MANUAL GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

ALCANCE

Las organizaciones empresariales, fundamentalmente están conformadas por áreas misionales y de apoyo. Entre las misionales se encuentran: Producción, Mercadeo y Ventas y Logística. Y dentro de áreas de apoyo están: Administración, Personal, Finanzas y Sistemas, todas ellas con sus respectivos jefes y expectativas diferentes, coordinadas a través de un sistema para producir los resultados de la gestión empresarial y direccionar sus objetivos, para la satisfacción de sus clientes, generándose en la empresa la llamada CADENA DE VALOR.

El presente manual provee una guía general para el establecimiento y la implementación de un sistema de Control Interno, enfocado específicamente hacia el área de DIRECCIONAMIENTO. Es importante aclarar que este manual puede desarrollarse en cualquiera de las aéreas de la empresa, bajo los factores de análisis, desempeño, riesgo y control de cada una.

CONTROL INTERNO – ASPECTOS GENERALES

CONCEPTO

El control interno se define como un proceso realizado por la Junta Directiva, administradores y personal seleccionado por la entidad, con el fin de proporcionar seguridad razonable a partir del cumplimiento de los objetivos del negocio, efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables frente al entorno y la estructura de la organización

FACTORES DEL CONTROL INTERNO

 VALORACIÓN DEL AMBIENTE DE CONTROL

 VALORACIÓN DE RIESGOS

 ACTIVIDADES DE CONTROL

 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

 MONITOREO

VALORACION DEL AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente de control define la identidad de una organización, influenciando la conciencia de control en sus empleados; es el fundamento de todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura.

En la valoración del ambiente de control de una organización, deben considerarse entre otros los siguientes aspectos:

GESTION DE RIESGOS

Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa a la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en distintos niveles y consistentes internamente.

La valoración de riesgos es la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, constituyendo una base para determinar cómo se deben administrar. Dado que la economía, la industria, las regulaciones y las condiciones de operación continuarán cambiando, se requieren mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el cambio.

Dentro de los elementos que deben considerarse para valorar los riesgos de una organización se encuentran:

 Definición clara de objetivos

 Valoración del proceso para la definición de objetivos implícitos y explícitos

 Determinar si dentro de la misión de la empresa se declaran sus objetivos

 Evaluación de la coherencia entre sub-objetivos y objetivos

 Evaluar si se enfocan los sub-objetivos hacia las diferentes unidades de negocio

 Valoración del cumplimiento de objetivos

 Evaluación de información financiera.

ACTIVIDADES DE CONTROL

Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que permiten asegurar que los direccionamientos administrativos se lleven a cabo, minimizando los riesgos que impactan el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

Estas pueden dividirse en tres categorías, según el tipo de objetivo de la entidad con el que están relacionadas: Las operaciones, la fiabilidad de la información financiera o el cumplimiento de la legislación aplicable.

Los tipos de actividades de control se dan a todo lo largo de la organización, en todos los niveles y en todas las funciones y se pueden clasificar así:

 Análisis efectuados por la Dirección

 Gestión directa de funciones por actividades

 Proceso de información

 Controles físicos

 Indicadores de rendimiento

 Segregación de funciones

 Políticas y procedimientos

Aunque las actividades anteriormente mencionadas son útiles a la hora de analizar el Control Interno, la categoría a la que pertenece un tipo de control no es tan importante como la función que desempeña dicho control en la consecución de los objetivos de una actividad determinada.

INFORMACION Y COMUNICACION

Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma y en un tiempo que permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de información producen reportes, contienen información operacional, financiera, información sobre eventos, actividades y condiciones externas, necesarias para la toma de decisiones e informes de los negocios.

La comunicación efectiva debe darse en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la organización.

Todo el personal debe recibir un claro mensaje por parte de la alta gerencia, respecto a qué actividades de control deben tomarse seriamente. Deben entender su propio papel en el sistema de control interno, al igual que la manera como las actividades individuales se relacionan con el trabajo de otros. Debe contarse con un medio para comunicar la información significativa, también se requieren comunicaciones efectivas con agentes externos tales como clientes, proveedores, reguladores y accionistas.

Los elementos centrales necesarios en la evaluación de la información y la comunicación organizacional son:

 Sistemas de información gerencial.

 Calidad de la información a nivel empresarial.

 Sistemas de comunicación interna y externa.

 Medios de comunicación.

En forma detallada, un análisis de la información y comunicación requiere:

 Información (operativa, financiera, de cumplimiento).

 Evaluación sobre el manejo de información operativa y administrativa (Identificación, captura, procesamiento, divulgación, uso, seguridad y valoración).

 Conocimiento y aprovechamiento de información económica, del mercado, cambios

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