Partes De Documentos Administrativos

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Partes de los documentos administrativos

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Publicado porTian Li

Partes de los documentos administrativos

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INTRODUCCION

Los documentos administrativos forman parte importante de la documentacion de una institucionya que definen el soporte material con el que materializan los actos administrativos.Ellos cumplen dos importantes funciones, por un lado es un documento de constatacion quepermite comprobar el desarrollo de una actuaqcoin administrativa y por otro es un instrumento decomunicacion, ya que los documentos administrativos permiten la translacion del contenido de losactos a otros organos o unidades de administracion, o a terceros interesados, ya sean personas juridicas publicas o privadas o personas juridicas naturales.

PARTES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. Titulo:

Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de un documento.

2. Introducción:

Es el exordio de un discurso o preámbulo de un documento.

3. Datos del destinatario:

Son loos datos de la persona a quien va dirigido el documento tiene unTratamiento o cargo por ejemplo

“

Julio Huaman Meza

–

VICERECTOR ADMINISTRATIVO

”

4. Texto o cuerpo

: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje será directo, sencillo y seevitara el tuteo.

5. Remitente:

Es la persona que envia el documento.

6. Cargo o copia del que remite el oficio

: Es la constancia escrita de haber entregado un documento oexpediente.

7. Referencia, notas y pie de pagina:

Son citas que ofrecen información adicional que resulta de interéspara el lector, pero que no pueden incluirse dentro del texto corriente de manera fluida

8. Anexo:

Aqui se indica la documentaicon que se adjunta al oficio, como catalogos, revistas tarjetas,programas u otros documentos.

9. Lugar:

lugar de donde se envía

10. Fecha:

el día, el mes y el año en curso

11. Conclusion:

Resolución que se ha tomado sobre la materia de un documento después de haberlaventilado.

12. Despedida.

Es la parte donde muestras amabilidad y cortesia para finalizar el documentos. Ej : “Hago

propicia la oportunidad

para hacerle llegar mi consideracion y estima personal”.

13. Firma:

Nombre y apellido, o título, que una persona escribe con su propia mano en un documento,para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido.

14. Antefirma:

Nombre de la empresa o razón social que envía la carta. Ej

CLUB DEPORTIVO DIABLOS ROJOS, A. C.

15. Posfirma:

Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargoque le distingue, más el sello respectivo.

16. Nombre del año:

Es la denominación que se le da al año actual P.Ej. "Año de la consolidacion socialy economica del Perú".

17. Sello:

Figuras o signos grabados, que se imprime a ciertos documentos para darles valor y eficacia.

18. La sumilla:

Es una clase de resumen, es la versión corta de un texto; consiste es redactar lo esencialde éste, manteniendo la información del mismo en el menor número de palabras.

19. Código, Nº de informe ó numeración.

“Oficio Nº 1575

-265-II-2010

”

20. Cierre del Acta:

Se usa generalmente un párrafo "de estilo", indicando la hora en que termina el actoy señalando que al pie firmarán los presentes "prestando su conformidad" a lo actuado.

21. Vocativo o expresión de cariño:

Se emplea para identificar el nombre al que se dirige el remitente.

22. Membrete:

Parte que identifica a la institución o empresa. Va en la parte superior y central, o sino, allado superior izquierdo.

23. Iniciales:

Sirven como constancia de los posibles errores o defectos. Se escribe con mayúscula lasiniciales de la persona que ordena o dicta la carta y con minúscula, de la que escribe.

24. Finalidad:

Objetivo o fin del documento.

25. Base legal

: Se refiere a la Ley, Orden Ejecutiva o Resoluciones que dispongan la creación de unorganismo, programa o la asignación de recursos.

26. Alcance

:Aportes o sugerencias.

27. Disposiciones

: Preceptos legales o reglamentarios, orden y mandato de la autoridada. Disposiciones generales (procedimiento)b. Disposiciones finales (especificas)

28. Cargo de la autoridad que expide el documento

o (En caso de que la expidiera un subalterno)Cargo del servidor subordinado que expide el documento.

29. Post-data:

Aquello que se añade a una carta ya concluida y firmada

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. OFICIO

(Viene del Latín OFFICIUM)Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre lasinstituciones estatales y particulares.El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía.Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar,remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.

Su finalidad



Informar



Invitar



Pedir



Remitir.

Área de Difusión

El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institución; y Nivel Interno,dentro de ella. A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente conaquellos que ocupan cargaos directivos. A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una entidad oinstitución.

Facultad para Firmar Oficios

Los oficios de circulación externa, son firmadas solamente por la máxime autoridad de la institucióno por quien hace sus reces. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera dela institución, abandonando asuntos específicos del trabajo, peden los que dirigen los órganosinternos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer laresponsabilidad de la referente autoridad.Los oficios de circulación interna, confirmados por quien desempeñan cargos directivos en lainstitución.

Partes de un Oficioa)

Membrete: Nombre de la institución.

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