ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Enviado por XILENA456 • 30 de Septiembre de 2012 • 605 Palabras (3 Páginas) • 571 Visitas
1.1 OBJETIVOS
Conceptualizar la Administración Documental
Precisar la importancia de la Administración Documental, mediante el análisis de la problemática actual que se vive en las organizaciones por el manejo de la información
Describir las funciones de la Administración Documental y su importancia en las organizaciones.
1.2 GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
La Administración Documental permite el establecimiento de políticas, la definición de normas y la toma de decisiones que facilitan la gestión en las organizaciones.
Administración de documentos es una actividad permanente encaminada a asegurar que la historia, política, procedimientos y transacciones de una organización, se registren adecuadamente.
1.3 AGRUPACIÓN DOCUMENTAL
“El objetivo esencial de los archivos es disponer de la documentación organizada, de tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia,…”
Ley 594 de 2000, Título I, Artículo 4°, Inciso a) Fines de los archivos”
La organización documental es el punto de partida para lograr eficiencia y modernización administrativa, ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus actividades son:
El testimonio de su existencia
El referente para la toma de decisiones
1.4 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
La organización documental es el proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y describir los documentos de una entidad.
1.4.1 Clasificación
La clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección, sub sección), de acuerdo con la estructura orgánico – funcional de la entidad
1.4.2 Ordenación
La ordenación documental es la ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado
1.4.3 Describir
La descripción documental es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializando en representaciones que permiten su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la
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