Administración del Tiempo

Secretaría de Educación Pública

Administración

del

Tiempo

INTRODUCCIÓN

Si quiere alcanzar un éxito significativo en la vida tiene que tener claro lo que más le importa y lo que está dispuesto a sacrificar. Tiene que mantener sus prioridades si quiere ser exitoso y crecer, por ejemplo: Llegar a sus metas en la empresa; terminar una maestría; tener la capacidad de aprender conocimientos nuevos que requiere tu organización (el sistema informático SAP, Marketing Digital, abrir un nuevo canal de ventas, etc.), sin duda alguna, debe agregar a su abanico de competencias personales, el conocimiento y aplicación de la administración del tiempo. El éxito profesional depende en gran medida de la capacidad para poder gestionar sus actividades de manera efectiva, cultivando y desarrollando buenos hábitos que perduren durante toda la vida.

En invariables ocasiones nos cuestiónanos el porqué no podemos alcanzar nuestros objetivos, pareciera que no alcanza el tiempo. El presente manual facilita al lector las técnicas propuestas por renombrados autores involucrados en el tema de la administración contemporánea del tiempo, de una manera sencilla, practica y adaptable para aplicarse en cualquier nivel organizacional y personal. Hemos agregado a este manual, el tema de las reuniones efectivas en las organizaciones considerando la importancia y relación que tiene con el tema principal.

CONTENIDO

OBJETIVO GENERAL 3

ADMINISTRACIÓN 4

EL TIEMPO 6

EL TIEMPO FÍSICO Y EL TIEMPO PSICOLÓGICO 8

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO 9

REALIDADES Y MITOS 13

OBSTÁCULOS DEL TIEMPO 15

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO: TÉCNICAS E INSTRUMENTOS 17

HABILIDADES PARA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO 29

LAS REUNIONES EFECTIVAS 40

PASOS Y FASES FUNDAMENTALES PARA LAS REUNIONES 45

PREPARACIÓN DE UNA REUNIÓN 47

REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN 51

REDACCIÓN DE ACTA 55

Reyes Ponce Agustín. Administración Moderna. Ed. Limusa/ Noriega. México 2010.

OBJETIVO GENERAL

Al término del curso-taller, el participante identificará la necesidad del uso racional y productivo del tiempo, mediante el análisis de sus implicaciones de costo-beneficio y de la aplicación del método científico del proceso administrativo que conduzcan a la optimización de ese recurso en actividades tanto personales como organizacionales.

ADMINISTRACIÓN

OBJETIVO DE APRENDIZAJE

Al finalizar el tema, los participantes identificarán los conceptos básicos de la administración y su relación con la optimización de las actividades laborales.

Administración según diferentes autores

Resumen

EL TIEMPO

OBJETIVO DE APRENDIZAJE

Al término del tema, los participantes identificarán el concepto de la administración del tiempo.

¿Qué es el tiempo?

La mejor definición, si bien no la más clara para el lector moderno, sigue siendo la antiquísima definición de Aristóteles:” El número, o la medida, del movimiento según antes y después”.

Para Aristóteles, como para la mayoría de los filósofos antiguos y medievales, la palabra movimiento equivalía a cambio (decían que todo lo que cambiaba “se movía” de la potencia al acto, es decir, de de la posibilidad a la realidad).

Proviene del latín tempus, temporis (momento, ocasión propicia, estado temporal en un momento determinado. Gracias a él, podemos organizar los hechos de manera secuencial. Este orden deja establecido un pasado, un presente y un futuro.

El tiempo es un recurso no renovable y el más valioso de todos los recursos que poseemos. De ahí la importancia de administrar adecuadamente este recurso.

En realidad no existe el tiempo como no existen ni el kilómetro ni el litro, sino únicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales, en virtud de lo anterior, podemos decir que administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos.

EL TIEMPO FÍSICO Y EL TIEMPO PSICOLÓGICO

OBJETIVO DE APRENDIZAJE

Al término del tema, los participantes identificaran las diferencias entre el tiempo psicológico y el tiempo físico.

Cuando hablamos de tiempo hemos de tener en cuenta dos formas de considerarlo: tiempo cronológico y tiempo psicológico.

El primero, o cronológico, es medido a través de un procedimiento convencional y no es más que una referencia que necesitamos para orientar nuestros actos, "ya es hora de...", "todavía falta un poco para...", "dentro de media hora...", "aun me queda tiempo para...". Es lo que podríamos llamar tiempo real de acuerdo con el reloj.

El segundo, tiempo psicológico, está en relación a nuestra consideración o vivencia interna del tiempo, que dista considerablemente de la cronológica: el reloj siempre tarda lo mismo en marcar las horas que a veces a nosotros nos parecen eternas, o al contrario. Lo mismo pasa con los días, semanas, meses o años, cuya magnitud percibida se acorta a medida que avanza la vida de cada sujeto.

El "ahora", este momento, es el único momento real, que tiene lugar. Sólo en el presente podemos realizar acciones. No podemos cambiar el pasado, ni manipular el futuro, porque estos "conceptos temporales" en realidad no están teniendo lugar. No están sucediendo. Lo único que sucede es el presente.

Así pues, el tiempo cronológico es una herramienta necesaria que nos permitirá gestionar el momento presente para centrarnos completamente en él, para vivirlo en profundidad, para conectarnos completamente con lo que está ocurriendo dentro de nosotros, y a nuestro alrededor. Y vivir en el presente es la única manera de enfocarnos en éste, lograr el máximo de lo que hacemos, sentimos y tenemos.

Debemos controlar la actividad mental para eliminar la desconexión que nos provoca el mantenerla centrada en el tiempo psicológico, y aprovechar nuestro pensamiento para crear la vida que tenemos en el aquí y ahora.

Trabajar en la optimización del tiempo es de vital importancia para todos los que estamos sumamente ocupados, de tal manera que tienes dificultades con el tiempo alégrate, ya que esto indica que está participando activamente en el ahora; sencillamente hay que planificar.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

OBJETIVO DE APRENDIZAJE

Al término del tema, los participantes aplicarán las técnicas e instrumentos para administrar su tiempo.

• La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir.

• Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

• Una clasificación de actividades relevantes positivas:

– Actividades de mantenimiento = sobrevivir...

 No discrecionales deben hacerse

– Actividades de cambio = vivir

 Discrecionales puedo elegir.

El “Time Management”

El adecuado y eficiente manejo del tiempo es lo que se llama en inglés “Time Management”, una expresión indispensable para cualquier empresa por grande o pequeña que sea y la cual puede hacer la diferencia entre el éxito y el fracaso.

¿Cómo administrar el tiempo para que dé el mayor rendimiento posible sin caer en una frustrada sobrecarga laboral? He aquí algunos de los factores que influyen en un eficiente

Time Management”:

El tiempo es el único recurso no renovable, pasa sin darnos cuenta hasta que… ¡es demasiado tarde! El tiempo no lo valoramos monetariamente, sentimos su impacto en las consecuencias de las acciones que generalmente no realizamos y la expresión ¡Si hubiera…! está presente en el argumento con el cual justificamos la deficiencia de los resultados.

Pero si todos contamos con 1440 minutos por día, porqué para algunas personas el tiempo es suficiente y pueden disfrutar al realizar actividades recreativas y para otras nunca es suficiente. Tener una adecuada administración del tiempo permite hacer más cosas, sobre todo hacer las cosas que más nos gustan, disminuye el estrés, mejora las relaciones con los demás y con nosotros mismos, nos da la sensación de plenitud, de logro y satisfacción.

Identificar el propósito que deseamos alcanzar facilita inferir las acciones para lograrlo,

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