Manual Inductivo

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Código:

Guía para la organización de archivos Recursos Humanos Versión:

Página:

Revisó

Dir. Certificación Documental

Aux. de Archivo

Aprobó

Rector

Fecha de aprobación

Septiembre 8 de 2014

Resolución No. 1077

TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción ……………………………………………………………………....1

2. Objetivo …………………………………………………………………………....2

3. Justificación ……………………………………………………………………....2

4. Alcance ………………………………………………………………………….....2

5. Definiciones ……………………………………………………………………….2

6. Historias laborales………………………………………………………………..5

6.1 Responsable del archivo y custodia ……………………………………..5

6.2 Identificación de carpetas…………………………………………………..5

6.3 Distribución y organización del archivo …………………………………6

6.4 Manejo de las carpetas ……………………………………………………..6

7. Contenido de las historias laborales …………………………………………7

8. Criterios para la conservación y protección de los archivos ……..……12

9. Lineamientos para el préstamo de las historias laborales ………….…..13

10. Conservación de las historias laborales ……………………………….…..13

10.1 condiciones medioambientales de las historias laborales…....14

11. control de las historias laborales ……………………………………………14

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: JS9694

Guía para la organización de archivos Recursos Humanos Versión: 9001

Página: 1- 19

Revisó

Dir. Certificación Documental

Aux. de Archivo

Aprobó

Rector

Fecha de aprobación

Septiembre 8 de 2014

Resolución No. 1077

1. INTRODUCCIÓN

La Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

El Archivo General de la Nación como entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística en el marco del Sistema Nacional de Archivos y conforme a lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, está desarrollando "La guía para la implementación de un programa de gestión documental" y en ese sentido, se orientará el programa de gestión documental definido como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: JS9694

Guía para la organización de archivos Recursos Humanos Versión: 9001

Página:2-19

Revisó

Dir. Certificación Documental

Aux. de Archivo

Aprobó

Rector

Fecha de aprobación

Septiembre 8 de 2014

Resolución No. 1077

2. Objetivo

El presente documento tiene como objetivo principal brindar lineamientos básicos que permitan orientar el procedimiento de organización y archivo de historias laborales de la Universidad Tecnológica del Chocó, ya que la historia laboral refleja la vida jurídica administrativa de una persona a partir del vínculo legal o reglamentario con una entidad y el manejo de esta información debe ser conforme a la ley.

3. Justificación

El presente documento es porque la Universidad Tecnológica del Chocó como entidad pública debe estar enmarcada a las directrices y parámetros reglamentarios por la ley, por el su gestión de documentación sea la mas eficaz y eficiente para el acceso a la información y documentación de todos los procesos que se llevan en ella.

4. Alcance

Aplica a todos los documentos tramitados en las diferentes unidades académicas y/o administrativas, aplicado por los encargados del archivo y custodia de las historias laborales de la Universidad Tecnológica del Chocó.

5. Definiciones

 Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, generados en un proceso natural, por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando el orden, para servir como testimonio e información de la persona o institución que los produce.

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: JS9694

Guía para la organización de archivos Recursos Humanos Versión: 9001

Página:3-19

Revisó

Dir. Certificación Documental

Aux. de Archivo

Aprobó

Rector

Fecha de aprobación

Septiembre 8 de 2014

Resolución No. 1077

 Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a Entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por Entidades privadas.

 Documento: Información y su medio de soporte.

 Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

 Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos o registros generados orgánica y funcionalmente por un proceso, por lo general se refiere a un

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