olvidado de explicar o quieras aclarar.

• Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.

• Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.

b) El oficio:

El oficio es "una comunicación escrita, referente a los asuntos del servicio público en las dependencias del Estado y por extensión la que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a ellas".

Dentro de la amplitud que ofrece la exposición de las ideas, puede contener los más variados temas. Lo distingue la sobriedad en el estilo, lo cual se debe a que las comunicaciones oficiales pretenden regular el despacho de los asuntos del Estado en todos los casos que requieren constancia escrita.

- Los elementos del oficio son:

1.- Membrete: nombre de la institución que gira al oficio.

2.- Cuadro Clasificador: datos de la clasificación para registro y archivo referentes a la oficina emisora que pueden ser los siguientes:

• Asunto: síntesis de las principales ideas contenidas en el texto.

• Mesa: la oficina que envía el oficio.

• numero: el número que se le designa al documento.

3.- Destinatario. La Persona O Dependencia A Quién Nos Dijimos, Con Sus Datos De Ubicación Y Puesto Que Desempeña.

• Introducción

• Texto O Desarrollo

• Despedida

• Lugar Y Fecha

• Firma o Rubrica: es la palabra o letra manuscrita que nos identifica.

• Iniciales de responsabilidad.

• Lema: leyenda que utiliza la dependencia (se escribe con mayúsculas y entrecomillado), por ejemplo. “piensa y trabaja” “sufragio efectivo, no reelección”

• Antefirma: es la anotación del nombre y cargo o categoría del firmante (se escribe con mayúsculas).

• Referencias Finales: son las iniciales que anotamos como c.c.p. (copia carbón para), esto nos sirve para facilitar los datos de archivo o copias que se envían y a quien.

c) El Memorándum:

Es un escrito que se utiliza esencialmente para auxiliar a la memoria como un apunte"; Es por tanto una nota o recado de carácter oficial.

Memorándum significa "lo que se debe recordar o tenerse en mente". Se destina su uso en la correspondencia a consignar las ideas que han de estar presentes en nuestra memoria cuando, regularmente los superiores, dan indicaciones por escrito, por lo cual es de carácter netamente interno de la empresa u oficina que lo envía.

La extensión del memorándum es de media carta (hay que recordar que es un recado y no una carta) y su estilo es sobrio en razón del propósito a que se destina.

La mayor parte de oficinas o empresas de importancia usan papel impreso, exclusivo para esta comunicación con el membrete y la palabra memorándum.

En la práctica podemos distinguir, tanto en lo que atañe a la forma como en lo que concierne a su

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