PROPUESTA DE GUÌA PARA REALIZAR EL DIAGNÒSTICO DE UNA ORGANIZACIÒN QUE, POSTERIORMENTE, SERÀ OBJETO DE UN PROYECTO ADMINISTRATIVO

PROPUESTA DE GUÌA PARA REALIZAR EL DIAGNÒSTICO DE UNA ORGANIZACIÒN QUE, POSTERIORMENTE, SERÀ OBJETO DE UN PROYECTO ADMINISTRATIVO

I. Introducción.

La mayoría de las instituciones de educación superior exigen de sus alumnos, elaborar proyectos administrativos de carácter sencillo, para poner en práctica los saberes teóricos y metodológicos adquiridos en el aula. Estos saberes se agrupan en dos: los teóricos y los prácticos. Los primeros se refieren a la Administración como ciencia y al proceso administrativo. La Administración se considera: “herramienta fundamental para la producción de bienes y servicios que requiere la sociedad, cuyo objetivo central es hacer del trabajo humano una actividad más efectiva y eficiente, para que, a través de ella, podamos construir una sociedad más justa” ; el proceso administrativo sería la interrelación entre las cuatro funciones de la administración: planificación, organización, dirección y control. Los saberes prácticos tienen que ver con el procedimiento o pasos que se deben seguir para llevar a cabo un proyecto a fin de lograr los objetivos y metas propuestos.

La presente guía describe los pasos que deben cumplir los estudiantes de instituciones de educación superior, para realizar el diagnóstico de una organización que, posteriormente, sería objeto de un proyecto administrativo, para darle solución a los problemas que se hayan identificado y priorizados en el diagnóstico. En este contexto, debe aclararse, que el diagnóstico es la primera etapa del proyecto, la cual será seguida por otras, actualmente en proceso de elaboración.

La guía se inicia con una serie de definiciones y conceptos básicos relacionados con la administración y el proceso administrativo, para luego describir, de manera detallada, los pasos a seguir para el diagnóstico en referencia.

II. Definiciones y conceptos básicos sobre administración y proceso administrativo.

Administración.

El término administración se puede definir de dos formas diferentes: 1) Proceso para conseguir que se hagan las cosas con eficiencia y eficacia, a través de otras personas y junto con ellas; 2) Conjunto ordenado de principios técnicas y prácticas, que tiene como finalidad apoyar la consecución de los objetivos de una organización, a través de la provisión de los medios necesarios para obtener resultados con eficiencia, eficacia, congruencia, óptima coordinación y aprovechamiento de los recursos.

Organización.

Una organización es un grupo de personas organizadas de manera sistemática y reunida para un propósito específico. También se considera como una unidad social, constituida en forma deliberada con fines y objetivos predeterminados, sobre una base de actuación de cierta permanencia, que se rige por un orden normativo y se estructura alrededor del centro del poder y de decisión internos y externos, que regulan y controlan su operación para adecuarla al cumplimiento de sus objetivos. La organización está integrada por grupos de individuos que establecen relaciones interpersonales de trabajo, determinan las divisiones y la especialización de labores, y operan bajo una jerarquización formal de posiciones y cargas, al diferenciar al individuo en el puesto y la función o las actividades que le corresponde desempeñar. Toda organización se puede considerar como un ente dinámico que mantiene nexos permanentes con el medio que lo rodea, el que a su vez, influye en forma directa e indirecta en su funcionamiento.

Proceso administrativo.

Es la interrelación cíclica y dinámica de las cuatro funciones básicas de la administración: planificar, organizar, dirigir y controlar. Igualmente se le ha concebido como el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, misma que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Planificar consiste en la selección de misiones, objetivos y estrategias de la organización, así como la definición de planes para la coordinación de las actividades. Es responder a la pregunta ¿Qué se va a hacer?

Organizar incluye determinar qué tareas serán llevadas a cabo, cómo se realizarán, quién las ejecutará, cómo estarán agrupadas, quién depende de quién y dónde se tomarán las decisiones. Es responder a la pregunta ¿Cómo se va a hacer?

Dirigir incluye motivar al personal de la organización, orientar las actividades de otros, elegir el canal más eficaz de comunicación y resolver los conflictos que se presenten. Dirigir es, entonces, verificar que se haga.

Controlar es el proceso de vigilar el desempeño, compararlo con las metas y corregir todas las desviaciones sustantivas. El proceso de control básico incluye tres etapas: 1) establecer estándares; 2) medir el desempeño con estos estándares y, 3) corregir las variaciones con respecto a los estándares y los planes. Es responder a la pregunta ¿Cómo se ha hecho?

En el siguiente diagrama se puede visualizar la configuración del proceso administrativo:

Acción

Hecho por medio del cual se materializan los proyectos de la administración; también se aplica para establecer divisiones del trabajo o para distinguir algunos actos especializados como son: acción administrativa, diagnóstico administrativo, acción política y acción técnica.

Actividad.

Una o más acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento ejecutado por una misma persona o por una unidad administrativa.

Análisis administrativo

Es el estudio de las causas y soluciones de los problemas administrativos. Abarca la responsabilidad básica de planificar y perfeccionar los procesos, los métodos y la estructura organizacional.

Diagnóstico administrativo.

Proceso de acercamiento gradual al conocimiento analítico de un hecho o problema administrativo, que permite destacar los elementos más significativos de una alteración en el desarrollo de las actividades de una institución. El diagnóstico administrativo precede al análisis administrativo.

Efectividad.

Capacidad de producir resultados esperados con el menor uso o gasto de recursos.

Eficacia.

Capacidad de producir resultados que guarden relación con los objetivos y metas de la organización en un periodo de tiempo determinando.

Eficiencia.

Maximización de los insumos empleados para generar productos o servicios; ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menores recursos.

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