Teoria De Sistemas

TEORÍA DE SISTEMAS APLICADA A LA EMPRESA

INTRODUCCIÓN

Todas las personas, en general, participan en forma simultánea en diversas organizaciones, siendo estas de diversa naturaleza (entre otros ejemplos se pueden mencionar la familia y el club deportivo).

Dichas organizaciones se caracterizan por el trabajo conjunto de las personas que las componen para el logro de ciertos objetivos comunes. A esta definición, es preciso ahora agregar un concepto adicional: el de sistema que, sin lugar a dudas, enriquece la comprensión de la organización.

LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA: IMPORTANCIA DE LAS INTERACCIONES

Un sistema se define como un conjunto de partes cuya interacción produce determinados resultados. Lo fundamental en este tipo de relación es que exista la interrelación, pues de esta forma se logran rendimientos superiores, lo que permite alcanzar objetivos en forma eficiente.

La teoría de sistemas entrega una forma simple para analizar las organizaciones, poniendo énfasis en el estudio de su estructura y en las interrelaciones entre sus componentes.

Las partes que componen una organización desde un punto de vista sistémico son:

Los insumos que utiliza la empresa y que corresponden a personas, capital, recursos naturales y tecnológicos y materia prima, entre otros.

Los procesos de transformación que ocurren al interior de la empresa. Su naturaleza es variada y pueden ser explicados a través de las actividades que se realizan al interior de ella. Alguna de estas actividades son marketing, finanzas, operaciones y adquisiciones, entre otras.

Los resultados de la empresa incluyen productos y servicios, utilidades, satisfacción de necesidades de clientes y trabajadores, experiencia y aprendizaje, entre otros. En esta perspectiva, los demandantes de los resultados de la empresa no son solamente sus clientes, sino también los empleados, los dueños, los proveedores y el gobierno local.

Además de los anteriores, es necesario considerar el papel del entorno de la empresa y los procesos de retroalimentación del sistema. Este último será aclarado más adelante cuando se analicen los sistemas abiertos.

Para comprender mejor la forma en que se relacionan estos componentes, se muestra la siguiente figura.

Un ejemplo de negocio de comida rápida, permitirá aplicar los conceptos anteriores a un caso real, para facilitar la comprensión de los mismos.

A modo de resumen, es posible resaltar los siguientes aspectos:

Los insumos o recursos que utiliza la empresa en su proceso productivo son de naturaleza muy variada. En mayor o menor medida, como se puede ver en el ejemplo anterior, todos ellos son determinantes en el proceso de transformación.

Cuando el proceso de transformación principal de la empresa se define como un servicio, entonces, se aplica al cliente, quedando este como insumo. En caso de los procesos productivos, la transformación. La empresa debe velar por la eficiencia. Por ejemplo, la producción realizada en forma artesanal cien por ciento es, frecuentemente, poco rentable. En el caso de la fabricación de zapatos, por ejemplo, el tipo, la cantidad y la calidad de los zapatos producidos y el margen que de su comercialización se pueda obtener, dependerán del cuero utilizado, de la automatización y del nivel de tecnología aplicado al proceso.

Los resultados de la empresa también son muy variados. Ellos aparentemente “emanan” de la organización, porque influyen de una u otra forma en el resto del sistema. Volviendo al ejemplo del Negocio de comida rápida, un vendedor con más experiencia es un “mejor vendedor” y, por tanto, un insumo de mejor calidad en una próxima oportunidad de venta. Por su parte, un cliente insatisfecho con la última atención que recibió, afectará negativamente a otros potenciales clientes de su negocio. Por último, las utilidades que se generan fruto de la operación son

reinvertidas en la empresa para comprar nuevos equipos o destinarlas a publicidad.

Esto pone en evidencia el hecho que muchos resultados vuelven a entrar en la forma de insumos al proceso de transformación.

SISTEMAS CERRADOS Y SISTEMAS ABIERTOS

Para ilustrar estos nuevos conceptos, la isla de Robinson Crusoe aporta características suficientes como para considerarla un sistema. En ella se encontraban recursos dados por las especies vegetales y animales que la naturaleza proveía, además de las personas que en ella habitaban: Robinson Crusoe y Viernes. Cada tarde, producto de la pesca y la recolección de frutos, Crusoe y Viernes podían comer y, a la vez, aprovechar las ramas de los árboles para construir instrumentos y herramientas que facilitaran la tarea del día siguiente.

Esta descripción de la isla corresponde a un sistema cerrado. Todos los insumos provienen de la misma isla pues no existían posibilidades de “importarlos” de otro lugar. Además, el resultado que se obtenía del proceso (pesca, caza y recolección de frutos) permanecía en el mismo sistema y tampoco podía ser enviado fuera debido a la ausencia de vías efectivas de transporte o comunicación.

En oposición al caso de la isla, las organizaciones que existen en el mundo contemporáneo (fábricas de zapatos, hospitales y muchas otras) no son sistemas cerrados, pues reciben insumos o recursos del medio externo y los resultados que obtienen también salen fuera de ellas. A su vez, estos mismos resultados afectan nuevamente sus insumos a través de los procesos de retroalimentación.

Lo dicho anteriormente permite que la organización pueda ser descrita mediante un modelo de sistema abierto que incorpora relaciones entre la empresa y el medio externo. Esta permanente interacción entre los componentes internos y externos del sistema abierto obliga a la empresa a poner permanentemente su atención tanto dentro como fuera de ella.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS

A continuación, se presentan algunas características de la organización desde la perspectiva sistémica:

Mantienen una integridad.

En sus interior se producen sinergias.

Están compuestas por subsistemas.

Presentan el fenómeno de entropía.

Integridad

El concepto de integridad se refiere a que la organización debe ser comprendida como un todo, cuyo eje lo constituyen las relaciones que se dan entre sus componentes. En este contexto, el análisis de partes no conectadas carece de sentido.

Sinergia

Es razonable pensar que deben existir incentivos que mantengan unidos a los componentes del sistema. Dichos incentivos están dados por las sinergias que se producen en ella. En términos sencillos, sinergia significa que el todo es mayor que la suma de las partes, es decir, que los componentes del sistema valen más como

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