ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1.1 OBJETIVOS

 Conceptualizar la Administración Documental

 Precisar la importancia de la Administración Documental, mediante el análisis de la problemática actual que se vive en las organizaciones por el manejo de la información

 Describir las funciones de la Administración Documental y su importancia en las organizaciones.

1.2 GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

La Administración Documental permite el establecimiento de políticas, la definición de normas y la toma de decisiones que facilitan la gestión en las organizaciones.

Administración de documentos es una actividad permanente encaminada a asegurar que la historia, política, procedimientos y transacciones de una organización, se registren adecuadamente.

1.3 AGRUPACIÓN DOCUMENTAL

“El objetivo esencial de los archivos es disponer de la documentación organizada, de tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia,…”

Ley 594 de 2000, Título I, Artículo 4°, Inciso a) Fines de los archivos”

La organización documental es el punto de partida para lograr eficiencia y modernización administrativa, ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus actividades son:

 El testimonio de su existencia

 El referente para la toma de decisiones

1.4 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

La organización documental es el proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y describir los documentos de una entidad.

1.4.1 Clasificación

La clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección, sub sección), de acuerdo con la estructura orgánico – funcional de la entidad

1.4.2 Ordenación

La ordenación documental es la ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado

1.4.3 Describir

La descripción documental es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializando en representaciones que permiten su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.

También podemos definir la organización documental como el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.

Las agrupaciones documentales son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustran en el organigrama, originan los fondos, las secciones y las series documentales.

 FONDOS

Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona

Conjunto de Documentos, dibujos e impresos, recibidos y formulados oficialmente para una administración o por uno de sus funcionarios.

Son todos los documentos correspondientes a una institución o instituciones de acuerdo con las necesidades de clasificación de cada archivo.

Conjunto total de documentos o archivos reunidos por una institución en el ejercicio de sus actividades y funciones.

El material del archivo es distribuido en unidades orgánicas (denominadas 'Fondos'), colocado en

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