Metodología Para La Creación E Innovación De Estructuras Organizacionales

Unidad V.- Metodología para la creación e innovación de estructuras organizacionales

5.1 Planeación de Estudio

Todo estudio organizacional se encuentra basado en un proceso que parte de la percepción y determinación de la problemática, definición de los factores de estudio, objetivos, lineamientos y campos de trabajo para su realización, la captación y el análisis de los datos necesarios para formular, implantar y evaluar las recomendaciones hasta presentar por escrito el informe a las autoridades, implantar las recomendaciones, evaluar, dar seguimiento y retroalimentar el proceso.

Es necesario realizar la justificación necesaria del estudio a realizar; es decir fundamentar los motivos del mismo, aunque sean rutinarios, es indispensable sustentar dichos estudios ya que de este modo se especificaran los objetivos a evaluar ya sea para obtener un diagnóstico, áreas de oportunidad o bien buscar soluciones a problemáticas suscitadas dentro de la organización.

La planeación del estudio es el segundo paso para realizar un estudio organizacional consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos técnicos, es decir, establecer los términos de referencia para orientar su ejecución.

La determinación del factor de estudia es la identificación de los elementos que debe estudiarse para que la organización pueda cumplir con su cometido.

Pasos para la planeación del estudio:

• Determinación del factor del estudio

• Fuentes de estudio

- Internas

- Externas

• Definición del objetivo de estudio

• Investigación preliminar

• Lineamientos para orientar la investigación

• Contenido de la Investigación

• Preparación del proyecto de estudio

- Propuesta

- Programa de trabajo

• Autorización para realizar el estudio

• Integración del equipo de estudio

• Capacitación del equipo

Determinación del factor de estudio

Identificación de los elementos que deben estudiarse para que la organización pueda cumplir su cometido.

Este procedimiento fija los cimientos para determinar el objetivo del estudio y llevar a cabo una exploración o investigacíon preliminar que proporcione la información fundamental para integrar un proyecto de estudio sólido y completo.

5.2 Autorización del Estudio

En este punto se debe presentar el proyecto al titular de la organización responsable de su ejecución para que este lo evalúe y en su caso lo apruebe. Una vez autorizado, deben girarse comunicaciones y/o convocar a reuniones para hacer ser conocimiento de todos los niveles jerárquicos la intención de realizar el estudio, resaltando los beneficios que se obtendrán de este esfuerzo a fin de que todos brinden su apoyo. Sin este requisito el trabajo podría tomar más tiempo o presentar mayor grado de dificultad.

La autorización es la aprobación y consentimiento del titular de la organización, el órgano de gobierno, y/o los niveles jerárquicos, hacen documento final para que este pueda ponerse marcha dentro de la organización; en el documento final para que pueda tener validez, tienen que constar las firmas autógrafas de las autoridades ya sean internas (niveles jerárquicos) o externas (órganos de gobierno) de la organización.

Integración del equipo de estudio

Para iniciar formalmente es indispensable que la responsabilidad de las acciones se diluya entre varias personas, por lo que debe designarse a unos coordinados, auxiliado por un equipo técnico conformado por líder de proyecto y asistentes o analistas, quienes se encargaran de todas las fases de ejecución para homogeneizar el contenido y la presentación de la información.

Para este tipo de trabajo, la organización debe nombrar a una persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios. Por la naturaleza de sus funciones, también puede designarse al titular de la unidad de mejoramiento administrativo (en este caso de contar con este mecanismo) o contratar los servicios de un consultor externo.

En cuento a la formación del equipo técnico de apoyo, en primer lugar se puede considerar la incorporación de los miembros dele quipo piloto responsable de carpar la información preliminar. En segundo lugar, se puede elaborar una lista del personal con posibilidades de participar considerando la magnitud y las especificaciones del trabajo. El número final de integrantes del equipo estará sujeto a los siguientes factores:

1. Naturaleza de la organización

2. Número de unidades administrativas que componen la estructura orgánica.

3. Ámbito de funcionamiento

4. Número de empleados

5. Nivel técnico del personal

6. Nivel de desarrollo tecnológico

7. Cultura organizacional.

Es recomendable que en el proceso de selección de este cuerpo de estudio se tomen en cuenta características como la objetividad del personal, sentido de responsabilidad, integridad, imparcialidad, creatividad, buen manejo de las relaciones humanas y, sobre todo, conocimiento de la organización.

Capacitación del equipo

Una vez integrado el equipo de trabajo, debe capacitarse, no solo en lo que respecta al anejo de los medios de investigación que se emplearan para obtener la información, sino en todo el proceso que se seguirá para preparar el estudio.

Por ello, debe darse a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, las unidades administrativas involucradas, la calendarización de las actividades, los documentos de soporte, el inventarios estimado de información por captar, la distribución de cargas de trabajo, la forma de reportar avances, los mecanismos de supervisión de las acciones, el responsable de coordinar este esfuerzo, el o los líderes de proyecto designados y la lista de asistentes o analistas considerados.

Cuando la complejidad del estudio o el grado de dificultad para llevarlo a cabo sea alto, resulta conveniente formar equipos por unidad administrativa, programa, proyectos, producto o servicio.

5.3 Recopilación de la Información

Luego de concluir la parte preparatoria del estudio se inicia la fase de recopilación de datos, que debe dirigirse hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organización; de lo contrario, se obtendrá una impresión deformada de la realidad, incurriendo en interpretaciones erróneas y en medidas de mejoramiento inoperantes.

Deberá dirigirse al registro de aquellos hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la unidad o tema que se investiga.

Se conocen dos tipos de fuentes:

1. Primarias: que contienen información original no abreviada ni traducida.

2. Secundarias:

...