PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS EN OFICINA PRINCIPAL

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PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS EN OFICINA PRINCIPAL

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INDICE

1. Portada………………………………………………….…..…………………………………………..1

2. Indice……………………………………………………………..……………………………………..2

I. Objetivo…………………………………………………….……..……………………………….. 3

II. Alcance……………………………………………………………………………………………..3

III. Referencias…………………………………………………………………………………………3

IV. Definiciones………………………………………………………………………………………...3

IV.I Pedido de Materiales……………………………………………………………………..3

IV.II Orden de Compra…………...…………………………………………………………….3

IV.III Orden de Servicio……………...………………………………………………………….3

IV.IV Fase………………………………...………………………………………………………3

IV.V Cotización………………………………………………………………………………….3

IV.VI Nota de Ingreso al Almacén……………………………………………………………...3

IV.VII Guía de Remisión…………………………………………………………………………3

V. Responsabilidades……………………….………………………………………………………..3

VI. Proceso……………………………………………………………………………………………..3

VI.I General………..………………………………...………..…..……………………………3

VI.II Pedido de Materiales……………………………………………………………………..4

VI.III Cotizaciones………….……………………………………………………………………6

VI.IV Ordenes de Compra………………………………………………………………………6

VI.V Pagos……………………………………………………………………………………….8

VI.VI Bases de Datos de Materiales, Herramientas y Equipos……………………………..9

VII. Anexos…….. ……………………………………………………………………………………..10

VII.I Anexo N° AF-014-1: Pedido de Materiales

VII.II Anexo N° AF-014-2: Orden de Compra

VII.III Anexo N° AF-014-3: Rangos de Autorización

VII.IV Anexo N° AF-014-4: Tiempos típicos de Atención

VIII. Distribución ……………………………………………………………………………………….10

ANEXOS

Anexo N° AF-014-1 : Pedido de Materiales……………………………………………………………11

Anexo N° AF-014-2 : Orden de Compra ………………………………………………………………12

Anexo N° AF-014-3 : Rangos de Autorización…………………………………………………...……13

Anexo N° AF-014-4 : Tiempos típicos de Atención…………………………………………………...14

I . OBJETIVO: Este procedimiento establece los requerimientos para una adecuada gestión de compra de materiales, repuestos, activos fijos y órdenes de servicios.

II. ALCANCE: El presente procedimiento se aplica a todas las obras y áreas de CORPORACION SAGITARIO S.A. y los Consorcios en que la empresa interviene.

III . REFERENCIAS: Procedimiento AF-012-99: Facturas de Proveedores

IV. DEFINICIONES:

IV.I PEDIDO DE MATERIALES

Es el documento a través del cual se comunica al Departamento de Logística las necesidades de una obra o área.

IV.II ORDEN DE COMPRA

Es el documento oficial de la empresa a través del cual se comunica a un proveedor las cantidades requeridas de bienes que deben ser suministrados a una obra o área de la empresa en determinados términos y condiciones, incluyendo el precio y fecha de entrega. Los términos incluidos en una Orden de Compra son equivalentes a un contrato entre la empresa y el proveedor.

IV.III ORDEN DE SERVICIO

Es el documento equivalente a una Orden de Compra utilizado cuando en la adquisición de un producto se involucran determinadas características que suponen la fabricación del mismo.

IV.IV FASE

Es la actividad o conjunto de actividades que la empresa determina para el control de costos de una obra.

IV.V COTIZACION

Es el documento a través del cual se solicita a un proveedor o a un grupo de ellos la presupuestación de determinados productos incluidos en un Pedido de Materiales.

IV.VI NOTA DE INGRESO

Es el documento a través del cual se da por recibido uno o más productos al almacén de una obra o al almacén de la Oficina Principal.

IV.VII GUIA DE REMISION

Es el documento a través del cual el proveedor certifica la entrega de bienes al almacén de una obra o de la Oficina Principal. También se utiliza para las transferencias de materiales y equipos dentro de la empresa.

V. RESPONSABILIDADES:

V.I El Jefe del Proyecto es responsable por la solicitud oportuna y la información suficiente para proceder con las adquisiciones. La solicitud oportuna permitirá mejorar el resultado de la obra ya que se podrá realizar una mejor gestión (precio y plazo), y la información suficiente permitirá garantizar la calidad de los suministros.

V.II El Sub Gerente de Logística es responsable de establecer e implementar apropiadamente los controles administrativos del presente documento, así como de la actualización permanente del mismo.

VI. PROCESO:

VI.I GENERAL

Logística debe asegurarse que los productos a comprar cumplan con los requisitos especificados

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