TALLER AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

GENERALIDADES DEL INFORME DE AUDITORIA

La gerencia de la empresa y las unidades organizativas auditadas tienen el derecho de ser informadas periódicamente sobre el transcurso de la auditoría y sobre los resultados intermedios obtenidos. El informe reviste tanta importancia como la auditoría misma, a fin de garantizar la transparencia del análisis y de permitir que tanto los responsables como los afectados, tengan la posibilidad de participar en su configuración.

El informe puede ser verbal o escrito. Básicamente, después de la finalización de los análisis en cualquier unidad organizativa relevante, se debería entregar un informe verbal en forma de conferencia final.

Los resultados de la auditoría preliminar deben documentarse por escrito y, en principio, están concebidos exclusivamente para el uso interno. Los informes deben elaborarse de manera breve o detallada, según a quien vayan dirigidos, estar estructurados en forma clara y formulados de manera concisa y precisa.

A base de los deficiencias determinados, se proponen medidas o se emiten recomendaciones que deberían conducir a una corrección de las desviaciones entre valores de referencia y valores reales. Las medidas / recomendaciones pueden desglosarse, por ejemplo, en aquéllas relativas a la gerencia, a la organización, la técnica y la formación. Las medidas / recomendaciones desarrolladas para dichos sectores deberían subdividirse en las siguientes prioridades:

- medidas inmediatas (periodo de realización, por ejemplo, aproximadamente 3 meses)

- medidas a corto plazo (período de realización, por ejemplo, aproximadamente 1 año)

- medidas a largo plazo (período de realización, por ejemplo, aproximadamente 3 años)

A base de la comparación de valores de referencia y valores reales y de las medidas, en la auditoría preliminar se debería desarrollar el programa de calidad para la empresa. Aquí se pueden contraponer:

- Objetivos empresariales

- Medidas

- Hitos para el control de éxitos

- Responsabilidades

OBJETIVOS EL INFORME DE AUDITORIA

- Información de la gerencia

- Documentación de la situación real, evaluación de la situación determinada y plan de medidas

- Información del personal de la empresa Iniciación de operaciones correctivas

Los contenidos de los informes se orientan en los grupos objetivo / destinatarios. Los destinatarios de informes pueden ser:

- Socios (¡informe muy breve!)

- Gerencia

- Responsables de las unidades organizativas / unidades operativas

- Jefes de instalaciones

- Departamento Administrativo

- Departamento legal

- Marketing

Los conocimientos y medidas relevantes para cada grupo meta deben ser elaborados específicamente para el mismo.

De acuerdo con la reglamentación, el Informe final de una auditoría preliminar debería contener lo siguiente:

-Informaciones generales, por ejemplo

-objetivo de la auditoría preliminar/ auditoría de calidad

-destinatarios del informe alcances de la auditoría preliminar

-Equipo auditor

- período en el que fue realizada la auditoría

- descripción de la empresa (cuadro resumido)

Fundamentos de la auditoría preliminar, por ejemplo,

- descripción de la empresa (detallada según unidades auditadas)

- fundamentos legales

- listas de control empleadas, guías para entrevistas, etc.

Comprobaciones de la auditoría, por ejemplo,

- deficiencias en el sistema de gestión

- deficiencias en la organización

- técnicas

- métodos de análisis

- infracciones de leyes

- comprobaciones

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