Manual De Archivos En La Oficina
Enviado por jhon_23 • 29 de Agosto de 2014 • 4.586 Palabras (19 Páginas) • 289 Visitas
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA
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2. ARCHIVO DE OFICINA
2.1. DEFINICIÓN
Es el que reúne la documentación en trámite o sometida a continua
utilización y consulta administrativa. El archivo de oficina está formado
por los documentos producidos y recibidos por una unidad administrativa,
en el desarrollo de sus funciones y actividades. Debe encontrarse
reunido de forma organizada para garantizar la gestión y consulta, tanto
de la institución productora como de los ciudadanos.
Así pues, entre sus funciones están:
- Formación de expedientes y correcta ordenación de las series documentales
que produce la propia oficina.
- Elaboración de instrumentos de control e información
(ficheros, bases de datos).
- Servicio de consulta administrativa.
- Preparación de las transferencias al Archivo Central.
2.2. PRINCIPIOS BÁSICOS DE SU ORGANIZACIÓN
- Cada unidad administrativa ha de mantener su archivo correctamente
organizado. Para ello debe tener:
• Un responsable del archivo, que se encargue de todas las tareas
relacionadas con su gestión.
• Un espacio adecuado, con el mobiliario necesario, para una correcta
instalación y conservación.
- El primer paso a seguir, en la organización del archivo de oficina,
es el de separar los documentos de apoyo informativo de aquellos
otros que forman parte del trámite administrativo.
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2.2.1. Documentos de apoyo informativo
Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y
podemos definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos
para servir de ayuda a la gestión administrativa.
Pertenecen a este grupo:
- Textos legales
- Boletines oficiales
- Publicaciones
- Folletos
- Catálogos comerciales
- Circulares
- Dossieres informativos
- Revistas
Esta documentación no ha sido producida por la oficina y, en general,
no es original, conservándose sólo mientras resulta útil en la gestión. Nunca
se transfiere al Archivo Central.
Normas básicas de organización
✓ Los documentos de apoyo informativo deben separarse de los documentos
administrativos.
✓ Los documentos de apoyo informativo se instalarán, preferentemente,
en carpetas colgantes ordenadas por materias, mientras que para
los libros, revistas o catálogos, se utilizan estanterías o revisteros.
✓ Una forma útil de organizar esta documentación es la creación de
dossieres temáticos, de forma que los documentos queden ordenados
por asuntos.
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2.2.2. Documentos administrativos
Los documentos administrativos son los producidos y/o recibidos
por una unidad administrativa en el ejercicio de una función y como desarrollo
de una actividad.
Los documentos de archivo tienen carácter seriado. Se producen en
el ejercicio de diferentes actividades que se prolongan en el tiempo, dando
lugar a las distintas series documentales.
Dentro de los documentos administrativos se pueden establecer cuatro
grandes grupos:
2.2.2.1. Expedientes administrativos/Expedientes no reglados
El expediente administrativo está formado por un conjunto de documentos
que formalizan los actos administrativos encaminados a
resolver un asunto; es, en definitiva, la formalización de un procedimiento
administrativo. Por ello, un expediente debe agrupar todos
los documentos generados en las distintas fases de un procedimiento,
desde la iniciación, de oficio o a instancia de parte, hasta la
ejecución, incluyendo incluso la documentación relativa a revisiones,
suspensiones, revocaciones o recursos, que la resolución del procedimiento
pudiera generar.
Dentro de este grupo estarían, también, los expedientes no reglados,
que son los que materializan cualquier actividad de una oficina, en la
que no se pretende la resolución administrativa de un asunto. Responden
a actividades que tienen como objeto el estudio de un determinado
asunto, a efectos de estadística, constancia e información.
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Ejemplo:
- Expediente informativo sobre la situación de los centros de protección
de menores en la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.
Normas básicas de organización
✓ Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su
correspondiente carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite
del procedimiento administrativo, e indicando en la portada los siguientes
datos:
• Unidad administrativa
• N.º Referencia
• N.º de expediente
• Serie documental
• Título del expediente
• Fecha de inicio
• Fecha de resolución
• Observaciones
Ejemplo:
- Archivo General de la Región de Murcia
- 43430/2009 (SIGEPAL)
- 3/2009
- Expedientes de gastos
- Servicio de limpieza de los locales y dependencias de la Administración
Regional para el ejercicio 2009
- 07/01/2009
- 29/05/2009
- Contratación bianual
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Es recomendable realizar un índice de los documentos que componen
el expediente, en el que se indicarán, como mínimo, los siguientes
datos: número de orden del documento, fecha del documento y asunto.
Es importante cumplimentarlo a la vez que se incorporan los documentos
dentro de la carpetilla.
Ejemplo: Expediente de subvención.
N.º FECHA ASUNTO
1 Informe sobre convocatoria de subvenciones
2 Memoria justificativa
3 Memoria económica
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Propuesta de necesidad y oportunidad de convocatoria
de subvenciones
5 Borrador de la orden de convocatoria
6 Documento contable A
7 Informe del Servicio Jurídico
8 Solicitudes y documentos anexos
9 Informe sobre solicitudes
10 Acta de la Comisión de Evaluación de Subvenciones
11 Resolución provisional
12 Propuesta de resolución definitiva de concesión
13 Orden de concesión
14 Notificaciones de resolución a los interesados
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Relación A de perceptores y cuantía para el pago de
subvenciones
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